11 правил самых продуктивных людей: что они делают не так, как вы

Когда встает вопрос о производительности, мы все сталкиваемся с одной и той же проблемой – в сутках только 24 часа. Но кажется, что у некоторых людей времени в два раза больше. У них есть сверхъестественная способность выполнять любые задачи. Даже работая сразу с несколькими проектами, они легко достигают результата, не оступаясь.

Помните это восхитительное чувство, когда вы покидаете офис после суперпродуктивного дня? При правильном подходе к работе это может происходить каждый день. И для этого не нужно работать дольше или даже делать больше — просто нужно работать умнее. Колумнист Forbes Трэвис Брэдбери советует попробовать эти 11 приемов повышения производительности, которые используют ультрапродуктивные люди.

1. Они никогда не возвращаются к одним и тем же делам

У продуктивных людей никогда не остается отложенных задач, потому что возвращаться дважды к одним и тем же делам – неимоверная трата времени. Не оставляйте письмо или звонок на потом. Как только что-то привлекло ваше внимание – вы должны выполнить это, перепоручить кому-то или удалить эту задачу из своего списка дел.

2. Они готовятся к следующему дню до ухода с работы

Продуктивные люди заканчивают каждый день подготовкой к следующему. Эта практика помогает в двух вещах: закрепляет тот результат, который удалось достичь сегодня, и гарантирует, что завтра будет не менее продуктивный день. Подготовка занимает всего несколько минут, и это отличный способ закончить рабочий день.

3. Они едят лягушек

«Поедание лягушек» – отличное противодействие прокрастинации. Ультра-продуктивные люди всегда начинают каждое утро с этого вкуснейшего блюда. Иными словами, они выполняют наименее «аппетитные» и наиболее неприятные дела в своем списке до того, как взяться за что-то другое. После этого они вольны выбирать задачи, которые их действительно волнуют и вдохновляют.

3. Они сопротивляются тирании срочности

Тирания срочности — это склонность мелких задач, которые нужно сделать прямо сейчас, вставать на пути у действительно серьезных дел. Это большая проблема, потому что срочные дела обычно приносят мало эффекта. Если вы уступите тирании срочности, вы обнаружите, как проходят дни или даже недели, а ничего действительно важного не сделано. Продуктивные люди замечают, когда «пожарные» ситуации мешают добиваться более серьезных результатов, и готовы игнорировать или делегировать такие дела, которые уводят их в сторону от реального продвижения вперед.

«Время – то, что мы больше всего хотим, и что мы хуже всего используем» 

— Уильям Пенн

4. На встречах они придерживаются расписания

Совещания – гигантская трата времени. Сверхпродуктивные люди знают, что встречи могут неимоверно затягиваться, если выпустить все из-под контроль. Так что они предупреждают сразу каждого, что будут придерживаться намеченного графика. Это создает границы, которые мотивируют каждого быть более сфокусированным и эффективным.

«Плохая новость: время улетает. Хорошая новость: вы за штурвалом»

— Майкл Альтшулер

5. Они говорят «Нет»

«Нет» – могучее слово, которым сверхпродуктивные люди не боятся орудовать. Когда приходит время отказать, они избегают таких фраз как «я не думаю, что смогу» или «я не уверен». Говорить «нет» в ответ на новые предложения значит соблюдать свои текущие обязательства, это возможность успешно их выполнить. Исследование Калифорнийского университета в Сан-Франциско показывает, что чем сложнее вам говорить «нет», тем больше вы подвержены стрессу, эмоциональному выгоранию и даже депрессии. Научитесь использовать «нет», и это улучшит не только ваше настроение, но и вашу продуктивность.

6. Они проверяют почту строго в определенное время

Сверхпродуктивные люди не позволяют себе постоянно прерываться на проверку электронной почты. Они не только проверяют ее лишь по графику, но и расставляют приоритеты по отправителям. Они настраивают оповещения на письма от самых важных поставщиков и лучших клиентов и не отвечают всем остальным, пока не доделают текущее дело и не смогут сделать перерыв. Некоторые люди даже настраивают автоответчик, который оповещает отправителей, когда их письмо будет проверено.

7. Они не многозадачны

Сверхпродуктивные люди знают, что многозадачность – убийца продуктивности. Исследование, проведенное в Стэнфордском университете, подтверждает, что делать сразу несколько задач менее продуктивно, чем только одну. Исследователи обнаружили, что люди, которых регулярно бомбардируют несколько потоков информации, не могут сосредоточиться, воспроизводить информацию и переключаться на новые дела так же хорошо, как те, кто выполняет только одну задачу в каждый момент.

Но может, у некоторых людей есть особый дар многозадачности? Исследователи Стэнфордского университета сравнили группы людей, основываясь на их склонности к многозадачности и вере, в то, что это помогает выполнению задач. Выяснилось, что тем, кто часто делают сразу несколько дел и уверены, что это увеличивает их производительность, на деле сама многозадачность дается хуже, чем тем, кто предпочитает выполнять одновременно только одну задачу. У первых было больше проблем с организацией мыслительной работы и отфильтровыванием незначимой информации, они куда медленней переключались от одной задачи к другой. Упс.
Многозадачность снижает вашу эффективность и работоспособность, потому что в любой отдельно взятый момент ваш мозг может фокусироваться только на одном вопросе. Когда вы пытаетесь делать сразу пару вещей одновременно, мозг теряет способность справляться с обеими задачами эффективно.

9. Они умеют исчезать

Не бойтесь скрыться из видимости, когда вам это необходимо. Дайте одному надежному человеку свой номер, чтобы он мог связаться с вами в случае чего-то срочного, и пусть он будет вашим фильтром. Все будет проходить через него, и все, что он не пропустит, подождет. Это надежный путь для завершения самых важных проектов.

«Один человек за неделю добивается годового результата, а другой за целый год – лишь того, что можно успеть за неделю»
— Чарльз Ричардс

10. Они делегируют

Сверхпродуктивные люди принимают тот факт, что они не одни такие умные и талантливые в своей организации. Они доверяют другим в их работе и поэтому могут сфокусироваться на своих собственных задачах.

11. Они ставят технологии себе на службу

Современные технологии много критикуют за то, что они отвлекают от работы. Но они могут и помочь вам сфокусироваться. Сверхпродуктивные люди применяют технологии себе на благо. Помимо настройки фильтров и приоритетов в почте, они используют приложения вроде IFTTT, которые отслеживают наступление определенных событий и подают сигнал, если происходит что-то важное. Тогда, например, если ваши акции достигают определенной цены или вы получаете письмо от одного из лучших клиентов, вы сразу узнаете об этом, не заглядывая постоянно в телефон.

Оригинал. Перевел Иосиф Фурман.