Больше прозрачности: как сделать корпоративное общение более эффективным

За последние два года мы видели множество статей в духе «Внутренние коммуникации сейчас важнее, чем когда-либо» и «Лидеры должны общаться с сотрудниками больше, чем когда-либо». Эти утверждения верны, но, как и многие, вы, возможно, задавались вопросом: «Да, но что именно это означает? Как именно выглядит больше общения? Как это сделать?» Это важные вопросы, потому что я уверен: многие имели несчастье испытать давление или принуждение к якобы коммуникативной деятельности, которая ощущалась как контрпродуктивная и полная стресса или как пустая трата времени.

Очевидно, что недостаточно просто повторять как мантру «больше коммуникации, больше коммуникации», потому что в таком случае в вашей организации используются практики, которые сотрудникам не нравятся или даже ими страстно ненавидимы (например, счастливые часы Zoom). Спустя два года люди не должны быть по-прежнему в замешательстве по этому поводу. Итак, для большей ясности давайте обратимся к вопросу о том, что же на самом деле означает «больше общаться», и как конкретно это сделать.

Необходимо больше прозрачности

Первое, что нужно иметь в виду, – метод дробовика неэффективен, и сотрудники не хотят, чтобы было больше бессмысленного общения. Оно должно быть направлено на конкретную цель, и эта цель – прозрачность. Необходимо, чтобы прозрачность стала лейтмотивом общения на протяжении всего оставшегося периода пандемии и после нее, и я делаю акцент на слове «после», потому что уверяю вас, мы никогда не вернемся к тому, как были устроены процессы управления и коммуникации на рабочих местах до пандемии.

В чем именно сотрудники хотят прозрачности? Во всём, что влияет на них, например, где они будут работать, как они будут работать, над чем они будут работать и так далее. Даже если по этим вопросам отсутствует четкое решение, будьте откровенны в том, на какой стадии процесса обсуждения вы находитесь. Например, когда впервые распространились новости о штамме омикрон, можете быть уверены, сотрудники беспокоились о том, что произойдет дальше. Многие из них только что с облегчением вернулись в офис и не знали, придется ли им снова перейти на удаленную работу. Неопределенность вызывает тревогу, и даже если вы еще не знаете ответов, держите сотрудников в курсе процесса принятия решений, это уже само по себе обнадеживает.

Конечно, такая откровенность требует большого количества информации, особенно во время пандемии, поскольку политика и требования компании должны были неоднократно поменяться в ответ на происходящее. Большой объем информации нуждается в частой и постоянной коммуникации, но хорошо, что именно этого желает большинство сотрудников. Согласно одному исследованию, 90% сотрудников хотят, чтобы руководство их организации общалось с ними хотя бы раз в неделю. Такая частая внутренняя коммуникация поддерживает мотивацию сотрудников, их приверженность целям и задачам компании, а также способствует их удержанию.

Три ключа к хорошей внутренней коммуникации

При прозрачной коммуникации следует помнить о трех ключевых моментах – она должна быть асинхронной, запланированной и мультимодальной.

Синхронное общение может вынуждать сотрудников тратить свои самые продуктивные часы на Zoom-встречи и зачастую приводит с их стороны к недовольным комментариям («это можно было сделать по электронной почте»). Это не потому, что они не хотят знать содержание сообщения, а потому что они хотят иметь возможность получить его в соответствии с собственными ритмами. Так что делайте это асинхронно.

Хотя частое общение должно быть асинхронным, это не означает, что оно может происходить случайным образом в любое время. Оно должно быть запланированным и стабильным. Сейчас у многих компаний для внешних коммуникаций есть календари публикаций в социальных сетях, но нет календарей для внутренних коммуникаций. А для них вам нужно то же самое. Ваша команда по внутренним коммуникациям должна заранее планировать, разрабатывать стратегию и точно определять, что будет сообщаться на постоянной основе каждую неделю (или даже каждый день).

Другая проблема с синхронным общением заключается в том, что оно, как правило, ограничено одним форматом, но у сотрудников есть свои предпочтения относительно того, как им удобнее воспринимать информацию. Для одних это может видео, для других – аудиозапись или корпоративный подкаст, а для третьих – электронное письмо. Поэтому убедитесь, что коммуникации не только асинхронны и запланированы, но одна и та же информация предоставляется одновременно в разных форматах. Хорошая новость заключается в том, что один и тот же фрагмент контента обычно легко адаптировать к разным форматам. Например, вы можете взять видео и оставить только аудиодорожку, а затем, расшифровав ее, использовать в качестве сообщения для электронной почты или корпоративного блога.

Сотрудники нуждаются в обратной связи больше, чем когда-либо

А теперь давайте воспользуемся моментом и поговорим о том, в чем сотрудники нуждаются сильно и часто, – в обратной связи.

Как и прозрачность, обратная связь всегда была важной частью внутренней коммуникации, но сейчас она важнее, чем когда-либо, и ее нужно давать гораздо чаще. У людей есть естественное желание знать, как у них обстоят дела, соответствует ли то, что они делают, ожиданиям компании, и находятся ли они на правильном пути для достижения своих целей. Если же путь неправильный, они хотят знать, что могут сделать, чтобы скорректировать курс. И еще раз, как и прозрачность, частая и эффективная обратная связь повышает мотивацию и способствует удержанию сотрудников.

На чьем примере мы все можем поучиться, так это на примере дизайна видеоигр. Почему игры такие захватывающие и увлекательные? В своей книге «Реальность под вопросом» автор и гейм-дизайнер Джейн Макгонигал, обращаясь к науке о мозге, объясняет, что это происходит из-за постоянной обратной связи. Игры используют ее, чтобы сообщить игрокам, как они продвигаются в достижении своих игровых целей, давая и чувство удовлетворения от прогресса, и практическую информацию о том, что надо улучшить. Более того, это делается в режиме реального времени с помощью целого ряда механизмов обратной связи: баллов, уровней, аналитики, значков и разблокированных достижений, а также соответствующих сенсорных сигналов (звуков, визуальных стимулов, вибрации контроллера и т. д.). Как вы можете видеть, некоторые из элементов, связанных с прозрачностью, применимы и здесь. Обратная связь должна быть частой, запланированной на регулярной основе и, в идеале, мультимодальной. Другими словами, откажитесь от скучных ежегодных анализов эффективности или, по крайней мере, не ограничивайте ими обратную связь.

Нет никаких сомнений в том, что все эти дополнительные коммуникации требуют значительного объема работы и инвестиций. Но гораздо хуже, чем требуемая работа и инвестиции, будут последствия игнорирования этих потребностей. Хотя недостаточная коммуникация ни в коем случае не является единственной причиной Великой Отставки, но она определенно одна из основных. Сотрудникам приходится адаптироваться и развиваться во многих аспектах, что, вероятно, станет постоянным процессом, и справедливо, если компании и их руководители сделают то же самое. Теперь вы точно знаете, что означает «больше коммуникации». Пора пойти и сделать это.

Источник