Лео Бабаута: «Работайте с почтой только 20 минут в день!»

Недавно мы с другом Джесси заключили пари: мы будем проверять электронную почту только дважды в день (в 10 и 16 часов) по полчаса. Кроме того, мы не могли проверять почту по утрам до тех пор, пока не поработаем час над специальным проектом. Так вышло, что я не мог уделять час этому проекту по утрам, поэтому проверял почту только во второй половине дня.

Меня поразило, что 20 минут в день оказалось достаточно, чтобы поработать с почтой, если я был сконцентрирован и работал эффективно. Мне хочется поделиться этим, если вам интересно. Начать нужно с того, что я не стремлюсь быть гиперэффективным, страшно оптимизировать свою жизнь и мчаться вперед, не оглядываясь по сторонам. Я хочу рассказать о том, как ограничить всякого рода отвлекающие факторы (для меня электронная почта — один из них) и как реагировать на них осмысленно. А также о концентрации и внимательности.

Электронная почта — необходимая часть моей жизни, поэтому я не хочу отказываться от нее. Я хочу свести работу с ней к минимуму, чтобы она не заполняла мой день, и научиться управлять ею.

Ок, теперь, когда мы прояснили это, давайте начнем разговор о том, «как» это сделать.

Как ограничить время на имейлы

Я привык проверять почту первым делом с утра, еще до того, как встану с постели. Но я понял, что это прокрастинация. Это действие лишь кажется продуктивным, а на деле это просто способ оттянуть медитацию и важную работу.

Кроме того, я проверял почту, когда мне было скучно, я не хотел работать над чем-то сложным (но хотел ощущать продуктивность) или просто чувствовал непреодолимое желание прочитать, что мне написали.

Джесси задал мне хороший вопрос: «Что будет, если ты не станешь проверять почту целую неделю?» (Мой проект провалится, а клиенты будут считать, что я исчез.) «Что будет, если ты станешь проверять ее только раз в день?» (Ничего страшного на самом деле.)

Так мы и заключили наше пари: проверять почту только дважды в день, в определенное время. Если нарушаешь — платишь другому $1000. Это была несуразная сумма для такой тривиальной вещи, так что она гарантировала, что мы не будем проверять почту.

Было еще небольшое уточнение: если тебе нужно написать письмо (чтобы получить чей-то ответ, например), ты можешь его отправить, но ты должен заплатить $1000, если откроешь хотя бы одно другое письмо.

Так что я рекомендую вам аналогичное пари. Хотя бы на неделю. Найдите ответственного партнера, установите реально большую сумму, конкретные правила, и посмотрите, сможете ли вы ограничить себя в проверке почты. Это не подойдет людям, работающим в службе поддержки, например, которым нужно проверять почту на протяжении всего дня. Но большинству из нас только кажется, что почту нужно проверять часто, а на самом деле ничего плохого не произойдет, если этого не делать.

Попробуйте, узнайте, можете ли вы ограничить себя двумя проверками в день. А может, даже одной!

Как работать с письмами не больше 20 минут

«20 минут» на самом деле зависит от того количества писем, которое вам нужно просмотреть. Кому-то потребуется 30 минут. Но большинство людей могут управиться быстрее, и если вы замечаете, что выходите за рамки 30 минут, возможно, вам нужно сделать пару вещей:

1. Отписаться от новостных и информационных рассылок, уведомлений и другого хлама (если в них есть функция «отписаться» в конце письма, воспользуйтесь ею). Избавьте от них свой почтовый ящик, и вы сможете сконцентрироваться на важных вещах.

2. Решить, что вы не станете хвататься за все сегодня, а разберетесь только с важными письмами, которые займут 20-30 минут. Забудьте про остальные — пустой ящик не настолько важен, как другие вещи, которые вам нужно сделать.

Теперь, держа в уме эти две подсказки, давайте поймем, как разобраться с почтой за 20 минут.

1. Установите таймер на 20 минут.

2. Просматривайте письма сверху вниз, последовательно работая с каждым. Одно за другим. Закончите полностью с одним, прежде чем приступать к другому. Не закрывайте его, не говорите: «Разберусь с этим позже».

3. Проделайте одно действие из трех. У вас есть только три варианта действий: а) удалить (или архивировать); б) ответить прямо сейчас (и/или выполнить задачу, которая в нем ставится); в) внести пункт в список дел или календарь, если оно требует больше времени, перенести в папку «to-do» в почтовом ящике. И отписаться, если можете.

4. Вносите задачи в список дел. Если работа с письмом требует больше двух минут, переместите его в список дел. Если это ссылка, которую нужно прочитать, запишите ее в список для чтения. Иногда я отвечаю человеку, тем самым давая знать, что я попытаюсь поработать с этим сегодня (или к определенной дате), а затем вношу это в список дел или календарь.

5. Будьте внимательны в работе. Легко скатиться к режиму «сделаю это как можно быстрее». Но к любому действию нужно подходить осознанно. Отправляя это письмо, были ли вы полезным, вежливым, ясным, честным, отзывчивым? Как вы себя чувствуете? Сидите ли вы прямо? Можете ли вы улыбнуться и оценить по достоинству этот прекрасный момент?

Когда таймер сработает, почувствуйте признательность за то, что у вас было это время на общение и работу над важными задачами. Оставьте остальное, закройте почту и сопротивляйтесь порывам проверить ее снова. Переключите свое внимание на что-то важное.

Вдохните и проведите оставшееся время с удовольствием.

Оригинал