Неправильные пчелы: как избавиться от лишней работы

Психолог Тайлер Тервурен рассказывает, как избавиться от большей части своей рабочей нагрузки, попросту выполняя дела в правильном порядке.

Бывает, ваш список дел так разрастается, что хочется все бросить и больше никогда не составлять такие списки? Я не удивлюсь, если вы чувствуете так себя прямо сейчас. Опубликованное в 2013 году исследование Harris Interactive показало, что более 80% людей в Америке подвержены стрессу на работе. Буквально несколько месяцев назад я сам чувствовал себя так же. Каждый день я садился за свой рабочий стол и еще до того, как приступить к работе, говорил себе: «Нет никакой возможности выполнить все это». Я терпел поражение, не успев даже начать.

Эта проблема может быть еще серьезнее для интровертов вроде меня. Хоть я и работаю на себя и провожу большую часть времени, работая дома, вы можете работать в такой компании, где характеры ваших сослуживцев совершенно вам не подходят. Вас засасывают бесконечные встречи, там много шума, и как бы усердно вы ни работали, рабочая обстановка может быть жутко утомительной.

Но есть и хорошие новости. Если вы окинете пристальным взглядом то, как вы выполняете свою работу, вы можете увидеть массу возможностей отсеять значительную часть тех дел, что приходится делать каждый день. Как? Все дело в порядке и приоритетах. Вот несколько примеров, как мне помогли эксперименты с организацией работы.

Проблема №1. Вы делаете не подходящую вам работу

Мы знаем, что разные типы работ подходят разным типам людей. Но если вы тот человек, который любит говорить «Да!» новому и принимать вызовы, то работа, которая вам совершенно не подходит – и никогда не подойдет, – начинает быстро накапливаться, как горка дерьма. А залезать на гору дерьма, как вы можете себе представить, – почти невозможный подвиг. Вы либо утонете в ней, либо скатитесь к ее основанию.

Я обнаружил, что нахожусь ровно в такой ситуации, год назад, когда согласился на новое бизнес-партнерство. Я взялся отвечать за клиентскую поддержку в проекте. Что тогда было мне не понятно (но я быстро усвоил это) – работа с клиентами явно не для меня. Так как я интроверт, мои сильные стороны – умение строить системы, работа над проектами, которые могут помочь многим людям. Но я совершенно непригоден для общения с людьми в ежедневном режиме.

Тем не менее, дело не только в этом. Не подходящая вам работа удивительно легко вносит хаос и путаницу во все остальные дела – в том числе и в те, за которые вам стоит и нужно браться. Вы думаете: «Хей, у меня есть восемь часов, чтобы сделать все свои дела. Потрачу пару часов на эту задачу, что меня так напрягает – это все-таки хорошая возможность». Но вы ошибаетесь. Если вы интроверт, как я, а работаете над тем, что больше подходит экстраверту, тогда всего лишь час «неподходящей работы» может утянуть за собой еще четыре часа продуктивной работы или даже больше, потому что это крайне изнурительно. Когда вы выполните эту часть своих обязанностей – если вы выполните ее вообще, – будет трудно сохранить мотивацию на выполнение других задач.

Решение №1. Временные рамки и делегирование «неподходящей» работы

Как решить эту проблему? Нельзя же просто перестать делать эту «неправильную работу» — люди на вас рассчитывают. Но вам нужно найти выход. Успех и ваше душевное равновесие зависят от этого.

После того, как я оказался в такой ситуации, я предпринял две вещи, которые помогли:

1.    Я поговорил со своими партнерами, и мы договорились нанять другого человека, который возьмет на себя поддержку клиентов.

2.    Я пообещал себе тратить не более 20 минут каждый день на обработку поступающих от клиентов запросов.

Эти решения сработали. Делегирование клиентской поддержки кому-то другому решит эту проблему в целом. А до тех пор я могу правильно расставлять приоритеты и не оставлять клиентов вообще без поддержки, но при этом не терять большую часть дня на неподходящую работу. Мой день не сильно пострадает от двадцати минут мучений, поэтому я могу совершенно счастливо пообещать это выполнять, пока мы не найдем кого-то на постоянную работу.

Но если вы не работаете на себя, как это делаю я, это кажется невозможным. Что если ваш босс постоянно сбрасывает на вас дела и совершенно не заботится о том, подходят они вам или нет? Иногда помогает долгосрочная стратегия по улучшению коммуникации с шефом.

Лучше всего показать боссу две вещи:

1.    Как эффективно вы работаете над более подходящими для вас задачами. Если вы всего неделю будете игнорировать работу, которая вас изнуряет, а делать только то, что получается хорошо, у вас будут доказательства, что вы весьма продуктивны, когда не обременены неподходящими вам задачами.

2.    Регулярно подчеркивайте, какая именно работа для вас подходит лучше всего. Чтобы вам достались правильные задачи, не стесняйтесь напоминать окружающим о своих сильных сторонах.

Если в вашей компании увидят связь между вашей продуктивностью и успехами организации, вы больше не попадете в такую ситуацию.

