Работа мечты — без совещаний: как быстрые встречи спасают от загруженности

Не так давно платформа для менеджмента рабочих процессов Asana решила провести внутренний эксперимент. Сотрудников попросили оценить значимость времени, которое они тратят на встречи, а затем удалить все повторяющиеся встречи с пятью или менее участниками. В течение 48 часов они сидели с пустым календарем, а затем вновь добавляли в него все встречи, которые считали важными.

«Сотрудники изменили их на более короткие, нестандартной продолжительности. Тридцатиминутные встречи были сокращены до 15 минут, а периодичность стала реже, — говорит Ребекка Хиндс, эксперт по продуктивности в Asana. — Заключительная часть процесса состояла в том, чтобы работники подсчитали, сколько времени провели на совещаниях после аудита». В среднем люди экономили 11 часов в месяц.

По данным опроса, проведенного компанией Asana среди более чем 10 000 сотрудников, 40% работников тратят больше времени на видеозвонки по сравнению с прошлым годом, а 52% больше работают в режиме многозадачности во время совещаний. Почти половина работников в Великобритании и Австралии, а также более трети американцев заканчивают рабочий день с чувством морального и физического истощения.

Цифровая усталость — самое настоящее истощение, которое возникает из-за слишком частого использования экрана — растет. Согласно исследованию Indeed, более половины работников в апреле 2021 года испытывали чувство усталости, причем более двух третей считают, что за время пандемии их состояние ухудшилось. Те, кто работает виртуально, чаще говорят, что состояние выгорания усугубилось.

Попытка побороть цифровую усталость сделала переход к сокращению времени совещаний до 15 минут очень популярным среди руководства. В июле 2021 года берлинская платформа автоматизации финансов B2B Monite представила 15-минутный подход для управленческого персонала, командной синхронизации и совещаний по решению проблем. В каждом приглашении указывается роль модератора или ведущего, которая регулярно меняется, а также повестка дня, определяющая ход обсуждения.

Большинству сотрудников потребовалось около четырех или пяти встреч в таком стиле, чтобы привыкнуть, но Айван Марьясин, генеральный директор и соучредитель Monite, уже заметил преимущества. «Больше не приходится отключаться во время звонков Zoom, что было очень заметной проблемой при длительных совещаниях, — говорит он. — Раньше вы назначали часовую встречу, она затягивалась до 80 минут, и вы видели, что через 20 минут люди высшего звена уже отключались и переходили к другим задачам».

Британская компания Distributed, занимающаяся разработкой программного обеспечения, во время пандемии полностью перешла на удаленное обслуживание и вскоре после этого внедрила 15-минутные совещания. «Если подсчитать и понять, что часовое совещание для восьми человек равно одному полному рабочему дню, и что это также связано с серьезными расходами для бизнеса, эти более короткие и целенаправленные совещания — просто незаменимая вещь, особенно в контексте гибридной и удаленной работы», — считает соучредитель компании Коллум Адамсон.

Хотя компании только сейчас переходят на 15-минутные совещания, организационный психолог Стивен Рогельберг отмечает, что более короткие, целенаправленные совещания — это старый трюк. «Эта идея совещаний, дебрифингов, обзоров действий, как бы вы их ни называли, десятилетиями была важной частью agile-системы и организационных тактик», — объясняет он. Рогельберг считает, что возрождение популярности быстрых встреч происходит из-за отсутствия неформального общения, что заставляет руководителей адаптировать то, как они управляют удаленными сотрудниками. Для него 15-минутное совещание — это всего лишь один из инструментов синхронизации, и его не следует применять изолированно.

15-минутное совещание не может само по себе решить проблему слишком плотного графика. По умолчанию часовые совещания Google и автоматизированные приложения, такие как Calendly и Doodle, заставляют сотрудников смотреть в будущее, когда день, а часто и целая неделя, заполнены встречами. Лаборатория человеческого фактора Microsoft обнаружила, что, когда работники заканчивают один звонок, а вскоре после этого начинают другой, уровень стресса в мозге резко возрастает — постоянное переключение скоростей имеет психологические последствия.

