Время впустую: 4 главных ошибки при составлении графика дня

Если говорить о ежедневном графике, большинство людей относятся к одному из двух лагерей:

• Сверхпланировщики: их календари выглядят как детские каляки-маляки. Встречи пересекаются друг с другом, а напоминания о событиях, перерывах, задачах и других встречах навалены так, будто сегодня новогодняя ночь. Их дни расписаны с момента пробуждения до вечерних ритуалов.
• Минималисты: также известны как «мечтатели». В их графике есть одно или два повторяющихся события и уйма пробелов, так что они «свободны» (по крайней мере, на бумаге) для длительных отрезков работы.

Проблема в том, что оба варианта ужасны — каждый по своим причинам.

Сверхпланирование не оставляет нам времени для себя. Чем больше все «под контролем» в календаре, тем меньше контроля мы чувствуем над своей жизнью. Не говоря уже о том, что мы плохо умеем определять, сколько реально времени займет та или иная задача. С таким насыщенным расписанием даже лишние 15 минут, потраченные на утренние дела, перевернут весь день с ног на голову.

А минималисты? Ну, они просто витают в облаках, не так ли? Они перевели свой график в некий другой формат — скорее всего, список текущих дел, приложение для планирования или серию разгневанных писем с вопросом «Где это?».

Хорошее ежедневное расписание — это план успешной жизни. Зная, что и когда мы будем делать, мы осознаем цель, смысл и можем сконцентрироваться.

Наблюдая, как успешные основатели, творческие работники и глубокие мыслители составляют свои ежедневные графики, мы можем найти более правильные способы планирования идеального дня.

Создавайте «временной запас» для самых важных дел

Самые успешные люди в первую очередь делают самую важную работу.

Они могут использовать подход «проглотить лягушку» (т.е. выполнить самую сложную задачу, чтобы остальная часть дня прошла совсем легко) или выделять время для личной или значимой работы перед всеми остальными задачами.

Чего они точно не делают, так это не начинают день с отвлекающих факторов, эмоциональных триггеров и стрессов (т.е. с электронной почты, социальных сетей и Slack).

Включите в свой ежедневный график повторяющееся время для наиболее важной работы перед всеми остальными задачами. Утром у нас бывает высокий уровень энергии, и к тому же выполнение важной задачи в первую очередь имеет эффект домино, который будет подталкивать вас в течение дня.

Этому есть много замечательных примеров, но один из моих любимых — пример предпринимателя и ученого Кевина Тейлора, у которого каждое утро есть повторяющиеся блоки.

«Большинство людей планируют сделать сначала то, чего от них требуют другие, и только потом ищут свободные места в календаре, куда можно «вписать» то, что важно для них самих. (Найти в таком календаре подходящее время — большая удача.) Лучше смените парадигму, планируя в первую очередь то, что важно для вас», — говорит он.

Выполняя постоянное обязательство перед собой в первую очередь по утрам, вы задаете своему дню правильное направление: что бы ни случилось за день, вы гарантированно уже сделали что-то значимое.

Начинайте день с серьезных планов

Развивая идею еженедельного шаблона, можно создать шаблон на весь день, а не только на утро.

Это не то же самое, что ежедневный график сверхпланировщика, чей день наполнен приоритетами других людей. Скорее это способ выделить время, чтобы сделать все, что вы хотите делать каждый день.

Дизайнер Джессика Хиш, например, называет это «ультраграфиком».

Этот шаблон похож на скелет, на котором вы строите свою неделю. Для Хиш это понедельник — это «административный день», посвященный регулярным звонкам и встречам, а по средам и пятницам есть время для «аналоговой работы»:

«Существуют отрезки времени, в течение которых я могу полностью погрузиться в электронную почту, а в оставшееся время я заставляю себя ее игнорировать. Прежде всего в графике есть запланированные блоки, когда Wi-Fi должен быть выключен».

Этот подход хорош тем, что он помогает визуализировать идеальный рабочий день — важный навык, который немногие из нас практикуют.

Если ваше представление об идеальном рабочем дне не соответствует тому, как вы на самом деле его проводите, возможно, пришло время остановиться и заново расставить приоритеты.

Установите свою доступность на минимум (10-15 минут)

После того, как вы настроили важные дела на утро и «скелет» дневного расписания, возникает следующий вопрос: как справляться с неизбежными задачами, встречами, собраниями и обязанностями, которые появляются и грозят выбить вас из колеи?

Идеальный график защищает ваше время. Таким образом, хорошо бы начать с создания процессов, которые сохраняют его в неприкосновенности.

Для вице-президента Facebook Фиджи Симо это означает сведение времени для встреч до минимума:

«Многие люди не задумываются, сколько времени должно быть посвящено какому-то делу. Они просто по умолчанию устанавливают 30 минут для небольшого разговора и 60 минут для большей беседы. Из-за этого появляются графики, похожие на швейцарский сыр».

Вместо этого Симо устанавливает минимальное время для встреч в 10-15 минут (Илон Маск лихо разбивает свой день на 5-минутные отрезки), оставляя людям возможность запросить больше времени, если они считают, что это необходимо.

Это заставляет и вас, и инициатора встречи более ответственно подойти к вопросу о том, сколько времени вам действительно нужно. (И это отлично, учитывая нашу одержимость собраниями.)

Симо также рекомендует устанавливать буферы вокруг времени встречи, а также закладывать в график свободные слоты для сюрпризов, возникающих в последнюю минуту. Таким образом они не смогут застать вас врасплох.

«Я больше сконцентрирована, когда сама устанавливаю собственную повестку дня, чем когда позволяю другим диктовать ее мне», — говорит она.

Храните все ваши обязательства в одном месте

Может показаться хорошей идеей разделить личные и профессиональные календари, но это может привести к проблемам.

Вместо этого объедините все свои обязательства в одном календаре, чтобы вы знали, сколько времени вы на самом деле работаете. Если вы хотите, можно использовать цветовое выделение, чтобы отличать рабочие мероприятия от личных.

Вы можете представить свой календарь как большую пустую банку. Каждая добавленная задача — личная или профессиональная, — заполняет пространство. И если вы можете придавать задачам разные уровни важности, то календарь — нет. Час — это час, независимо от того, на что вы его потратили.

Ваш ежедневный график позволяет вам быть честными. Составьте его правильно, и у вас будет четкое представление о том, что нужно делать, и о любых конфликтах планирования, которые могут стать вашей головной болью.

Источник