Лебедь, рак и щука: что руководители упускают при подготовке совещаний?

Как правило, на совещаниях обсуждаются ключевые для компании вопросы, поэтому очень важно, чтобы они проходили в конструктивной форме. Сотрудники должны быть настроены на то, чтобы принимать оптимальные решения, а не соперничать между собой. Но большинство конфликтов и споров на работе происходят именно на совещаниях, при обсуждении самых важных вопросов. Как снизить градус напряжения и добиться конструктива?

При подготовке совещания руководители часто упускают одну важную деталь. Исследования показывают, что огромное влияние на эффективность совещаний оказывают такие вроде бы технические детали, как параметры помещения и способ рассадки участников.

1. Как предотвратить конфликты

Проводите совещание в просторном помещении за большим столом

Нахождение в тесном пространстве с большим количеством людей оказывает на нас серьезное психологическое и физиологическое влияние. Если в переговорной мало места, у участников совещания учащается пульс и повышается артериальное давление; организм испытывает стресс, люди быстрее устают, а концентрация снижается.

Дискомфорт и стресс вызывают чувство опасности, и люди начинают «защищаться»: уровень доверия снижается, повышается потребность отстаивать свою позицию. В таких условиях споры и конфликты неизбежны.

Рассаживайте участников так, чтобы минимизировать вероятность конфликтов

Если в совещании участвуют больше 5 человек, сделайте карточки с их именами и обозначьте места, которые они должны занять на совещании. Так вы избежите споров из-за мест рассадки, которые могут произойти еще до начала обсуждения.

Сотрудников, которые испытывают неприязнь друг к другу, необходимо рассадить как можно дальше, и ни в коем случае нельзя сажать их друг напротив друга. Иначе конфликт возникнет даже при обсуждении несущественных вопросов. Также напротив друг друга не стоит сажать наиболее эмоциональных участников совещания. Рассадите их подальше, чтобы они не «раскачивали лодку».

Часто на совещаниях присутствуют несколько групп влияния — например, финансисты и представители производства, интересы и позиции которых значительно различаются. Представители таких групп не должны сидеть вместе. Рассадите участников группировок, и количество противостояний сократится. Наихудшая ситуация из возможных — когда представители таких групп сидят рядом, но при этом группы расположены за столом друг напротив друга.

2. Как повысить командный дух

Ваши совещания напоминают басню Ивана Крылова «Лебедь, рак и щука»? Каждый сотрудник преследует свои интересы и не хочет уступать даже ради общего блага? Попробуйте воздействовать на подсознание участников. Исследования, проведенные американскими психологами, показали, что способ рассадки участников влияет на их поведение при принятии коллективных решений.

Если участники сидят кругом — за круглым столом или без стола, когда стулья расставлены кругом, — это вызывает у них потребность в принадлежности. Это один из самых сильных инстинктов, который заложен в нас с тех пор, когда человек мог выжить, только находясь в своем племени. Благодаря этому приоритетными становятся общие цели группы. Информация и предложения, которые несут пользу компании в целом, становятся для участников более убедительными по сравнению с теми, которые направлены на получение личной выгоды.

Если посадить участников совещания квадратом или прямоугольником, вы получите противоположный эффект. Такая рассадка вызовет потребность в самовыражении и необходимость дистанцироваться от группы. При рассадке квадратом участники будут ставить свои личные интересы выше интересов группы или компании, а достичь консенсуса и выработать коллективные решения будет заметно сложнее.

3. Как улучшить взаимопонимание между участниками

Чтобы сотрудники лучше понимали позиции друг друга по ключевым вопросам совещания, нужно устранить все препятствия для восприятия.

Как известно, основной объем информации из внешнего мира мы получаем с помощью зрения, а мимика и жесты очень важны для взаимопонимания при общении. Посадите сотрудников так, чтобы они видели мимику и жесты друг друга, и вероятность того, что каждый сотрудник донесет свою позицию до коллектива, увеличится многократно.

Разумеется, участники должны хорошо слышать, что и с какой интонацией говорится на совещании. Мне не раз доводилось присутствовать на совещаниях, проводимых за огромными столами, когда участники не слышат и половину из сказанного на другом конце стола. Такое совещание напоминает детскую игру «испорченный телефон».

Эффективному восприятию информации препятствуют и разные отвлекающие факторы. Поэтому постарайтесь продумать и исключить максимальное количество обстоятельств, ввиду которых сотрудники могут потерять концентрацию при обсуждении. Основными отвлекающими факторами обычно выступают гаджеты (смартфон, планшет и т.д.), опоздания отдельных участников и проблемы с оборудованием — отключение интернета или телефонной связи, трудности с показом слайдов. Дополните список пунктами из вашего опыта и опыта коллег и минимизируйте отвлечения. Тогда совещания будут проходить быстрее и эффективнее.

Потратив немного времени на правильную организацию совещания, вы сможете значительно повысить качество принятия коллективных решений. Это позволит превратить совещания из источника конфликтов и потери времени в эффективный инструмент формирования сплочённой команды и решения ключевых вопросов.