Честный тайм-менеджмент: руководство по производительности для бунтарей

Многие из нас хотели бы улучшить свою жизнь, и в большинстве своем мы вовсе не бизнес-магнаты. Наши графики не настолько забиты, что в них ничего не вклинишь. И вроде бы нам не требуется помощь, чтобы заполнить каждый час бодрствования высокопроизводительной деятельностью. Нам нужна помощь, чтобы начать работу и оставаться сосредоточенными. Работать над тем, что важно. И завершать день с чувством выполненного долга.

Большинство из нас — люди средних способностей. Прежде чем обижаться, задумайтесь, что иметь не совсем экстраординарные способности не так уж и плохо. Это значит, что у вас есть много возможностей для совершенствования и, вероятно, много свободного времени.

Я энтузиаст производительности, и за эти годы я опробовала множество методов, позволяющих структурировать время. У меня много интересов помимо основной работы ортодонта, и я полагала, что эти хобби помогут мне чувствовать себя более удовлетворенной. Но времени не хватало, и я решила постепенно перейти на неполный рабочий день. Теперь я работаю по великолепному графику — 2–3 дня в неделю.

Вначале это приносило плоды, но и спустя несколько месяцев я не могла придерживаться структурированного графика в свободные дни. Несмотря на лучшие намерения, я снова и снова терпела неудачу. Это заставило меня задуматься, что время — не единственный ресурс, который у нас есть. Время переплетается со многими другими факторами, которые способствуют успеху: рабочая энергия и поток, физическое и психическое здоровье, мотивация, тип личности и т. д.

Детальное расписание?

Долгое время эксперты по производительности утверждали, что выделение времени под конкретные задачи — лучший способ организовать свой день. Если вы плохо знакомы с этой концепцией, поясню, что это простейший метод тайм-менеджмента. По сути, он предлагает разделить каждый день на временные блоки и в каждый из них заниматься только определенными, обозначенными заранее задачами. Так вам не приходится полагаться на неструктурированные списки дел с неограниченными результатами.

Подробно спланировав свою неделю, вы получите больше ясности в отношении того, что и когда нужно делать. «Когда время заранее расписано, вам не приходится постоянно выбирать, на чем сосредоточиться. Все, что вам нужно сделать, это следить за расписанием. Если вы отвлеклись, просто посмотрите на расписание и вернитесь к той задаче, для которой предназначено это время», — говорит Лора Скроггс (todoist.com).

Легче сказать, чем сделать, правда? Мне потребовалось много времени, чтобы понять, что проблема именно в этом: выбора больше нет. Никакой гибкости. Никакой свободы. В попытке следовать этой системе мне почти постоянно приходилось полагаться на дисциплину, а со мной это не работает. Я восстаю против самой себя. Кто же знал, что личность играет такую огромную роль в способности следовать плану или придерживаться правил?

Как понять, что вы бунтарь

В бестселлере «Сильные слабости», посвященном изучению типов личности, Гретхен Рубин предлагает ответить на простой вопрос: «Как я реагирую на ожидания?» На основе опросов и обширных исследований она определила четыре типа личности: поборники правил, скептики, потакатели и бунтари. Все они в той или иной степени присутствуют во всех нас, но один обычно преобладает над другими.

Так что же значит быть бунтарем, по мнению Гретхен Рубин? Мантра бунтаря: «Ты меня не заставишь, да и я сам себя не заставлю». Это похоже на то, что вы сказали бы себе? «В двух словах: бунтари сопротивляются всем ожиданиям, как внутренним, так и внешним. Они делают только то, что хотят делать, на свой собственный лад и в удобное для себя время, и если кто-то просит или велит им сделать что-то, они сопротивляются», — говорит Рубин.

Я прошла тест Гретхен Рубин и обнаружила, что я в основном потакатель (хотя в душе ощущаю себя бунтарем). Это означает, что я всегда чувствую себя обязанной угодить другим людям и ставлю их потребности выше своих собственных. Но потакатели тоже могут быть бунтарями, и я сейчас переживаю настоящий бунт.

Бунт потакателя возникает, когда вы отдаете, отдаете, отдаете, пока не сломаетесь. Пока это не повредит вам или вашему здоровью, и некий катализатор не заставит вас восстать против всего и вся. Часто этот бунт направлен против нас самих и принимает форму самосаботажа, что объясняет, почему мы не можем следовать ни одному из своих решений.

Почему подробное расписание не работает для бунтарей

Поминутное расписание дел снова и снова подводило меня. Каждый раз, сдаваясь, я возвращалась к своему неструктурированному, непродуктивному образу жизни, с мыслями «все или ничего». Я видела черно-белую картину. Либо дисциплина, чтобы делать то, что требовалось, либо полный провал, разгильдяйство и опасное пренебрежение работой.