Независимо от профессии, людям необходимо иметь значимые блоки времени для глубокой работы и правильного выполнения задач. Занятия через регулярные промежутки времени прерывают этот поток и могут иметь негативные последствия для производительности и благополучия. Некоторые исследования Рогельберга показали, что люди, у которых есть блоки совещаний и блоки «свободного пространства», заканчивают день с большим чувством достижения и удовлетворения. Идеальный ритм — это встречи подряд с пяти-десятиминутными перерывами между ними и не менее двух-трех часов непрерывного свободного времени.

«Беспокойство людей по поводу совещаний связано с представлением о том, что они уступают контроль над своим временем кому-то другому, а вид рабочего расписания, постоянно разбитого на совещания, усиливает это чувство», — утверждает Рогельберг. Не говоря уже о том, что большой перерыв между длительными совещаниями не способствует продуктивности. Результаты исследования Университета штата Огайо, проведенного в 2015 году, показывают, что люди воспринимают час времени перед встречей как более короткий, потому что они находятся в ожидании, что снижает уровень сосредоточенности.

В 2020 году Намрата Сандху запустила полностью удаленный стартап в области климатических технологий под названием Vaayu и сделала 15-минутные встречи стандартными. «Большую часть своей карьеры я работала на корпоративных должностях, и причина, по которой люди привыкли к такому планированию, заключается в том, что расписание настолько заполнено, что вам нужно планировать две-три недели вперед, чтобы собрать всех в одном месте», — рассказывает она. Чтобы смягчить эту проблему, сотрудников Vaayu поощряют не планировать все заранее. Подход, основанный на открытом расписании, обеспечивает более спонтанное сотрудничество. «Цель состоит в том, чтобы найти людей и пообщаться с ними, когда они вам нужны, — говорит Сандху. — Сотрудники говорят, что им приятно иметь больше нераспланированного времени, чтобы сосредоточиться на работе».

Оценка необходимости каждого совещания до его планирования и даже до его проведения — ключевой момент, если мы хотим отучить себя от шведского стола совещаний по принципу «вот все, что можно съесть». Рогельберг считает, что в этом также может помочь составление повестки дня. «Пункты повестки дня должны быть вопросами, на которые нужно ответить, а не темами, — говорит он. — Если вы не можете придумать никаких вопросов, вероятно, в совещании нет необходимости, а, определяя вопросы, вы определяете, кто должен на них ответить».

По мере того как компании становятся более целенаправленными в подходах к совместной работе, они могут дополнять свои 15-минутные эксперименты со встречами широким спектром тактик. Приложение Healthtech Thriva организует короткие видеообновления, когда команды работают асинхронно, и поощряет пешеходные прогулки, чтобы выйти на улицу, даже при гибридной работе. Технический поставщик электронной коммерции Alphagreen Group подсказывает сотрудникам отключать свое изображение, чтобы уменьшить усталость от Zoom, а некоммерческая поисковая система Ecosia проводит дни без совещаний по вторникам и четвергам.

В то время, как одни компании предпринимают шаги по улучшению культуры проведения совещаний, другие пошли еще дальше и не проводят их вообще. Виктор Потрел, вице-президент по платформенным партнерствам издательства TheSoul Publishing, не проводил внутренних совещаний и не отправлял электронные письма уже более трех лет. В этой цифровой медиакомпании работает более 2500 удаленных сотрудников в 70 странах, и в 2019 году она решила использовать только инструменты управления проектами, цифровые публикации, обмен мгновенными сообщениями и видео для асинхронного общения. «Люди считают, что это настоящая свобода, когда могут сосредоточиться на том, в чем они действительно хороши, — говорит Потрел. — Электронные письма и совещания — это старые способы работы, поэтому, когда мы говорим кандидатам на собеседованиях, что не используем их, это воспринимается с большим воодушевлением: они заявляют, что это работа их мечты».

Источник