Проблема №2. Вы работаете не в том порядке

Это тоже сильно портит вашу продуктивность, но вы вполне можете взять этот аспект под контроль. Потратьте хотя бы день, чтобы серьезно обдумать, в каком порядке вы делаете свою работу и как расставляете приоритеты. Если вы этого еще не сделали, вы наверняка где-то теряете массу времени.

Проблема, которая возникала у меня из-за обработки запросов, состояла из двух частей. Во-первых, время, которое я тратил на выполнение текущих задач, снижало мою продуктивность в будущем. Во-вторых, я был настолько сфокусирован на том, чтобы покончить с этими делами, что у меня не было времени на то, чтобы принципиально решить проблему.

Вы и я – всего лишь люди. Мы запрограммированы больше думать о том, что причиняет нам неприятности, и хватаемся за краткосрочные выгоды. Я первым делом думал о том, как бы избавиться от этой беды — переполненного запросами ящика службы поддержки. И было таким облегчением, когда я расправлялся со всеми этими запросами.

Но при этом мне не приходило в голову, что я могу предпринять что-то серьезное, долгосрочное, чтобы избавить себя от мучений навсегда. Из-за такой точечной фокусировки на решении маленьких проблем я никак не мог добраться до сути проблемы.

Решение №2. Выстроить систему, при которой «неправильной» работы будет меньше

Решение этой проблемы очевидно – фокусируйтесь на ситуации в целом, смотрите поверх срочных задач. Но это ой-как-тяжело – что-то сделать, когда мучения от выполнения неподходящей работы в самом центре вашего внимания.

Что заставило меня заняться решением этой проблемы? Я просто слетел с катушек. Однажды я проснулся – и не смог заставить себя отвечать на обращения в техподдержку. Я трижды попытался вдохновить самого себя, но потом все бросил и уселся смотреть Netflix весь день, слишком подавленный, чтобы делать что-то еще.

Когда на следующее утро я открыл ящик с заявками, с ужасом гадая, что там обнаружу, случилось кое-что непредвиденное: мир на самом деле не рухнул. Правда, там было немного больше заявок, чем обычно. Но не было никакой катастрофы. Не было проблем, которые нельзя было бы отложить на сегодня, и все авторы запросов вполне могли подождать ответа один день.

Конечно, это не идеально – заставлять клиентов ждать, но это было большим открытием для меня. Я получил одно свободное утро раз в два дня и использовал это дополнительное свободное время, чтобы улучшить нашу базу знаний, подготовить автоматические ответы на самые частые вопросы и внедрить еще несколько систем, которые в принципе снизят число клиентских запросов.

Это было какое-то волшебство. Внезапно жизнь стала бесконечно лучше. У меня стало больше времени заниматься тем, что у меня действительно хорошо получалось, и в результате у меня было меньше дел, которые получались куда хуже. Если бы у меня не случилось тогда того панического приступа и срыва, я, возможно, никогда бы этого не осознал.

Это не так-то просто сделать. Но когда получается расставить приоритеты, это сразу и навсегда снижает объем неприятной работы, которую вам предстоит выполнять.

Примеры из реальной жизни  

Вы наверняка хотите знать, как вы можете применить это в своей собственной жизни. Возможностей масса, и вот всего лишь несколько примеров, где вы реально контролируете ситуацию и где вы можете что-то улучшить прямо сейчас.

Оплата счетов. Если вы обнаруживаете, что постоянно перебрасываете деньги с одного счета на другой, забывая, вспоминая и снова забывая оплатить необходимые регулярные платежи, то в этой области вашей жизни масса возможностей для улучшений. Сядьте на выходных и выберите тот счет, с которого вы будете платить, а затем по максимуму настройте автоплатежи. Переведите достаточно денег на этот счет, чтобы не дергаться и не нервничать по поводу этого каждый день.

Покупка продуктов. Трудно найти время, чтобы сходить в магазин? А потом не знаете, что купить, когда оказываетесь в магазине? Возьмите 24 часа, поймите, как именно вы обычно питаетесь, и составьте план. Подберите простые рецепты и систематизируйте их, чтобы всегда знать, что вы будете есть следующую неделю.  Поход в магазин за продуктами станет простым делом, и вы не будете тратить время на раздумья о том, что бы поесть.

Мелкие и непредвиденные дела. Жизнь наполнена маленькими задачками, которые появляются в самый неожиданный момент. Если вы фокусируетесь на краткосрочных задачах, то бросаете все и решаете ту проблему, которая только что появилась. Но если вы ориентируетесь на долгосрочные цели, то каждую неделю специально выделяйте время, когда вы будете решать «непредвиденные задачи», а до тех пор их просто игнорируйте. Составьте список таких задач и решайте их вместе, в один заход.

Это лишь крошечная доля возможностей, которые позволят вам настроиться на главные задачи, а неподходящая работа станет куда менее срочной или вообще исчезнет.

Оригинал. Перевел Иосиф Фурман

Интересная статья? Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.