Я предполагаю, что многие люди сталкиваются с такими же проблемами, поэтому считаю, что очень важно понять, почему что-то не работает. Вот что я выяснила.

Подробное расписание не работает, потому что нам кажется, что оно нас ограничивает

Структура — это хорошо, если вам она помогает. Но если вам с раннего детства говорили, что делать, и вы всегда слушались родителей, учителей, начальников, супруга и выполняли внешние обязательства, то вы, вероятно, опустошены.

В разгар вашего бунта первым, кого вы подведете, будете вы сами, потому что вам кажется, что в отношении окружающих вы этого сделать не можете. Например, вы перестанете придерживаться графика и выполнять свои решения, а может произойти и что-то катастрофическое, что просто взорвет вашу жизнь.

Если вы настоящий бунтарь, то почувствуете себя зверем в клетке и захотите сбежать. Это ваша природа, и нет смысла с ней бороться. Вам просто нужно придумать, как использовать это во благо, а не во вред.

Подробное расписание не работает, потому что не управляет вашей энергией или здоровьем

У меня бывают хронические боли и тревожность. Мой статус-кво — заглушать боль и отвлекать себя прокрастинацией. В худшие дни даже такая простая задача, как запустить стирку, наталкивается на крайнее сопротивление. Мое тело становится вялым, а разум кричит: «Как мне это сделать? Я просто не могу». И я этого не делаю.

Мой аккуратно организованный календарь с цветными кодами превращается в художественный вымысел, поскольку я пытаюсь перемещать задачи, чтобы спасти остаток дня. В большинстве случаев я просто сдаюсь. В итоге, конечно, мне все же удается что-то сделать, но для меня это не очевидно, потому что это происходит вне конкретных временных рамок.

Но даже если вы здоровый и целеустремленный человек, бывают моменты, когда вы просто не можете работать оптимально — например, после еды, очень рано или поздно днем или во время эмоционального стресса. Продуктивность меняется скачкообразно, и надо знать, в каких условиях мы работаем на пике возможностей.

Подробное расписание не работает, потому что оно нереалистично

Если вы интересуетесь тайм-менеджментом, то вы, вероятно, перфекционист. Вы хотите вычеркнуть все дела из своего списка (и желательно, чтобы это произошло уже вчера). Но неизменно к вечеру возникает чувство неудовлетворенности — вы сильно переоцениваете то, что можете выполнить за один день.

Почему это происходит? Почему мы так оптимистичны в отношении того, что можем сделать за один день, и так пессимистичны в отношении того, чего можно достичь за несколько лет?

Психологи Дэниел Канеман и Амос Тверски изучали эту человеческую склонность недооценивать время, необходимое для выполнения задачи, и в 1977 году придумали термин «ошибка планирования». В книге «Думай медленно, решай быстро» Канеман показывает, что мы не можем доверять своей интуиции при оценке и планировании определенных факторов и должны больше полагаться на «медленное» мышление: «Планы — это сценарии того, как все может сложиться наилучшим образом. Давайте избегать привязки к планам, прогнозируя фактические результаты. Один из способов сделать это — подумать о том, что все может пойти не по плану».

Подробное расписание не работает, потому оно не учитывает время бездействия

Вы распланировали свою неделю во всех подробностях, сгруппировали определенные задачи, чтобы выполнять их эффективнее, отвели время для еды, физических упражнений, душа и ухода за собой. Пришло время выполнять намеченное.

Прежде чем вы это осознаете, 40 минут упражнений превращаются в целый час возни с ковриком для йоги и телефоном — а тренировка еще не началась. Один час на обед превращается в 90 минут из-за курьера, телефонного звонка или интересного разговора с вашей второй половиной.

Это жизнь, и мы не всегда можем подчинить ее своей воле. Нам нужно время на бездействие. Нам нужно время, чтобы привнести в нашу жизнь немного спонтанности.

Эта концепция бездействия распространена в странах Северной Европы. Новая, привлекающая внимание тенденция — это никсен, голландский термин, буквально означающий «ничего не делать» или «делать что-то расслабляющее, не имеющее цели».

Можно включить никсен в свой график, но мне это не очень нравится. Не всегда можно запланировать время, когда вы ничего не делаете. Иногда нужен перерыв, чтобы выпить чашку чая. Иногда нужно подумать об определенных вещах, осмыслить их. Плотный график не позволяет этого, а уж если он будет диктовать, когда расслабляться, а когда работать, то бунтарь точно проснется.

Так как же бунтарям планировать свое время?

Если коротко, используйте календарь умеренно и, как говорит Джеймс Клир, управляйте энергией, а не временем.

Я дисциплинирую себя, когда могу, но оставляю достаточно свободного времени, чтобы делать что-то импульсивно. Это может показаться нелогичным и хаотичным, но многое можно сделать именно так.

