Как держать все под контролем: 5 принципов управления временем

Если разработать надежный метод еженедельного планирования, это избавит вас от нескольких часов прокрастинации и нерешительности. Если говорить о том, что вам нужно изменить какую-то одну вещь в управлении временем, то целенаправленное планирование предстоящей недели, вероятно, окажет самое значимое влияние.

Моя система помогает мне быть более продуктивным и последовательным и достигать профессиональных целей с меньшими усилиями и быстрее, чем обычно.

Что ж, вперед!

1. Планируйте неделю по воскресеньям

В воскресенье стоит выделить некоторое время для работы над календарем и решить, когда вы займетесь углубленной работой над вашими самыми важными целями. Недельные рамки дают наилучший результат: это дает перспективу и ощущение прогресса, но в то же время удерживает вас в «активном режиме».

Заблаговременно выделяя время на выполнение значимых проектов каждую неделю, вы также заметите положительный побочный эффект: после того, как вы впишете в простой календарь на неделю все, что требуется для продвижения к вашим целям, вы поймете, что у вас остаетеся еще много времени для других вещей.

Это простое упражнение окрыляет. Оно позволило мне уместить в одну неделю больше, чем обычно, сохраняя спокойствие и ощущение порядка: все под контролем, я готов выполнить собственный план.

Я настаиваю на этом подходе, когда помогаю другим настраивать систему исполнения задач, и это всегда приводит к резкому увеличению уверенности в себе и производительности.

Вкратце: выделите немного времени в воскресенье днем, чтобы подробно расписать последующие шаги.

2. Осознайте задачи и рабочий процесс

Реальная жизнь заставляет нас жонглировать своими планами, которые касаются встреч, звонков, офисной политики, личных поручений, административной работы и т. п. Выбор приоритета включает в себя решение о том, как исполнить неприоритетные задачи.

Заполняя календарь, подумайте об этих четырех видах деятельности:

• Обеспечили ли вы достаточно возможностей для «сфокусированной работы» (работы, требующей больших усилий и обладающей высокой отдачей) на эту неделю? Вам понадобятся продолжительные блоки времени, которые позволят глубоко погрузиться в сложные задачи или дела, требующие высокой концентрации. Это означает не заглядывать в электронную почту, не отвечать на звонки и ни на что не отвлекаться в офисе. Только глубокая работа, как определил ее Кэл Ньюпорт.
• Максимальна ли ваша способность достигать «легких побед» (небольшие усилия, высокая отдача) на этой неделе, если использовать время с умом? Например, составление бизнес-предложения или звонок потенциальному клиенту крайне важны для бизнеса (высокая отдача), хотя они занимают мало времени или усилий в относительном выражении. Но иногда мы их откладываем, потому что не ощущаем потока. Выход в том, чтобы собрать такие однотипные задачи в трехчасовые слоты один или два раза в неделю и выполнять их одну за другой. Если ваш мозг уже перешел в состояние потока с задачей определенного типа, ему будет легче перейти к следующей подобной, если они запланированы вместе.
• Эффективно ли вы работаете с «заполнением пробелов» (небольшие усилия, низкая отдача) в течение дня? Вы можете проверять электронную почту или заниматься административной работой в перерывах между встречами, по пути с работы и на работу или когда у вас есть 15-30 свободных минут, за которые невозможно справиться с более значимыми задачами. Я заметил, что полезно пометить их специальным значком в рабочем приложении, которое я использую (Todoist), поэтому всякий раз, когда у меня появляются пробелы в течение дня, я знаю, чем могу заняться.
• Наконец, «убийцы производительности» (низкая отдача, серьезные усилия). Эти задачи истощают вашу энергию и имеют минимальную отдачу. Они часто появляются как неотложные запросы от других людей. Можно ли делегировать их кому-то, кто лучше сможет с ними справиться или кому больше нравится заниматься подобными делами? Можно ли их автоматизировать с помощью приложений? Или, может быть, отдать на аутсорс? Сколько времени вы отнимаете у тех вещей, которые действительно имеют значение для вашего бизнеса, из-за этих «убийц»? Если посмотреть на них с точки зрения вашей почасовой оплаты, может быть дешевле заплатить кому-то за их выполнение.

Ваша очередь!

