Личный канбан: система тайм-менеджмента, которая изменит вашу жизнь

Многозадачность — это, вероятно, один из самых переоцененных навыков в современной жизни. Она лишает мозг кислородсодержащей глюкозы, помогающей сохранять внимательность, она затрудняет человеку переключение между задачами — и вообще, как правило, многозадачность это просто иллюзия. Согласно исследованию, проведенному Университетом Огайо, только 3% населения — «супертаскеры». Остальные просто притворяются.

Целый ряд систем был разработан, чтобы спасти нас от бесконечных списков дел, которые могут превратить любую работу в бездушный конвейер. Одна из таких систем — «персональный канбан», названый в честь японской производственной концепции, применявшейся в конце 1940-х годов в компании Toyota.

В промышленности канбан (что на японском означает «вывеска» или «рекламный щит») основывается на ярлыках, которые перемещаются с каждым продуктом по заводу. Только определенное количество ярлыков одного типа может быть на линии одновременно, и они должны соответствовать одной конкретной части автомобиля.

Джеймс Бенсон, бывший городской планировщик из Сиэтла, который написал книгу «Персональный Канбан», рассказал Quartz, что промышленный канбан был для Toyota способом избежать перепроизводства. Он адаптировал эту систему, чтобы снизить издержки эмоционального плана, ведь ощущение, что «в голове слишком много задач», — это самый большой недостаток наших попыток многозадачности.

Персональный канбан основан на двух принципах: визуализировать свою работу и ограничить общее количество «незавершенных работ». Применять систему очень просто:
найдите доску, на которой можно использовать магниты, клейкую бумагу или кнопки. Нарисуйте на ней три столбца: «Задачи», «В работе» и «Сделано».

Напишите отдельные задачи на отдельных карточках. Вы можете отсортировать их по срочности или типу (например, личные или деловые) при помощи цвета или символов. Закрепите все эти карточки в столбце «Задачи».

Выберите из этой колонки не более трех задач, которые можно перенести в средний столбец «В работе». Это те дела, на которых вы должны сосредоточиться в выбранных вами временных рамках.

Когда задача будет завершена, переместите ее в столбец «Готово» и выберите новую задачу, чтобы перенести в столбец «В работе».

Столбец «Задачи» позволяет видеть все, что находится в вашем списке, и оценивать, справитесь ли вы с этим или нет. (Нужно ли вам делегировать, нанять другого человека или организовать временную помощь? Нужно ли изменить что-то в подходе к работе, чтобы столбец «Задачи» не стал полем несбыточных желаний?)

По словам Бенсона, средний столбец — это «сейчас», и он не должен содержать больше трех ярлыков. Вы можете свести текущие задачи и к одной, но автор и консультант говорит, что это может подорвать весь процесс. У большинства из нас есть как минимум два конкурирующих дела в настоящий момент времени, в то время как третья задача может быть более пассивной. (Можно работать над двумя проектами дома во время стирки, например.) Втискивая в колонку «В работе» больше трех элементов, вы напрягаете свой мозг и замедляете его работу.

Начиная и не заканчивая слишком много проектов, человек подвергается риску так называемого эффекта Зейгарник, названного по имени Блюмы Зейгарник, психиатра, которая в 1920-х годах обнаружила, что люди лучше запоминают незавершенные задачи, чем завершенные. Незавершенные дела, которые мы забросили, похожи на когнитивный зуд. (Зейгарник впервые сделала это наблюдение, заметив, что официанты помнят подробности заказов в ресторане только до тех пор, пока заказ исполняется.)

Суть колонки «Сделано» не нуждается в объяснении. Исследования показали, что мы получаем выброс дофамина, просто говоря слово «сделано». «Акт завершения говорит сам за себя», — добавляет Бенсон.

Важно отметить, что столбец «Сделано» не обязательно должен быть безжизненным, и это довольно важный момент в теории Бенсона. Если применить некоторую классификацию, этот столбец может превратиться в полезные записи о вашей работе.

Бенсон и Тоньянн Демария Барри, соавтор книги «Персональный канбан», придумали матрицы для ранжирования предметов, которые вам больше всего нравятся, меньше всего нравятся, были сделаны на скорую руку, над которыми вы не ощущаете контроля и т. д. Они обещают, что через некоторое время появятся несколько универсальных категорий. Будет видно, где вы всегда застреваете, а где преуспеваете чаще всего, и почему.

Этот план помогает добиться большей осознанности в жизни — если вы будете придерживаться его как минимум до тех пор, пока не начнете видеть некоторые паттерны. (Бенсон признает, что люди не могут придерживаться никакой системы постоянно.) «Если вы обнаружите, что все ваши дела — чрезвычайные ситуации, это говорит о том, что пора переоценить свою жизнь», — говорит Бенсон. Это он однажды услышал от женщины, которая сменила карьеру и развелась после перехода на такую систему.

Бенсон впервые придумал «персональный канбан» для разработчиков программного обеспечения около 10 лет назад, но, по его словам, IT-специалисты не заинтересовались. Он продолжал разрабатывать свой метод, который использовался в школах, медицинских организациях, правительствах и некоторых отраслях промышленности, а его бывший коллега запустил более интенсивную программу обучения — LeanKanban University.

На системе «канбан» основаны несколько популярных приложений, в том числе Pivotal Tracker и Trello. Впрочем, Бенсон предпочитает реальные доски, потому что «они осязаемы и находятся в пространстве и времени». Он напоминает об исследованиях, которые доказали, что люди обрабатывают больше информации, когда делают записи.

В конечном счете, он хочет, чтобы его модель помогала людям найти себя — в буквальном смысле. Об этом стоит подумать даже тем из нас, кто предпочитает читать (или писать) о системах продуктивности, зная, что никогда не будет следовать им. (Я тоже в этом виновна.) «Мы настолько перегружены, что теряем из виду, кто мы, что мы можем, и что делает нас теми, кто мы есть, — говорит он. — Мы начинаем верить, что мы просто что-то, заполняющее пространство».

В теории или на практике лучшие системы управления временем направлены не на то, чтобы перетрясти жизнь, а на то, чтобы сделать человека человеком.

Оригинал