Эффективная «удаленка»: 6 секретов дистанционных собраний

Чудовищность того, что происходит в мире в последние несколько недель, всячески отвлекает внимание тех, кто работает удаленно. Они переживают о собственном и чужом здоровье и благополучии, о стабильности своей работы, личных инвестициях и общих экономических перспективах, у них прибавилось забот по уходу за детьми и обучению на дому, да еще и приходится ежедневно задумываться о запасах продовольствия. Словом, никогда еще работникам не приходилось так сильно отвлекаться, а ведь чтобы их организации пережили шторм, нужно серьезно сконцентрироваться.

Помимо всего прочего, люди, которые впервые столкнулись с удаленной работой и учатся на лету, обнаружили, что вокруг просто уйма вещей, отвлекающих внимание и ведущих к недопониманию. Когда рядом нет привычных визуальных подсказок и напоминаний, очень легко сбиться с пути или неправильно понять, кто за что отвечает, что и когда должно быть сделано.

К счастью, есть руководители, которые знают, как помочь своим командам идти в ногу со временем. Один из способов — эффективные удаленные совещания, которые теперь стали основным способом собрать сотрудников вместе, чтобы пообщаться, составить планы и обсудить совместную работу.

Вот несколько шагов, которые должны предпринять лидеры и их команды, чтобы получить максимальную отдачу от дистанционных собраний и работать слаженно в эти сложные времена.

Время для личных выступлений

Сотрудники, участвующие в удаленных совещаниях, скорее всего, будут сосредоточены на конкретных списках дел. Это может казаться повышением производительности, но на деле приводит к разобщению, подрывает моральный дух и важность сотрудничества. Чтобы чувствовать себя полноценными людьми и продуктивно работать, нам нужно поддерживать связи — особенно сейчас. Поэтому каждое удаленное совещание начинайте с конструктивного вопроса. Выделите время, чтобы каждый участник мог высказаться. Это даст всем возможность прояснить ситуацию, избавиться от стресса и беспокойства, а затем переключиться на решение текущих вопросов. То, что на обсуждение этих вопросов останется меньше времени, не страшно. Исследования показали, что более короткие собрания на самом деле приносят больше пользы. 

Позвольте дому и работе слиться

Сейчас работающие родители вынуждены присматривать за детьми и контролировать их домашнее обучение, хотя при этом они еще и тратят дополнительное время на то, чтобы помочь своим компаниям справиться с этим кризисом. Поэтому крайне важно учитывать случайные личные перерывы во время удаленных собраний. Сотрудникам может быть неудобно просить коллег повторить что-то, что они пропустили, потому что отвлеклись на ребенка. Тогда они могут притвориться, что понимают, о чем идет речь, хотя на самом деле это не так. При смешении работы и семейной жизни можно ориентироваться на неформальную болтовню у кулера. Все это побуждает членов команды помогать друг другу и поддерживать в достижении общих целей в полное стресса время.

Правильная повестка

Есть практики, которые позволяют значительно повысить производительность удаленных собраний. В повестке всегда должна быть указана четкая цель собрания, что нужно сделать, как и в какие сроки. Например, нужно провести сессию вопросов и ответов, а также мозговой штурм в течение 60 минут, а затем принять решение. Также должно быть абсолютно ясно, кто в каждом случае отвечает за составление и рассылку повестки дня (вместе со всей исходной информацией). Нужно выделить работникам время на ознакомление с этой информацией, чтобы они присоединились к совещанию полностью подготовленными.

Резюмируйте, резюмируйте, резюмируйте

В конце удаленных совещаний необходимо определить следующие шаги и план их реализации. Это словесное подведение итогов может послужить основой для формального, более полного письменного резюме, основанного на подробных заметках, в идеале сделанных не руководителем, а кем-то еще. Крайне важно еще до начала собрания определить, кто будет делать заметки, а кто — создавать и распространять официальное подведение итогов, в котором должны быть немедленные и долгосрочные шаги, кто отвечает за какой результат, а также четкий график. Четкое понимание этих обязанностей и процессов жизненно важно в удаленной среде. Лучше общаться больше, чем требуется, но предотвратить неудачу. 

Надежные технологии

Нужно понимать, что системы конференц-связи не всегда работают так, как от них ожидают. Поэтому удаленные работники должны сделать все возможное, чтобы технологии не помешали графику встреч. Это значит держать наготове пароли, наушники и т. д. Для крупных и особенно важных совещаний, где, например, совместно смотрят презентации, нужен технический лидер: человек, который будет следить за громкостью связи и за тем, кто подключается к видеоконференции. 

Сохраняйте офисные традиции 

Чтобы поддерживать обычную рабочую обстановку, старайтесь придерживаться офисных традиций. Например, если вы привыкли проводить еженедельные пешеходные встречи, постарайтесь проделывать то же самое при помощи конференц-связи, прогуливаясь в парке или на заднем дворе. Если генеральный директор всегда делал дурацкую рассылку на 1 апреля, то пусть и в этот раз сделает то же самое. Помните, ритуалы приносят комфорт, помогают людям справляться с неопределенностью, когда нарушение рутины усиливает беспокойство. Если ничего похожего не было раньше, придумайте что-то новое — например, время для неформального общения в удаленном формате, которое становятся все более популярным. 

Умение проводить дистанционные собрания поможет компаниям не только пережить несколько трудных недель, но и приспособиться к тому, что, вероятно, станет новой нормой: ведь организации и работники могут захотеть и дальше работать дистанционно, наслаждаясь возникшими преимуществами и экономией.

Источник