Магнетизм непрочитанных писем: как бороться с навязчивой электронкой

Электронная почта руководит вашим рабочим днем? Вы не можете заниматься реальной работой из-за того, что приходится постоянно отвечать на письма? Чувствуете стресс, рассеянность и подавленность, когда видите новые сообщения? Вы не одиноки. Среднестатистический офисный сотрудник в день получает около 100 писем.

Почтовый ящик – лучшее средство отвлечь внимание

Исследователи обнаружили, что люди, прерываясь во время выполнения задачи, например, для проверки электронной почты, обычно склонны впоследствии компенсировать потерянное время более высоким темпом работы. Однако за это приходится платить повышенным стрессом и чувством разочарования. Чем больше мы реагируем на внешние раздражители, такие как электронная почта, тем больше гоняем свой мозг в бесконечном цикле стимул-реакция, приучая себя к немедленному реагированию. И вскоре оказывается, что выполнить запланированную работу невозможно, потому что внешние стимулы не дают сосредоточиться.

Простой способ – игнорировать внешние раздражители, то есть не обращать внимание на уведомления о письмах. Кажется, если мы не среагируем на уведомление, то сможем вернуться к своим делам, почти не заметив возникшей паузы. Но не стоит делать поспешные выводы. Исследование, опубликованное в Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance, показало, что уведомления, даже если не обращать на них внимания, отвлекают так же, как если бы вы ответили на звонок.

Электронная почта – это, вероятно, прародитель всех технологических продуктов, вызывающих привыкание. Прежде всего, она обеспечивает вариативное подкрепление. Как установил психолог Б. Ф. Скиннер, голуби клевали рычаги чаще, если интервалы получения вознаграждения были неравномерными. Точно так же неопределенность электронной почты заставляет нас «клевать», проверяя наличие писем. Эта же неопределенность добавляет притягательности тому, что мы обнаружим в почтовом ящике, открыв его в следующий раз.

Сократите общение по электронной почте

Итак, каково же решение? Способы немного освободиться от постоянно сигналящего почтового ящика есть. Его можно контролировать, как и многие другие вещи в нашей жизни, которые требуют времени и внимания больше, чем хотелось бы. Есть методы, которые мы можем использовать как часть рабочего распорядка, чтобы развеять нездоровый магнетизм непрочитанных писем.

Чтобы сократить общее количество времени, которое мы ежедневно тратим на электронные письма, необходимо уменьшить количество сообщений. Чтобы получать меньше писем, мы должны меньше их отправлять.

Большинство писем не являются срочными. Но «чувствительность» нашего мозга к вариативному вознаграждению вынуждает относиться к каждому сообщению как срочному. Эта склонность заставляет нас постоянно проверять почту и сразу отправлять ответ, не обдумав его. Это ошибка.

Вы будете удивлены, как много вещей станут менее важными, если дать им слегка «остыть». Попросив другую сторону немного подождать, мы даем им возможность сформулировать ответ – или, как это часто бывает, дарим им время, чтобы проблема сама исчезла под тяжестью других, более важных.

Управляя почтовым ящиком, выбирайте качество, а не количество

Я получаю десятки писем в день с просьбой обсудить что-то, связанное с моими книгами. Я люблю общаться со своими читателями, но если бы отвечал на каждое электронное письмо, у меня бы не осталось времени ни на что другое. Вместо того чтобы сократить количество отправляемых и получаемых мною писем, я назначаю «приемные часы». Читатели могут зарезервировать на моем сайте пятнадцатиминутный интервал для общения со мной.

Приемные часы помогают уменьшить количество писем, входящих и исходящих. Это работает практически для всех, кто борется с переполненным почтовым ящиком. Вы выделяете конкретное время для конкретного человека, чтобы затем уменьшить движение писем по кругу. И хотя не каждый вопрос, заданный по электронной почте, может неделю ждать приемного часа, значительное их количество не так срочно, как мы сначала думаем, поэтому лучше решать их лично.

Вы можете подумать, что приемные часы хоть и полезны, но электронная почта по-прежнему очень важна. Гораздо менее важна, чем кажется. В Harvard Business Review исследователи опубликовали следующие данные: «По нашим оценкам, 25 процентов времени тратится на чтение писем, которые не должны были быть отправлены… и 25 процентов тратится на письма, на которые… никогда не следовало отвечать». Иными словами, около половины времени, потраченного на электронную почту, столь же продуктивно, сколь продуктивно рассматривание потолка.

Конечно, электронная почта может быть и полезным инструментом, но во многих ситуациях она скорее вредит, чем помогает. В случае сложных вопросов, когда важны интонация и нюансы, планирование регулярных приемных часов может улучшить общение и уменьшить количество писем.

Поэтому в следующий раз, когда по электронной почте вы получите несрочный вопрос, попробуйте ответить примерно так: «У меня есть немного времени по вторникам и четвергам с 16:00 до 17:00. Если вопрос все еще актуален, пожалуйста, зайдите ко мне сами либо назначьте встречу для дальнейшего обсуждения». Вы даже можете настроить онлайн-планировщик, чтобы люди могли бронировать временной интервал.

Попробуйте технику приемных часов в течение одной-двух недель, чтобы проверить, уменьшит ли она количество отправленных и полученных писем.

Заранее выделяя время для личного обсуждения важных вопросов, которые в противном случае могли бы забить ваш почтовый ящик, вы будете тратить меньше времени на переписку и больше на личные дела.

Источник