Задачи, которые требуют сосредоточенности, например, написание текстов, я выполняю по утрам. Это мой способ управлять энергией. Также я меньше ем за обедом и не пью алкоголь за ужином, когда нужно выжать больше часов на работу днем или вечером. Полный желудок делает меня настолько вялой, что я почти ничего не могу сделать.

Я могу отказывать многим людям и отказываться от предыдущих обязательств (например, волонтерства), когда я чувствую, что мне больше нечего дать. Также это предполагает сокращение рабочего времени. И уменьшение собственных ожиданий относительно того, что я буду делать все по дому. Это означает концентрацию на важных для меня вещах.

Я стараюсь лучше оценить, сколько времени у меня займет какое-то дело (например, написание хорошей статьи), основываясь на прошлом опыте, а не на догадках. Конечно, я все равно стараюсь расписывать определенное количество часов, но не возражаю, если иногда мне требуется гораздо больше. Но я все еще далека от совершенства. Мне нравится метод «Выбрать три задачи из списка дел», и я стараюсь не увлекаться, планируя слишком много.

Я даю себе много свободного времени: вяжу, смотрю Netflix, занимаюсь садоводством или гуляю по лесу. Чувство вины все равно пытается встать между мной и бездельем, но я постепенно справляюсь с этим. Ведь от этого зависит мое душевное равновесие.

Хотя я не использую строгое расписание как таковое, все же есть инструменты, которые помогают достичь желаемых результатов. Вот мои любимые

Календарь

Я использую календарь с осторожностью. Вношу туда рабочие часы, предстоящие поездки, встречи — и, собственно, все. Остальные временные блоки, действительно свободные от обязательств перед другими людьми, остаются пустыми. Но это не значит, что я не планирую свою неделю или регулярно использую свободные дни для определенных занятий.

Дневные блоки

Если вы ненавидите подробно планировать свой день, можно строить график не по часам, а по дням, выделяя определенный день под конкретное занятие. Например, понедельник, среда и пятница — это дни, когда я пишу, а вторник, четверг и суббота — дни «работы над веб-сайтом». Впрочем, мои бунтарские наклонности не позволяют мне придерживаться даже такой системы. Вот так все запущено. Но это не значит, что у вас не получится.

Авиа-режим

Несколько раз случалось так, что я оказывалась без связи, когда уходила гулять или телефон неожиданно разряжался. После этого я поняла, что люблю быть недоступной, когда делаю что-то важное для меня. Я знаю, что это глупо, и большинство людей уже давно это делают, но я только недавно разрешила себе в выходной день включать на телефоне режим полета или «не беспокоить». Это позволяет мне работать или отдыхать, не отрываясь. Мир может подождать пару часов.

Таймер и правило 5 секунд

Я страшно ненавижу работу по дому, потому что она утомительная, скучная и никогда не заканчивается. Однако, если включить хороший подкаст, то можно обмануть себя, будто мне она нравится. Самое сложное — начать. Для раздражающих задач я использую трюк, чтобы вывести себя из состояния прокрастинации: я устанавливаю таймер на 30–90 минут, а затем считаю 5–4–3–2–1, чтобы начать работу. Я всегда буду благодарна Мэлу Роббинсу за то, что он придумал правило 5 секунд. Для человека с аналитическим параличом это спасение.

Разгрузка мозга

Ненавижу помнить все, что нужно сделать. Это подавляет и вызывает беспокойство. Поэтому я взяла в привычку немедленно записывать любые важные задачи, которые необходимо выполнить в какой-то момент. Я пишу это в Trello, а затем выбрасываю из головы.

Итог

Планирование времени — не единственный путь к продуктивности, особенно если вы бунтарь. На собственном опыте я поняла, что бунтари — исключительно целеустремленные, творческие люди.

Бунтари — деятели. Они выполняют задачи, потому что хотят что-то делать. Они соблюдают дедлайны и понимают неотложность некоторых дел, потому что жаждут добиться большего, а не потому, что их заставил кто-то другой или даже они сами.

Если вы бунтарь, который пытается контролировать свое время, задайте себе следующие вопросы:

• Вы хотите, чтобы у вас был график, или чтобы вы достигли своих целей?
• Вы хотите, чтобы у вас был график, или чтобы вы были счастливы?

На эти вопросы нет правильных или неправильных ответов, но то, как вы отвечаете на них в данный момент, может дать представление о том, что вам действительно нужно, и изменить ваше мышление на более позитивное.

Легко утонуть в водовороте вины и в негативных разговорах с самим собой. Однако вы никогда не почувствуете себя комфортно в жизни и работе, пока не примете, что устроены иначе, чем диктуют «популярные» модели производительности.

Так что делайте свое дело. Искренность — основа всего, даже тайм-менеджмента.

Источник