Мы разместим эти блоки в календаре на шаге 4. Пока можно составить краткий примерный график, разделив список дел на эту неделю между этими секторами.

3. Оберегайте время для вещей, которые продвигают вас к вашим целям

Чтобы прорваться сквозь туман и сосредоточиться на том, что нужно сделать до конца недели во что бы то ни стало, я экспериментировал с подходами «Неделя-5» (Н5) и «День-3» (Д3).

Это ужасно просто и помогает мне сосредоточиться на том, что важно, чтобы добиваться максимальных результатов каждую неделю.

Еженедельные «Н5» дела: 5 вещей, которые мне нужно сделать до конца недели — несмотря ни на что.

Я также называю их «большая пятерка».

Никаких оправданий, это должно быть сделано до выходных. Эти задачи обычно относятся к сектору «сфокусированная работа», и раз они внесены в календарь, их нельзя откладывать. 

Ежедневные «Д3» задачи: каждый вечер я определяю 3 вещи, которые нужно сделать к концу следующего дня.

Также известны как «маленькая тройка».

К Д3-задачам может относиться что-то, что нужно сделать, чтобы продвинуться вперед в выполнении Н5-задач. Идея состоит в том, чтобы объединить еженедельный выбор приоритетов с ежедневным обязательством выполнять как минимум 3 соответствующие задачи. Д3 могут относиться к сектору «легкие победы»: задачи, которые не требуют много энергии или времени для выполнения, но которые оказывают ощутимое влияние на мой прогресс.

Ваша очередь!

1. В воскресенье вечером определите Н5 на предстоящую неделю, а также Д3 на понедельник.
2. Не знаете, как определить приоритеты? Слишком много «важных» и «срочных» дел? Попробуйте спросить себя: «Как мне совместить свое время, энергию и концентрацию с «важными действиями», чтобы продвигаться к цели?» Обдумав это, будет немного легче выбрать ключевые 5 вещей, которые приблизят вас к целям на следующей неделе.

4. Используйте свой календарь в качестве основного инструмента производительности

После того, как вы классифицировали свои задачи и рабочий процесс, четко определили свои Н5 и Д3, заполните пустой шаблон календаря на следующую неделю. Это может быть Outlook, iCal или бумажный журнал. 

Выделите как минимум 90 минут для каждого пункта из Н5. В этой статье мы фокусируемся на ваших профессиональных целях, но список Н5 может включать в себя другие важные задачи — не только рабочие.

Каждый вечер планируйте свой следующий день и выделяйте как минимум 30 минут для каждой из Д3-задач. Список Д3 на понедельник можно составлять во время воскресного планирования.

Затем распределите время для звонков, встреч и вторичных обязательств. Не забудьте выделить время на еду, назначения врача, какие-либо поручения или личные дела.

Обратите внимание на «мертвое» время или время для отдыха между более крупными делами (или даже во время поездок) и планируйте использовать это время для «заполнения пробелов»: просмотрите документы, ответьте на электронную почту, набросайте заметку, поболтайте с коллегой и т.д. Можно даже посвятить это время намеренной прокрастинации, позволив своему разуму отключиться от задач, требующих небольшие усилия, которые со временем могут принести дополнительную ценность: прорекламируйте свой контент или профессиональную работу в своей фирме, прочитайте полезные статьи, пообщайтесь с клиентами/партнерами в LinkedIn и т. д.

Действуйте гибко: если что-то происходит, и возникает необходимость перераспределить время, сделайте это. Это нормально, если вы не удаляете блок, а переносите его на альтернативное время. Почему? Потому что нужно неуклонно следовать приоритетам — в противном случае стоит задаться вопросом, на самом ли деле это «приоритеты».

Если у вас «закончились слоты», пора начать говорить «нет». Да, легче перегрузить график, чем сказать «нет» людям, которые просят вашего времени. Но если вы соглашаетесь на каждую просьбу, то ваше время принадлежит уже не вам, а им. Я всегда закрываю «сфокусированные блоки», даже без четкой повестки для каждого слота. Это помогает минимизировать незапланированные сбои, так как люди смогут потратить ваше время только тогда, когда это выгодно вам.

