Почему так сложно выполнять планы и как научиться это делать

Я уже более 25 лет работаю профессором в университете, так что, по идее, я должен очень хорошо уметь планировать свое лето. Теоретически я должен быть в состоянии оценить, чего я реально могу достичь в период между окончанием занятий в мае и началом осеннего семестра. Но что-то не выходит: каждый год мое лето начинается с больших надежд и заканчивается куда меньшими достижениями, чем я ожидал. Я виню в этом свой мозг — и вот почему.

Расстояния затуманивают разум

Тайм-менеджмент удается нашему разуму тем хуже, чем длиннее временной отрезок, которым мы пытаемся управлять. Многие психологические исследования это подтверждают. Но время — это не единственная переменная, которая имеет здесь значение. Мозг воспринимает вещи, которые удалены от нас во времени, пространстве или даже в социальной сети, более абстрактно, чем те, которые, по его мнению, близки нам.

Для многих из нас это происходит интуитивно, но мы не всегда учитываем это, когда планируем свою работу. Задумайтесь вот о чем: когда вы начинаете планировать проект, его промежуточный и конечный этапы по времени будут находиться дальше от вас, чем его начало, а значит, они непременно будут восприниматься более абстрактно. Кроме того, другие люди, с которыми вам нужно будет работать в проекте, могут находиться на определенном социальном отдалении от вас, причем все в разной степени, поэтому ситуация может быстро усложниться.

Независимо от того, осознаете ли вы это, абстрактные размышления о будущем обычно создают две серьезные проблемы для планирования. Первая и самая очевидная заключается в том, что вы недооцениваете все шаги, которые нужно будет предпринять, — они кажутся намного проще, чем на самом деле. Когда я думаю о написании статьи, я часто недооцениваю количество раз, когда мне нужно будет повторно анализировать данные, или количество новых публикаций, которые мне нужно будет прочитать, чтобы учесть новейшие разработки в этой области.

Во-вторых, вы не учитываете множество отвлекающих факторов, которые будут отрывать вас от работы. Вы забываете обо всех электронных письмах, которые будут сыпаться на вас и требовать ответа. Вы преуменьшаете количество рутинных задач, которые занимают ваше время во время рабочей недели. Вы забываете о том, как часто на работе происходят небольшие происшествия, из-за которых приходится откладывать долгосрочные проекты.

Наконец, социальная дистанция между вами и другими членами команды играет тонкую, невидимую роль. Когда успех вашего проекта зависит от деятельности других людей, вы недооцениваете количество времени, которое им потребуется для выполнения своих задач. Часто вы даже точно не знаете, что им нужно сделать, чтобы закончить то, что их просили сделать. Вы просто считаете, что эти задания проще, чем есть на самом деле, только потому, что работаете над ними не в одиночку. И даже когда вы просите своих коллег оценить необходимое им время, их мозг будет вести себя точно так же, как и ваш, — и недооценит количество времени, необходимое для завершения дел.

Все это нормально, и этого невозможно полностью избежать. Вот почему дела всегда отнимают больше времени, чем вы ожидаете. Какой бы у вас ни был опыт в управлении долгосрочными проектами, вы все равно, вероятно, будете чувствовать разочарование и недоумение в связи с тем, что не смогли наладить их так, как хотелось.

Обходные пути

Но это не значит, что все безнадежно. Есть две вещи, которые вы можете сделать, чтобы обойти эти ментальные препятствия и более эффективно управлять своим временем. Первая заключается в том, чтобы трансформировать время: попытайтесь во время планирования мысленно уменьшить расстояние между настоящим и будущим. Как? Начните размышлять о задачах, которые вам нужно сделать, как можно более конкретно. Возможно, вам потребуется расписать гипотетические сценарии куда более подробно, чем кажется разумным, — но это именно то, что нужно.

Распределите все детали на временной шкале и сделайте реалистичную оценку количества часов, которые вы сможете посвятить этим шагам, принимая во внимание возможный напряженный график. Хороший способ сделать это — представить, что вы планируете весь проект на следующую неделю, а не на следующий месяц или следующий квартал. Другими словами, сделайте вид, что дата начала и дата окончания намного раньше, чем на самом деле. Это поможет обмануть мозг и учесть вещи, которые могут повлиять на ваш прогресс в будущем.

Во-вторых, добавьте в план страховочную «подушку», чтобы учесть все, о чем вы еще не подумали. Например, можно сразу предположить, что проект займет на 10-25% дольше времени, чем вы ожидаете. Это позволит закрыть допущенные вами пробелы в тайм-менеджменте.

С опытом вы сможете лучше управлять своим временем, даже если и не достигнете в этом совершенства. Хотя каждое лето я обычно и успеваю сделать меньше, чем ожидал, я больше не ощущаю разочарования из-за недостаточных успехов. Я составляю идеальный летний план, а затем сразу предполагаю, что смогу реализовать его только на три четверти. Тогда эта 75%-ная часть и становится моим планом действий. В начале мая это может показаться недостаточно амбициозным для моего мозга, но к сентябрю это уже так не выглядит.

Оригинал