Как привести дела в порядок и не тратить время зря: руководство Марка Андриссена

Одно из моих любимых порочных удовольствий — это productivity porn: так называют совокупность методов, тактик и уловок для увеличения личной продуктивности. Приемы, о которых я напишу дальше, я применяю как единое целое, но вполне возможно, что вам они не подойдут. Может быть, вы возьмете одну или две идеи — вероятно, одну из тех, что я стащил у кого-то другого. Если так, я добился успеха.

Итак, поехали.

Начну с шокирующего предложения: не ведите график

«Да ты с ума сошел!» — скажете вы.

Я вполне серьезен. Если у вас получится это реализовать — а многие должности, увы, не позволяют, — ваша производительность существенно изменится.

Советуя не вести график, я имею в виду: не назначайте конкретное время для любых встреч, собраний или мероприятий.

В результате вы в любое время сможете заняться тем, что считаете наиболее важным или интересным.

Хотите целый день писать исследовательский отчет? Отлично! Хотите целый день посвятить программированию? Пожалуйста! Хотите провести весь день в кафе, читая книгу о личной продуктивности? На здоровье!

Когда кто-то присылает вам письмо или звонит, чтобы предложить: «Давайте встретимся во вторник в 3 часа», правильно будет сказать: «В этом году я не веду график, поэтому не могу ничего обещать, но позвоните мне во вторник в 2:45, и если я буду свободен, встретимся».

Или, если это важно, скажите: «А давайте встретимся прямо сейчас».

Очевидно, что этот совет сработает, только если вы можете себе это позволить. Если ваша работа и рабочая среда четко структурированы, или вы генеральный директор, провернуть такое будет сложно.

Но если такой подход возможен, он действительно раскрепощает и приводит к гораздо более высокой производительности, чем почти любая другая тактика, которую вы можете попробовать.

Эта идея взята из замечательной книги под названием «Эффективный беспорядок», в которой рассказывается, что отсутствие графика стало ключом к успеху Арнольда Шварценеггера как кинозвезды, политика и бизнесмена в последние 20 лет.

Хотите увидеться с Арнольдом? Конечно, забегайте. Он с вами встретится, если сможет. Но сначала позвоните. Извините, он не назначает встречи заранее.

В результате в течение 20 лет он мог работать над тем, что считал наиболее важным в своей жизни.

Жители Калифорнии могут вспомнить, что, когда Арнольд решил баллотироваться на пост губернатора, он проводил множество мероприятий и активностей, которые и привели к безоговорочной победе. В книге это объясняется это отчасти тем, что его график был совершенно свободен, и он мог потратить любой день на свою новую политическую карьеру, не заботясь об обязательствах и отвлекающих факторах.

Если в какой-то момент своей жизни вы жили по строгому плану — скорее всего из-за офисной работы с определенным рабочим временем, встречами и т.п., — вы знаете, что ничто не приносит такого чувства свободы, как календарь, где ничего не запланировано на несколько недель вперед. Это значит, что можно заняться наиболее важными для вас делами в той последовательности, в которой вы сами захотите.

Это дает вам возможность погрузиться в поток. В целом это тема совсем другого разговора, но она весьма тесно связана с вопросами производительности.

В качестве эксперимента я попробовал использовать эту тактику, и те из вас, кто прислал мне имейл с предложением встретиться, с приглашением на конференцию или на собрание, подтвердят это. И я чувствую себя намного счастливее, даже не могу передать словами, насколько. У меня гораздо больше времени, которое можно посвятить действительно важным вещам — двум моим компаниям, советам директоров некоммерческих организаций и любимой жене.

Еще одна замечательная особенность этой тактики состоит в том, что не обязательно доводить ее до предела: в моем календаре остается довольно много дел, от которых я не могу так просто отказаться. Но все же можно провести черту между «должен сделать» и «звучит интересно, но я не веду расписание».

Ведите только три списка: список дел, список для мониторинга и список «на потом»

В список дел входит все, что вы «должны» сделать — обязательства, соглашения, задачи, которые нужно выполнить. Это единый список, возможно, с подкатегориями по срокам (на сегодня, на эту неделю, на следующую неделю, на следующий месяц).

В список для мониторинга заносятся все события вашей жизни, которые нужно держать в поле зрения — ожидание чьих-то ответов или необходимость напомнить кому-то о себе в будущем.

В список «на потом» включается все остальное — все, что вы, возможно, захотите или сделаете, когда у вас будет время или желание.

Если что-то не получается внести ни в один из этих трех списков, забудьте об этом.

Каждый вечер перед сном заполняйте карточку с кратким списком от 3 до 5 задач, которые вы будете выполнять на следующий день.

А потом, на следующий день, сделайте эти вещи.

