Продуктивный расчет: сколько времени у вас отнимают каждодневные задачи?

До начала этого эксперимента я понятия не имела, сколько времени нужно на выполнение тех или иных дел. Конечно, я понимала, что на написание статьи нужно больше времени, чем на кормление кошек, но этот простой эксперимент открыл мне глаза на многое, чего я вообще не ожидала.

Я начала рассчитывать время на разные дела, прослушав подкаст, в котором писатель Нир Эяль рассказывает о концепции расписания с выделением временных блоков. Эяль недавно написал книгу под названием «Неотвлекаемые. Как управлять своим вниманием и жизнью», в которой он предлагает заменить списки дел расписаниями с временными блоками, основанными на ценностях.

Будучи заядлым экспериментатором по самосовершенствованию, я решила немедленно распланировать следующий день. Начав, я тут же поняла, что на самом деле не имею большого понятия, сколько времени выделять на каждую задачу.

Поэтому я решила установить таймер и записывать, сколько времени нужно на каждое из моих ежедневных дел. Я думала, что это поможет мне принимать более правильные решения при выделении временных блоков. И понятия не имела, что эта простая практика поможет мне стать намного более продуктивной во многих других отношениях. Вот как я это сделала.

Тайминг задач

Я рассчитывала время, требуемое на разные задачи, на протяжении многих дней. Выбирала задачу, устанавливала таймер, а затем приступала к работе. По окончании я останавливала таймер и записывала результаты. Выяснилось, что, например, на то, чтобы заправить постель, мне нужна 51 секунда, чтобы разгрузить посудомойку — 3,22 минуты, а чтобы принять душ — 18,58 минут.

После того, как я все это рассчитала, у меня случилось несколько крошечных прозрений. Во-первых, некоторые вещи не занимают столько времени, как я думала. Особенно, если объединить их с другими делами.

Например, загрузка стирки кажется мне несущественной задачей, хотя на самом деле это занимает намного больше времени, чем я думала. Для сравнения: создание нового раздела онлайн-курса, который я разрабатываю, кажется сложной задачей, на которую я смотрю с трепетом. Но она занимает меньше времени, чем стирка! Мой мозг переоценивал задачу создания курса и недооценивал масштабы стирки.

Кроме того, мысленная привязка каждого вида деятельности ко времени, которое требуется для его выполнения, сделала большинство задач менее стрессовыми.

Еще стало понятно, что обязательно записывать все данные о времени. В начале эксперимента я просто запоминала, сколько времени длилось каждое действие, но по мере того, как я оценивала задачу за задачей, мозг начинал преобразовывать эту информацию в соответствии с моими чувствами по поводу каждой из них. Например, мне не нравится отправлять холодные электронные письма, поэтому после оценки времени на отправку первого письма, мозг почти сразу начал увеличивать затраченное время. Я не люблю это делать, значит это трудная задача.

Польза тайминга

Я планирую продолжать вести учет времени разных дел, потому что этот процесс помог мне изменить ход мыслей и стать более продуктивной. Выяснилось, что мой мозг часто переоценивает время, затрачиваемое на те задачи, которые я не люблю делать, и недооценивает затраты на приятные дела.

Обнаружив, что каждой задаче соответствует конкретное время (нравится мне их выполнять или нет), я поняла, что можно планировать более точно. Это также помогло мне более позитивно относиться к страшащим проектам.

Это не займет много времени

Я часто нажимаю «оставить непрочитанным» на электронных письмах с большим объемом информации. Такой уж я человек. Когда получаю огромное письмо, которое скорее всего заставит меня сосредоточиться и что-то сделать, то просто не хочу его читать. (А у меня есть несколько клиентов, которые все время присылают такие имейлы.)

Когда выяснилось, что для чтения и ответа на одно из этих сверхдлинных писем нужно всего четыре минуты и тридцать секунд, я стала куда меньше раздражаться. Теперь, получив такой имейл, понимаю: это займет всего пять минут — надо это сделать.

Точно так же я обычно откладываю написание еженедельной рассылки, потому что считаю, будто на нее уйдет уйма времени. А оказывается, что всего за 34 минуты я могу загрузить картинки, записать свои мысли, вставить ссылки на статьи и нажать кнопку «Отправить».

