"Сегодня бывает только раз": 5 способов эффективно использовать время

В 2009 году я бросила работу в маркетинге и стала независимым копирайтером.

Я работала из дома каждый день. У меня был солидный список клиентов, и мой бизнес рос. В жизни все было хорошо. У меня был постоянный поток проектов, и я думала, что переживаю стресс. Но оглядываясь назад, я понимаю, что ничего не знала.

Десять лет и двое детей спустя я знаю, что значит ограничивать свое время.

Сейчас я все так же пишу для клиентов. Еще провожу курс копирайтинга два раза в год. У меня есть частная коучинговая программа и регулярные сессии один на один. Я делаю ежедневные рассылки о копирайтинге и веду подкаст.

Кажется, много, верно? И я делаю все это, тратя меньше 12 часов в неделю.

Независимо от того, ведете ли вы семейный бизнес или хотите успевать больше за меньшее время, чтобы не приходилось работать подолгу, этот процесс поможет вам максимально использовать имеющееся у вас время.

Тьфу. Еще один пост об управлении временем?

Да, но выслушайте меня. Что если я скажу вам, что тайм-менеджмент — это на самом деле секрет счастья? Это правда. Или, по крайней мере, плохой тайм-менеджмент — это дорога в ад.

Когда мы сами решаем, как проводить время, и боремся с занятостью самой по себе, мы достигаем целей без выгорания. Мы заканчиваем каждый день с чувством удовлетворения и ясным взглядом на завтрашний день.

Когда я плохо управляю своим временем, я не прогрессирую. А я не могу себе позволить не прогрессировать. Как насчет вас?

Все начинается с анализа.

№1: Определите свои рабочие зоны

Ваши рабочие зоны — это время дня, когда вы можете работать продуктивно. Я не говорю о том, когда вы наиболее креативны, хотя это тоже полезно знать. Я имею в виду периоды времени, когда вы можете сесть и что-то сделать.

Возможно, у вас это ежедневно с 9 утра до 5 вечера. У других, например, у меня, — не так регулярно.

Я стала внештатным копирайтером, чтобы лучше совмещать семью и карьеру. Мне это нравится, но это требует постоянного управления рабочей нагрузкой — задача, которая привела меня к разработке этой системы тайм-менеджмента.

Каждый день недели я знаю, есть ли у меня пять часов спокойного времени благодаря детскому саду, два часа в шумном игровом центре или один час с 10-минутными интервалами.

В те дни, когда дети ходят в детский сад, я могу записывать видео, планировать кампании, писать рассылки и общаться с клиентами. В другие дни у меня мало времени, чтобы взаимодействовать со своими сообществами и проверять письма.

Зная свои рабочие зоны, вы можете запланировать задачи, наиболее подходящие для каждой из них.

№2: Проясните свои приоритеты

Найти себе занятие легко. Я могу заглянуть в почтовый ящик в любой момент и потерять несколько часов. Не говоря уж о социальных сетях. Но ведь я занимаюсь продвижением своего бизнеса, так что все в порядке. Правильно?

Суровая правда в том, что многие из задач, на которые мы тратим время, не приносят нам денег и не приближают нас к поставленным целям.

Чтобы наверняка продуктивно поработать в свой «большой бездетный понедельник», в воскресенье я расставляю приоритеты в рабочей нагрузке.

Я обдумываю свои цели на неделю и на каждый из дней, а затем создаю план, чтобы их достичь. Мне не нужно делать все. Нужно сделать только важное.

Что поможет мне достичь целей?
Что обязательно должно быть сделано?
Что может подождать?
Что мне вообще не нужно?

Я создаю свои ежедневные списки до проверки электронной почты. Потому что электронная почта — это как граната, брошенная в ваш хорошо продуманный план.

Легко забыть о чувстве покоя и сосредоточиться на списке дел, для которого нужно три человека и 37 часов в день. Такой список дел заставит вас почувствовать себя неудачником, даже если вы не будете делать обеденный перерыв.

У меня на каждый день только одна задача, которая ведет к важным целям, например, работа над продуктом, который я хочу выпустить в конце этого года.

Также у меня есть одна задача, которую нужно выполнить довольно быстро. Это может быть текст для клиента или онлайн-мероприятие, которое я провожу.

Также у меня есть задачи, требующие ответа, такие как сообщения от клиентов или уведомления из социальных сетей. Они обычно приходят из почтового ящика.

Моя цель — чтобы в списке дел на день было не более пяти пунктов.

А как насчет других, менее важных вещей?

Я записываю их в список «Другое».

Чаще всего я о них забываю… И ничего не происходит. В прямом смысле слова. Мир продолжает вращаться. Клиенты продолжают приходить. Жизнь идет своим чередом.

Это признак того, что эти дела не стоят места в списке.

№ 3: Создайте временную карту

Теперь, когда у вас есть четкое понимание приоритетов (и того, что может подождать), следующий шаг — наметить время, которое вы хотите потратить на каждую из задач.

Я использую технику «помодоро» для создания своей временной карты.

Технику «помодоро» разработал Франческо Чирилло. Вы выбираете задачу, которую хотите выполнить, и устанавливаете таймер на 25 минут. Вы работаете, не отвлекаясь, пока не сработает таймер, а затем делаете пятиминутный перерыв.

Это просто.

На каждый день у меня есть список задач и примерная временная карта, которая совмещается с рабочими зонами за вычетом дрейфа (я доберусь до этого).

Благодаря этому я не планирую сделать больше, чем у меня будет времени.

Это выглядит незамысловато, но помогает более преднамеренно управлять временем и ощущать себя боссом в конце каждого дня.

№4: Используйте календарные блоки

Я люблю календари, и у меня их несколько.

У меня есть семейный календарь, рабочий календарь, а также календарь для звонков, связанных с моей коучинговой деятельностью. Все это скомпилировано в календаре Google.

Каждая запись имеет свой цвет, поэтому я сразу вижу, для чего предназначен временной интервал — для работы, тренировки, встречи, подкастинга или развлечения. Розовый — для развлечения, если вам интересно.

Чтобы повысить производительность рабочей зоны, я записываю задачи в календарь.

Преимущество такого подхода состоит в том, что ваш рабочий стол будет напоминать, когда пришла пора прекратить создавать слайды для ключевой презентации и взяться за клиентский проект.

Это также помогает видеть, где есть свободное время, поэтому нет необходимости заниматься умственной гимнастикой, когда клиент спрашивает, можете ли вы записать его.

№5: Выделяйте время на дрейф

Став мастером управления временем, вы сможете делать гораздо больше.

Но буду честна: это утомительно.

В конце концов, мы же не машины. Я хочу получить максимум от того ограниченного времени, которое у меня есть, но я не хочу, чтобы мозг превратился в кашу к концу дня.

Перерывы помогают, но я также позволяю себе дрейфовать… чтобы дать мозгу время расслабиться, помечтать, просто заняться чем-то своим.

Я выделяю на дрейф 30 минут. В это время я могу просто пялиться в окно. Сделать десятую чашку чая. Вывести собаку на прогулку, чтобы дать волю креативу. Или использовать это время, чтобы наверстать упущенное в работе, которая занимает больше времени, чем я ожидала.

Это зона прощения, когда день идет не по плану. А это случается.

Что вы сделаете дальше?