Я сажусь за стол перед тем, как лечь спать, беру свой список дел (который я по привычке веду в Microsoft Word) и выбираю 3-5 пунктов, чтобы выполнить завтра. Я записываю эти задачи на новой карточке 3х5 и ложусь спать. И на следующий день я стараюсь изо всех сил, чтобы выполнить эти задачи. Если получается, значит, день удался.

Люди, которые перебрали много разных методов улучшения производительности, подтвердят, что это один из самых успешных.

Как только это станет привычкой, вы поймете, сколько дней прошло впустую, потому что вы не выполняли 3-5 важных/значимых дел в течение дня.

Затем в оставшееся время дня используйте обратную сторону карты в качестве «антисписка дел».

Это не настоящий список. И название у него шуточное.

Что нужно делать: каждый раз, когда вы делаете что-то полезное в течение дня, записывайте это в свой антисписок.

Каждый раз, когда вы что-то делаете и записываете это, вы получаете тот небольшой прилив эндорфинов, который мышь получает, нажимая на кнопку в своей клетке и получая кусочек пищи.

А потом, в конце дня, перед тем, как подготовить завтрашнюю карту, взгляните на карту сегодняшнюю с ее антисписком и восхититесь, как много вы на самом деле сделали в этот день.

Затем порвите ее и выбросьте.

Еще один день прошел хорошо и продуктивно.

Я люблю эту технику за возможность, так сказать, поставить больше зарубок на моем столбе достижений. Записывая дела в антисписок по мере их выполнения в течение дня, я чувствую себя удивительно продуктивным и эффективным. Гораздо более продуктивным, чем если бы я просто сделал эти вещи и не записал их.

Кроме того, думаю, и у вас бывало, что иногда приходится бегать целый день, что-то делать, разговаривать с людьми, звонить, отвечать на электронные письма и заполнять бумажные документы. И вот вы возвращаетесь домой, совершенно измотаные, и спрашиваете себя: «Что черт возьми, я на самом деле сделал сегодня?»

Ваш антисписок знает ответ.

Структурированная прокрастинация

Это замечательная штука.

Я позаимствовал ее у гениального Джона Перри, профессора философии в Стэнфорде.

Суть структурированной прокрастинации заключается в том, что не нужно никогда бороться со стремлением отложить какое-то дело — напротив, используйте это в своих интересах, чтобы сделать что-то другое.

Обычно в течение дня вам нужно что-то сделать, но вы этого не делаете, потому что прокрастинируете.

Пока вы прокрастинируете, просто сделайте кучу других дел.

«Список задач, которые вы держите в голове, упорядочен по важности. Задачи, которые кажутся наиболее срочными и важными, стоят на первом месте. Но есть и другие значимые задачи, которые нужно сделать тоже. Выполнить эти задачи — это способ не делать те, что стоят выше в списке. С таким подходом прокрастинатор становится полезным гражданином. Он даже может приобрести репутацию человека, который много делает, как я, например», — говорит Джон.

Прочтение эссе Джона было одним из самых важных моментов моей жизни.

Например, я ненавижу звонить по телефону. Ненавижу. Люблю отправлять электронные письма, люблю встречаться с людьми лично (иногда), но ненавижу звонить по телефону.

Я могу сделать так много, избегая необходимых телефонных звонков, что с трудом могу в это поверить.

На самом деле именно это я сейчас и делаю.

Еще одна ключевая тактика: стратегическая некомпетентность

Лучший способ добиться, чтобы вас никогда больше не просили что-то сделать — это полностью провалить это дело в первый раз, когда вас об этом попросят.

А еще лучше просто сказать: вы знаете, что все провалите. Говорите уверенно и с ясным взглядом, и вам, наверное, удастся соскочить.

Конечно, при этом предполагается, что есть другие, более важные вещи, в которых вы как раз компетентны.

Надеюсь, они на самом деле есть.

Организовать пикник компании, отправить факсы или FedEx, провести переговоры со страховыми брокерами, писать простым английским языком… список дел, в которых можно быть стратегически некомпетентным, почти бесконечен.

Проверяйте электронную почту ровно два раза в день — скажем, один раз утром и один раз в конце рабочего дня

Выделите полчаса или сколько на это нужно, но в остальное время не заглядывайте в почту и отключите уведомления.

Любой, кому нужно связаться с вами настолько срочно, что он не может ждать до конца дня или завтрашнего утра, может позвонить вам, отправить посыльного, посылать дымовые сигналы или что-нибудь еще в этом роде.

Или, что более вероятно, найти кого-то еще, кто сможет сделать все, что нужно.

(Если вы общаетесь по электронной почте с членами семьи, создайте для них отдельную учетную запись и оставляйте ее открытой весь день. Основная электронная почта при этом должна быть закрытой. И никогда никому не выдавайте «семейный» адрес — включая босса.)