Если вам кажется, что вы застряли в неэффективном состоянии, записывайте, как из него выйти. Четкое описание задач, которые вы выполняете ежедневно, помогает определить основные силы, которые действуют против вас. Также это может показать, сколько времени требуется для выполнения некоторых задач — люди склонны недооценивать, как быстро мы можем добиться результата. Если вы отклоняетесь от графика или не можете придерживаться его, нужно поработать с этим: записывайте, как вы распределяете свое время в течение дня с минимальным шагом в 60 минут. Просмотрите дневник в конце недели. Результаты могут вас удивить.

5. Награждайте себя, совершенствуйте процесс, чтобы закрепить привычки, и отвлекайтесь вовремя, чтобы избежать выгорания

Некоторые задачи, необходимые для достижения значимых целей, бывают довольно неприятными. Это не изменится. Планирование и системы никогда не заменят тяжелую работу и жертвы, какими бы умными эти системы ни были. Иногда работа может быть в тягость и утомлять.

Но мы можем заставить наши психологические предубеждения — например, желание получать немедленное вознаграждение за долгосрочные обязательства, — работать на нас. Вырабатывайте стратегии, которые будут поддерживать мотивацию, когда вы хотите делать не «то, что нужно», а «то, что хотите».

Побалуйте себя

Вы наверняка знаете о существовании карт лояльности и схем «постоянно летающих пассажиров». Так почему бы не создать для себя план «постоянного исполнителя»? Придумайте себе ежедневные и еженедельные вознаграждения за выполнение Н5 и Д3.

Один из моих знакомых разрешает себе посмотреть час бесплатного Netflix без чувства вины, как только сделает все дела за день, другой использует правило «Свободная пятница», если достигает недельных целей к обеду пятницы. Некоторое время назад студентка моей программы в IE Business School решила, что будет класть 20 евро в копилку каждую неделю, достигая цели «ноль входящих в почте». Последнее, что я слышал — ее коллекция обуви быстро пошла в гору!

Осязаемая награда — это мощный источник мотивации, и все средства хороши, когда речь идет о том, чтобы держать себя в тонусе. Я бы посоветовал найти способы связать удовольствие и обязанности в управляемых и мотивирующих временных границах.

Получайте удовольствие, отслеживая прогресс

Многие приложения отслеживают повторяющиеся действия или привычки. Они поддерживают нашу ответственность, когда мы начинаем трансформировать поведение, показывая нам прогресс и динамику.

Согласно некоторым исследованиям, наблюдавшим за пациентами с сердечной недостаточностью, которым было предложено внести радикальные изменения в образ жизни, участие некоторых пациентов в группах поддержки привело к приблизительно 8-кратному увеличению долгосрочной приверженности более здоровым привычкам.

Запланируйте отдых

Мы не машины, и переутомление приводит к неэффективности. В профессиональном спорте отдых не просто так же важен, как и тренировки: он — часть тренировочной программы.

Это относится к любому аспекту жизни: в 2012 году журналист Сара Робинсон изучила исследования по этой теме за 150 лет и выяснила, что когда вы преодолеваете отметку в 60 часов в неделю, задачи, на выполнение которых требовался час, начинают отнимать в два раза больше времени.

Как это правильно использовать? Я принял за правило выделять время на отдых в своем календаре, и я уважаю эти слоты наряду с другими.

Сосредоточьтесь на достижении своих ежедневных и еженедельных целей и не переживайте по поводу более крупных целей

Лучшие привычки — это те, которые вы можете поддерживать. Успех — это не завершить один идеальный раунд, а возвращаться к практике каждую неделю.

Придерживаясь этих небольших практик, вы будете меньше беспокоиться о своих долгосрочных стремлениях (это может вызвать «паралич» при решении больших целей) и больше думать о выполнении ближайших задач. Таким образом, вы можете быть уверены, что ваши ежедневные и еженедельные подпрограммы приведут вас к большим целям со временем.

Не тратьте слишком много времени на размышления о процессе. Дело в том, что мы не можем быть творческими или продуктивными, если регулярно сомневаемся в себе и все время пытаемся найти идеальный рабочий процесс.

Эта статья — про мой подход, родившийся после нескольких лет самостоятельных экспериментов и помощи другим на этом пути. Я рекомендую попробовать различные альтернативы и настроить свой собственный еженедельный процесс. Заранее откажитесь от совершенства, сосредоточьтесь на том, что позволяет прогрессировать именно вам, и придерживайтесь системы, которая работает!

Источник