Большинство задач занимает не так много времени, как принято считать. Мы откладываем дела на потом, потому что не хотим делать то, что может занять всего несколько минут. Если вы знаете, сколько времени вам понадобится, многие из этих задач становятся менее пугающими.

«Сдвоенные» задачи

Когда для выполнения двух действий требуется одинаковое количество времени, их можно объединить для максимальной производительности. Просмотрев свой список, я обнаружила, что приготовление чашки кофе и разгрузка посудомоечной машины занимают примерно одинаковое время. Поэтому я решила совместить их, и вуаля! Двойная выгода!

Можно достать посуду из посудомойки, пока варится кофе. Это может показаться незначительным, но для меня эта комбинация была важной. Я часами не берусь достать посуду, но это все время вертится в голове. Автоматизировав разгрузку посудомоечной машины, можно сосредоточиться на других делах в течение дня. Кроме того, я получаю за свои усилия небольшое вознаграждение в виде кофе.

Мне нравятся и другие «сдвоенные» задачи. Я обнаружила, что обычно на один длинный подкаст уходит то же время, что и на четыре загрузки белья (1 час 16 минут). Подключаю телефон к зарядке, вставляю беспроводные наушники и выполняю обе задачи одновременно, и это дает мне возможность чувствовать себя менее раздражительной из-за того, что я трачу столько времени на работу по дому.

Таймеры заставляют меня сосредоточиться

Я, как и многие люди, не очень хорошо умею сосредотачиваться. Когда мне нужно что-то сделать, я отвлекаюсь, по крайней мере, каждые пять минут или около того. Однако, если установить таймер, это побуждает быстрее прочитать имейл или ответить на сообщение. Я знаю, что если позволю себе отвлечься, это испортит мои временные данные. Так что сопротивляюсь искушению отвлечься во время выполнения задания и выполняю его более эффективно.

После того, как я поняла, что тайминг помогает мне сосредоточиться, я начала рассчитывать время на одно и то же действие более одного раза, пытаясь улучшить показатель. Как быстро я смогу написать эту статью, ответить на это письмо или заказать продукты в интернете? Каждое задание превращалось в забавную игру, улучшающую мои результаты. Это добавляло элемент веселья некоторым приземленным проектам и помогало сохранять концентрацию. Таймер помогает мне работать более продуктивно.

Повышенная точность при планировании

Я сильно недооценивала время, которое у меня уходит на принятие душа. Я знала, что люблю стоять в душе и смотреть в никуда, а потом умываться, протирать лицо лосьоном и наносить увлажняющий крем, но никогда не думала, что на это уходит почти 20 минут. Теперь ясно, почему я раньше опаздывала.

Если бы перед экспериментом меня спросили, сколько времени занимают эти процедуры, я бы, вероятно, сказала, что 10 минут. Хотя на самом деле почти вдвое больше.

Это выглядит ерундой, но важно знать об этом при составлении расписания.

Точность планирования также чрезвычайно полезна в долгосрочной перспективе. Я создаю онлайн-курс, в котором 31 раздел. Теперь, когда ясно, что на создание каждого из этих разделов уходит около полутора часов, можно точно спланировать, сколько времени потребуется на создание оставшихся разделов, и уложиться в срок дедлайна.

Итоги

Это, казалось бы, простое упражнение изменило мой взгляд на организацию каждого дня. Я обнаружила, что мое восприятие количества времени, необходимого для выполнения разных дел, часто неточно. Эти неточные представления приводили к прокрастинации, когда в ней не было смысла, и к опозданиям на встречи, а также закрепляли представления о задачах, которые просто не соответствовали действительности.

Я буду продолжать изучать (и записывать), сколько времени требуется для выполнения каждого из моих дел, потому что уверена, что у меня есть другие неправильные или непродуктивные представления, которые еще предстоит выявить.

Теперь, когда я знаю, сколько времени у меня уйдет на то, чтобы отправить холодное электронное письмо, я могу написать несколько, даже стоя в очереди в Starbucks. Написание новой статьи менее утомительно, потому что я знаю, что могу закончить короткий текст менее чем за час. И, что лучше всего, я научилась автоматизировать и комбинировать свои действия, чтобы облегчить бремя прокрастинации и сделать некоторые задачи более приятными.

А вы знаете, сколько времени тратите на свои задачи?

Источник