Благодаря отправке электронной почты только два раза в день ваша работа станет более продуктивной.

Проблема с электронной почтой состоит в том, что получение письма вызывает такой же выброс эндорфина, как я упоминал выше — тот, который получает мышь, когда нажимает на кнопку и получает порцию пищи. Ответ на электронное письмо вызывает такой же выброс.

Гормон удовольствия попадает в неокортекс, и вы чувствуете, будто что-то сделали.

И вы сидите и работаете с открытой почтой и прерываете работу каждый раз, когда приходит новое письмо. Вы отвечаете на него, отправляете другое письмо и прекрасно себя чувствуете в данный момент.

Но на самом деле вы просто тратите время, прерываете поток и убиваете свою способность сосредоточиться на чем-либо достаточно долго, чтобы сделать это качественно.

Все это гораздо легче сказать, чем сделать. Например, во время проектов, в которых важно получение новой информации — привлечение финансирования или закрытие крупной сделки, — применить такой подход не получится.

Что касается меня, я пытаюсь проверять почту не больше полдюжины раз в день.

Как работать с имейлами

Во-первых, после каждого из двух ежедневных сеансов работы с электронной почтой она должна оставаться совершенно пустой.

Не знаю, как вы, а мне трудно сосредоточиться на каких-то других задачах, если я знаю, что в почтовом ящике есть необработанные письма.

Желание вернуться к ним едва ли не превышает все остальное. (Я, очевидно, серьезно зависим от эндорфинов.)

Во-вторых, при работе с электронной почтой либо отвечайте, либо архивируйте каждое сообщение, пока ящик не будет пуст.

Здесь очень помогает принцип не вести график, если вы можете его осуществить. Можно ответить на множество сообщений фразой «Извините, я не веду расписание в этом году, поэтому не могу обещать это».

В-третьих, электронные письма, относящиеся к текущим рабочим проектам или актуальным проблемам, попадают во временные подпапки под названием «Текущее».

Эти подпапки должны использоваться только для вопросов, которые действительно имеют значение прямо сейчас.

Вы отвечаете на эти сообщения, когда работаете над соответствующими проектами в обычном режиме дня.

В-четвертых, кроме этих временных подпапок, оставьте только три постоянные папки электронной почты: «Ожидание», «Рассмотреть» и «Архив».

Сообщения электронной почты, с которыми вам придется снова иметь дело — например, кто-то вам что-то пообещал, и вам нужно не забыть об этом, — отправляются в папку «Ожидание».

Имейлы по вопросам, которые вы хотите изучить подробнее, когда будет больше времени, отправляются в папку «Рассмотреть».

Все остальное идет в «Архив».

Время от времени просматривайте свои подпапки «Текущее» и сбрасывайте все, что можно, в «Архив». (И делайте то же самое с сообщениями в папке «Ожидание» — большинство писем вам больше никогда не пригодятся. То же самое относится и к папке «Рассмотреть».)

Только и всего.

Этот подход эффективен, потому что современные почтовые клиенты настолько хороши в поиске, что не стоит раскладывать электронные письма во множество различных папок.

Очевидно, что вам могут понадобиться дополнительные постоянные папки для важных вопросов, таких как контракты, письма от врача или тому подобное, но это исключения, которые не меняют алгоритм работы.

Не отвечайте на звонки

Переведите телефон на голосовую почту, а затем каждые несколько часов проверяйте ее и перезванивайте. Скажем, два раза в день.

Сотовые телефоны и семейные планы в наши дни настолько дешевы, что я думаю, лучше всего иметь два телефона с разными номерами — один для членов семьи, ближайших друзей, начальника и нескольких коллег, а другой для всех остальных.

Отвечайте, если зазвонит первый, но никогда не отвечайте на второй.

Прикройтесь наушниками

Один из лучших и самых простых способов добиться, чтобы вас не отвлекали на работе — носить эти маленькие наушники. По какой-то причине людям сложнее отвлекать вас, если у вас есть наушники, чем если их нет.

Часто бывает так: люди подходят, начинают что-то говорить, замечают наушники, извиняются (жестами) и уходят.

Что замечательно, в половине случаев им вовсе и не нужно было разговаривать с вами, а в противном случае они могут написать письмо, которое вы прочтете в конце дня во время второго ежедневного сеанса электронной почты.

А что самое лучшее, вам не нужно ничего слушать.

Черт, даже не нужно подключать наушники к чему-либо.

Хороший завтрак

Я не буду много говорить о ранних подъемах и позднем засыпании или о чем-либо еще, связанном с ходом обычного дня, потому что все мы разные.

Лично я не могу определиться между тем, чтобы быть совой (99% времени) или жаворонком (1% — я собираюсь довести этот показатель до 2%).

