Почему органайзеры не работают

Сооснователь «Идеономики» Антон Шириков год назад уехал учиться в США. Под впечатлением от нового формата жизни он начал цикл заметок, в котором делится мыслями о продуктивности и самоорганизации и тестирует разнообразные советы по повышению эффективности.

Я искренне завидую людям, которые выстраивают хитрые системы самоорганизации и управления временем — и у которых эти системы работают. У меня это никогда не получалось. Все эти GTD, «техники помодоро», Don’t Break The Chain выглядят красиво, но никак не вписываются в мою жизнь. Возможно, они разрабатываются для идеальных людей, которых в природе не существует. Это многое бы объяснило.

Поэтому я всегда хотел обойтись без насилия над собой. Одно время я пытался найти софт, который возьмет поддержание системы на себя. Я перепробовал довольно много органайзеров и to-do lists, от Wunderlist до Any.Do, но всякий раз уже через пару недель обнаруживалось, что новый софт лишь тяготит, а не облегчает жизнь.

Однажды я обнаружил сервис Trello. Он казался отличным планировщиком для больших задач. Я старательно занес в него все дела, связанные с переездом в Америку — и больше туда ни разу не заходил, а переезд организовал с помощью элементарного списка дел. Еще в свое время я мечтал, что буду вести все заметки, набрасывать тексты, копить идеи в Evernote. Но дальше пары пробных заметок дело не пошло. Всякий раз, когда нужно было что-то написать, я не находил ни одной причины запустить Evernote. Мой мозг его упорно игнорировал. Я решил действовать осторожно и поставил перед собой задачу: использовать Evernote специально для научных заметок. Пока это, в общем, получается, но никаких особых бонусов не приносит: все равно что очередной документ в Google Docs, просто чуть удобнее.

Довольно долго я пользовался звездочками в Gmail, чтобы помечать важные письма, на которые надо ответить. Иногда это помогало, но чаще звездочки служили лишь крестами на могилах этих писем. Я помечал их и счастливо забывал. А через неделю или месяц, просматривая помеченные письма, обнаруживал, что на многие не ответил. (Как показала практика, это было к лучшему: теперь уже можно было и не отвечать. Это тоже система управления временем, но ведь тогда и без звездочек можно обойтись.)

Сейчас пробую Google Inbox с его pins, возможностью откладывать ответы до определенного времени и прочими разумными находками, но и здесь чувствую, что идеология Inbox не вполне совпадает с моей. А ведь если брать ее на вооружение, то надо реально подчинять ей жизнь. На практике я скорее пользуюсь разными интерфейсными бонусами Inbox. Иногда еще помогают автоответы, которые он мне предлагает: «Sure, works for me!», «Got it, thanks!» и т.д. (Даже есть мысль пожить недельку в таком режиме и пользоваться исключительно автоответами. Подозреваю, что получатели писем могут и не заметить.)

Похоже, я не единственный, кого все это смущает: некоторые вообще бросают гаджеты и начинают планировать дела исключительно с помощью ручки и бумаги. Я довольно долго думал, почему все эти системы кажутся столь чуждыми, и кажется, понял. Помимо того, что каждое приложение навязывает свою логику или иерархию задач, в моей собственной иерархии задачи еще и часто меняются местами. А еще чисто физически приложения плохо интегрируются в жизнь: я могу работать на нескольких устройствах, и ставить везде один и тот же органайзер обычно не очень реально, а забивать все вручную в телефон и постоянно хвататься за него тоже не хочется.

Но самая серьезная проблема в том, что хоть я и сижу почти круглосуточно за тем или иным экраном, я не вижу в этом экране помощника и организатора. У меня никак не получается соединить гаджеты напрямую с менеджером времени, который живет в моей голове. Даже бумажные заметки работают лучше — возможно, потому что я соприкасаюсь с ними физически. Вероятно, сократить дистанцию сможет какой-нибудь нейроимплант со встроенным органайзером.

Башня в Мэдисоне. Фото: Elena Shirikova

А до тех пор мне помогает Google-календарь. Это, пожалуй, единственная система, которая особых требований не предъявляет и обычно не подводит. Для ее интеграции в жизнь нужны минимальные усилия. А главное, я и сам не требую от нее многого (если бы я начал через календарь строить более изощренную организационную схему, сопротивление не заставило бы себя ждать). В календаре у меня то, чего от меня ждет окружающий мир: дедлайны, встречи, обязательства. Ну а с тем, что я сам от себя жду, пока стараюсь разобраться и без календаря.

Календарь полезен именно как инструмент объективной, внешней силы. Он всего-навсего говорит: “Ты, помнится, должен был сделать вот эту штуку к такому-то времени. И время это настало”. Что тут возразить, непонятно. Даже если дедлайн ты ставишь с запасом, календарь и его напоминания создают иллюзию объективности и авторитетности.

В числе прочего, я пользуюсь этим, чтобы выделить время на какие-то дела, которые обычно не воспринимаются как дела и поэтому (увы) часто становятся жертвой текущих рабочих задач. Например, решение медицинских вопросов, общение с родственниками, да и просто down time, когда ты ничего не делаешь, а только думаешь. Если такие вещи не планировать, они воспринимаются как отвлекающие факторы, как досуг или роскошь, как что-то, чем можно заняться, когда кончатся “настоящие” дела. А те никогда не кончаются.

На нынешнем этапе инвестиции в новую систему управления временем просто неоправданны. Рациональнее провалить некоторые дела и дедлайны, чем тратить массу усилий и встраивать все в одну конструкцию. Но я не оставляю надежды найти идеальный органайзер, который будет подстраиваться под меня и научится почти не вторгаться в мою жизнь. Возможно, для этого придется интегрировать несколько приложений — календарь, список дел, Evernote и, скажем, IFTT. Но вероятнее, это будет что-то одно. Может быть, Google Now и Amazon Echo станут умнее и находчивее, чем сейчас, или появится что-то совсем новое. Я подожду. Время пока есть.

Другие посты цикла об американской жизни, работе и учебе читайте здесь.