«Куда делся этот день?» Как не терять контроль над временем

У меня есть клиент. Ее зовут Тамара. Она ювелир в Миннесоте.

Во время недавней встречи я поставила перед ней потенциально сложную задачу, с которой не каждый справился бы.

Я сказала ей устроить три недели отдыха.

Она провела «уборку» в стиле Мари Кондо, и сейчас ее работа не так сильно в ней нуждается. Так что я поручила ей очень трудную задачу — делать то, что нравится, в конце-то концов!

Тамара, как и большинство из нас, испытала смешанные чувства по поводу этого задания. (В конце концов, в нашей культуре мы не приучены это делать.)

С одной стороны, она хочет уделить разбору вещей все свое внимание. Но нормально ли это? Будет ли она жалеть об этом позже? И потребует ли это от нее жертв на работе? Нужно ли полностью отстраниться от работы? Если проверять, все ли в порядке, будет ли это считаться обманом? Будет ли возвратом к работе ежедневная проверка почтового ящика? Или это единственно разумное решение?

Все это — отличные вопросы.

Тамара — босс, и на таком уровне было бы нецелесообразно полностью отстраниться от бизнеса на три недели, так как нужно регулярно принимать ключевые решения и предпринимать важные действия. Ей нужно знать, как удерживать свой корабль на плаву, находясь вдали от штурвала.

Я задала Тамаре вопрос по этому поводу: «Следующие три недели могли бы вы выделять на работу по 30 минут в день или меньше, фокусируясь только на важных вопросах?» Она задумалась на мгновенье и ответила «да».

Тогда я конкретизировала ее задание:

В течение следующих трех недель выбирать 30-минутный интервал каждый день и заниматься рабочими вопросами тогда и только тогда. Включить компьютер, потратить 30 минут на насущные дела, а затем выключить его. Только и всего. Если «насущное» занимает меньше тридцати минут, выключить раньше. Если больше, то отложить оставшееся на завтра.

Это она и делает. Вместо того, чтобы «работать», она открывает компьютер на 30 минут, решает только насущные вопросы, затем закрывает компьютер и не думает о работе до конца дня.

Это наше решение, чтобы защитить ее Кондо-время от работы. Она сознательно решает, когда следует включиться, а когда — отстраниться. Работа закапсулирована, разделена на части и заключена в это крошечное обязательство. Кондо в безопасности. (Но и работа тоже.)

Это важная стратегия для руководителей, независимо от того, применяется ли она к отдыху или к работе с электронной почтой. Сознательно решайте, когда вы собираетесь начать что-то делать, а когда — остановиться.

Сознательный вход, сознательный выход. СВСВ.

Делайте это, и проекты быстро продвинутся вперед, стресс уйдет, а ресурсы времени, денег и энергии сохранятся для всех важных вещей в бизнесе и жизни.

Вы можете начать развивать свои навыки СВСВ немедленно, приняв два простых решения, прежде чем браться за какую-то задачу.

Во-первых, вы решаете, что значит «вход».

Слишком часто мы используем расплывчатые и непонятные слова, чтобы описать то, что делаем. Идем на работу. Заходим в социальные сети. Работаем над книгой. Упорядочиваем дела. Наверстываем упущенное.

Мы используем эти термины как способ кратко охарактеризовать какую-то общность действий, поэтому можем просто идти в общем направлении, точне не определяя его.

И это имеет смысл. Отправляясь в продуктовый магазин, мы говорим, что «купим продукты», потому что было бы безумием сказать: «Мы собираемся купить молоко, яйца, крекеры и йогурт…» и еще две дюжины других вещей. Это лингвистическая эффективность, лучший способ описать действие. Безупречная система, которая работает для нас с момента изобретения языка.

Однако эта система рушится, когда мы на самом деле не знаем, что подразумевается под «покупкой продуктов». Если у вас нет списка, и вы просто идете в магазин, потому что знаете, что нужно что-то купить, может случиться все, что угодно.

Можно бродить по вдоль стеллажей в поисках того, что кажется важным, не зная, что выбрать. Можно совершенно забыть что-то критически важное. И, конечно же, вы уйдете из магазина с кучей вещей, которые вообще не собирались покупать, а поездка займет гораздо больше времени, чем ожидалось. Это не «покупать продукты». Это «бродить по продуктовому магазину, надеясь, что все получится».

Если бы у вас был список, вы могли бы войти в магазин и выйти из него достаточно быстро, и все ваши решения были бы простыми и легкими. Вы не петляли бы, как кролик, не отвлекались на постороннее, если бы держали в голове единственный результат: покупку предметов по списку. И ничего больше.