Но что имеет наибольшее значение в определении того, будет ли у меня счастливый и результативный день, так это полноценный завтрак.

У этого две причины.

Во-первых, энергия. Исследование за исследованием показывают, что завтрак — это самый главный прием пищи за день. Крайне важно правильно насытить организм для повседневной деятельности, а также оставаться стройным или худеть. (Люди, которые не завтракают, обычно едят больше и хуже за обедом.)

Во-вторых, завтрак дает вам возможность спокойно, мирно собраться с мыслями и мысленно и эмоционально подготовиться к предстоящему дню.

Это работает независимо от того, завтракаете ли вы с детьми, партнером или в одиночестве.

Лично я думаю, что стоит приложить усилия и лечь спать достаточно рано, проснуться тоже рано, чтобы иметь в запасе 45 минут или час на завтрак каждое утро.

Берите на себя новые обязательства только тогда, когда и голова, и сердце говорят «да»

Этот пункт я позаимствовал у великого Роберта Эванса.

Часто бывает, что вам предлагают сделать что-то — новый проект, некоммерческая деятельность, социальное мероприятие, — и ваша голова говорит «да», сердце говорит «нет», а с губ слетает «да».

И следующее, что происходит: в вашем расписании накапливаются дела, которые в то время звучали как хорошая идея, но которыми вы на самом деле не хотите заниматься.

И это отвлекает вас от вещей, которые действительно имеют значение.

И вы злитесь, вам горько, вы угрюмы и враждебны.

(Ой, подождите, я проецирую.)

По моему опыту, нужно время, чтобы понять разницу между тем, когда голова говорит «да» и когда это говорит сердце.

Я думаю, что суть в том, действительно ли вы воодушевлены новым начинанием.

Если вы получаете небольшой выброс адреналина (в хорошем смысле), думая об этом, тогда сердце говорит «да».

Вывод, конечно, заключается в том, что когда голова говорит «нет», а сердце — «да», вам, как правило, стоит сказать «да» :-).

Но не тогда, когда голова говорит «да», а сердце — «нет».

Делайте то, что любите

Как вы, вероятно, поняли, большинство методов, описанных в этом посте, предполагают, что вам нужно быть максимально свободными, чтобы следовать своим основным интересам и мечтам.

Если вы не занимаетесь любимым делом большую часть своего времени, и у вас есть какая-либо личная свобода и гибкость, настало время для перемен.

И я имею в виду не то, что вы любите делать в теории, а скорее то, что вы любите делать на практике.

Только и всего.

Примечания, основанные на отзывах читателей

Оказывается, Роберт Бенчли писал о структурированной прокрастинации еще в 1949 году. Замечательное эссе — настоятельно рекомендуется.

Самая острая реакция была на мою теорию не вести график. Я придерживаюсь ее, но добавлю пару уточняющих моментов.

Во-первых, это правда, что из-за особенностей работы и обязанностей многие люди не могут последовать этому совету. Или могут, но только частично. И многим людям нравится жить структурированной жизнью, поэтому, очевидно, такой принцип им не подходит.

Но если ваша реакция была «эй, парень, мне бы так», то, возможно, стоит переосмыслить подход к карьере.

По личному опыту я могу сказать, что постоянное следование структуре с чувством, что вы ничего не добьетесь, не лучший способ достичь успеха в профессии или получать максимум удовольствия от работы.

Во-вторых, я не рекомендую придерживаться этого подхода в личной жизни.

Что касается метода записи на ночь от 3 до 5 задач на следующий день, некоторые люди сочли его слишком упрощенным.

Для кого-то, возможно, так и есть, но мне сложно сосчитать, сколько раз я приходил домой поздно вечером и не знал, что на самом деле сделал за этот день, хотя и работал не покладая рук.

Также я не могу сосчитать, как часто я смотрел на огромный, структурированный список задач, в котором было 100 пунктов, и был им парализован (или, что более вероятно, впадал в структурированную прокрастинацию).

Поэтому я считаю хорошим день, когда выполняю от 3 до 5 конкретных, эффективных дел в дополнение ко всем тем делам, которыми обычно наполнен день.

Несколько человек спросили, почему бы просто не использовать GTD (подход Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» («Getting Things Done»)).

Хотя я считаю, что GTD очень вдохновляет, но на практике это ужасно сложно. По крайней мере, если у вас проектная работа (в отличие от высокоструктурированной должности, такой как генеральный директор или руководитель отдела продаж).

Для меня организационная система, для которой требуется много времени, сама по себе не оптимальна. Намного лучше, по крайней мере для меня, убрать ненужные вещи и высвободить как можно больше времени на наиболее важные дела.

Наконец, после написания этого поста я обнаружил, что Пол Грэм в своем эссе «Сила маргинального» немного говорит о роли времени и концентрации в личной продуктивности.

Источник