Это относится ко всему.

Если сегодня вы занимаетесь организацией и понимаете, что все файлы должны храниться в одном месте, то в первую очередь нужно осознать, чего это не означает. Это не означает, что нужно покупать новую картотеку. Это не означает, что нужно читать статью о секретах производительности. Это не означает, что нужно навести порядок на столе и рассортировать стопку счетов. Это означает только то, что нужно собрать все файлы в одном месте.

Я не говорю, что вы не можете сделать и все остальное тоже — конечно, можете. Просто не сейчас. Займитесь одной задачей, а другие пусть подождут. Осознанно относитесь к решению, что прямо сейчас вы беретесь за файлы.

Это важный навык — четко определить, что вы собираетесь делать прямо сейчас. Одно конкретное занятие, а не «тип» занятий.

Это сознательный вход. То, что вы делаете в первую очередь.

Во-вторых, вы определяете (ДО входа) критерии для выхода.

Одна из причин, по которой такие занятия, как «идти на работу» или «писать пост в блоге» или «наверстывать упущенное», занимают много времени — и становятся такими утомительными, — в том, что мы сознательно не решаем, когда остановиться.

Когда мы начинаем что-то делать без четкого определения успеха или завершения, мы открываем себя для всех этих кроличьих бегов, отвлекающих факторов и полетов фантазии. Работа кажется бесконечной, потому что у нее нет конца. Мы не указали цель, поэтому все, что связано с этой задачей, может ощущаться как ее часть. И это тяжело.

Когда вы осознанно видите, где находится финиш, вы можете достичь его. Можете отойти от этой задачи и заняться чем-то другим, важным для вас.

Решение о том, когда выйти, включает в себя выбор одного из трех показателей для завершения:

• Достижение. Вы остановитесь, когда запись для блога будет завершена, когда вы напишете 1500 слов. Когда разберете 30 электронных писем. Когда распакуете три ящика.
• Информация. Вы выйдете из папки «Входящие», как только увидите, прошел этот платеж или нет. Вы закроете сайт фильма, как только подтвердите время показа. Вы закроете вкладку браузера, как только дважды проверите формулировку той цитаты, что используете в презентации.
• Время. Вы потратите 45 минут на уборку в гостиной. Вы пообщаетесь со своей аудиторией в Facebook 20 минут. Вы сделаете 15-минутный перерыв между заданиями.

Все ваши действия за день похожи на аудиторию, полную людей, которые поднимают руки с вопросами после презентации. «Сознательный вход» — указать на одного человека и уделить ему все ваше внимание. «Сознательный выход» — закончить с ним, чтобы перейти к следующему человеку.

Это полностью интуитивно понятно в сеансе вопросов и ответов, но не настолько ясно в отношении бизнеса и личной деятельности. Однако возьмите тот же пошаговый подход, который вы применили бы к людной аудитории, примените его к своей деятельности, и вы будете шокированы, как быстро будут выполняться задачи.

Эта метафора может быть особенно полезна для тех, кому трудно выбрать между несколькими одинаково важными и срочными задачами. Это два человека, поднимающие руки. Вам не нужно испытывать вину, беспокойство или стресс из-за того, что вы выбрали человека слева, если сразу после ответа на первый вопрос вы перейдете к человеку справа.

(В следующий раз на сессии вопросов и ответов обратите внимание, что докладчик вряд ли после ответа на вопрос скажет: «Вы хотите задать еще несколько вопросов?» Он переходит к следующему, кто поднял руку. И если выясняется, что спрашивающий хочет задать еще один вопрос, докладчик говорит, что ответит ему после того, как уделит внимание еще нескольким слушателям. Вы можете делать то же самое применительно к своим задачам.)

Сознательный вход, сознательный выход. И все становится проще.

Сознательный вход — это обязательство сосредоточиться на одном выбранном действии за один раз.

Сознательный выход — обязательство остановить это действие, как только будет достигнут показатель завершения.

Каждый раз, используя подход СВСВ, вы будете переживать чувство победы, будто только что забили гол, как в спорте. Побеждать приятно. Вы хотите новых побед. И через какое-то время — удивительно короткий промежуток времени — вы начинаете ощущать по-настоящему сильный контроль над своим бизнесом и жизнью.

Люди, ставящие ясные цели, никогда не говорят: «Куда же делся этот день?» Они точно знают, на что его потратили.

Источник