20 правил тайм-менеджмента, которые вы не успели освоить

Дизайнер из Монреаля Этьен Гарбульи долгое время страдал от неумения управлять своим временем и нагрузкой. Но потом научился, и в прошлом году его презентация «Приемы тайм-менеджмента, которые мне следовало освоить в 20 лет», стала самой популярной на SlideShare. Журнал Fast Company выбрал из нее главные 20 советов.

1. Время есть всегда. Вопрос времени — это вопрос приоритетов.

Время никогда не кончается. Если вы не успели что-то сделать к моменту дедлайна, значит, вы не считали это дело настолько срочным или приятным, чтобы отдать ему приоритет перед остальными занятиями.

2. День заполняется делами быстрее, чем вы ожидаете.

Планируйте промежуточное время. Как говорил основатель Ruby on Rails и Basecamp Дэвид Хэнсон, «на каждый день планируйте не более 4-5 часов реальной работы».

3. Работайте больше, когда дело спорится, а в противном случае расслабляйтесь.

Иногда вы будете чувствовать себя не в форме, но в другие дни сможете сохранять сосредоточенность по 12 часов подряд. Пользуйтесь такими моментами.

4. Откажитесь от многозадачности.

Исследования показывают, что мозг тратит энергию, перебрасывая фокус внимания с одного предмета на другой. Многозадачность истощает мозг в течение дня.

5. Мы более сосредоточены и продуктивны, когда время ограничено.

Работа всегда заполняет все отведенное на нее время, так что ставьте более близкие дедлайны.

6. Работа — лучший способ начать работать. Начните с малых дел, чтобы набрать ритм.

В 8 утра бизнес-план, который нужно сегодня закончить, кажется угрожающим. Настройте свой мозг в верном направлении с помощью легких задач, например, ответов на важные письма.

7. Готовьтесь к тому, что работу надо будет переделывать. Перфекционизм удушает.

Генерал Джордж Паттон когда-то сказал: «Хороший план, выполненный сейчас, лучше, чем идеальный план, выполненный через неделю».

8. Более долгий рабочий день не равняется более высокой продуктивности. Ограничения — это возможности.

Не обманывайте себя надеждой, что сидение за столом каким-то образом приведет к тому, что работа будет сделана. Сделайте все возможное, чтобы закончить текущие задачи до конца нормального рабочего дня и не сидеть по ночам.

9. Разделите бездумные и стратегические задачи, чтобы работать продуктивнее.

Идеальная ситуация — это когда вы сначала только обдумываете идеи, а потом только исполняете их. Если вам постоянно приходится останавливать работу, чтобы что-то переосмыслить, вы замедляетесь.

10. Устраивайте важные встречи в начале дня. Время перед встречами часто проходит впустую.

Если важная встреча назначена на 4 дня, тревога может проснуться в вас гораздо раньше, и мысли о встрече будут долго отвлекать вас. Старайтесь покончить с такими встречами в начале дня, чтобы потом работать, уже не волнуясь о них.

11. Планируйте встречи, разговоры по телефону или в чате друг за другом, чтобы высвободить время для работы без перерыва.

Если вы в течение всего дня отвлекаетесь на общение, вы не сможете войти в состояние «потока».

12. Научитесь обходить прокрастинацию. Прокрастинируйте в промежутке между интенсивными рабочими моментами.

Попробуйте «метод помидора», придуманный Франческо Сирильо. Он с помощью таймера разбивал свою работу на 25-минутные блоки с 5-минутными перерывами. Можно попробовать и какое-то другое расписание — главное, чтобы оно настраивало вас на выплески упорного труда.

13. Разбивайте большую задачу на маленькие блоки.

Футбольный тренер Ник Сабан следует такой же философии: он не настраивает своих игроков на победу в чемпионате, а учит их сосредоточиваться на той задаче, которая прямо сейчас перед ними: пас, гол и так далее.

14. Не бывает, что у двух задач ровно одинаковая степень важности. Всегда можно расставить приоритеты.

Ежедневные списки дел вполне эффективны. Но составляйте их так, чтобы «убрать рабочий стол» не было на одном уровне с «заполнить налоговую декларацию».

15. Всегда выбирайте что-то одно, что вам точно надо успеть за сегодня.

И направляйте свою энергию на то, чтобы сделать это как можно раньше.

16. Делегируйте и учитесь пользоваться другими людьми.

Чтобы быть по-настоящему эффективным, научитесь не бояться передавать работу кому-то еще. «Если кто-то может сделать ваше дело хотя бы на 80% так же хорошо, как и вы, делегируйте!» — говорит Джон Максвелл, автор книги How Successful People Think.

17. День прошел — переверните страницу. Думайте только о сегодня и о завтра.

Не отвлекайтесь на мысли о прошлых успехах или провалах.

18. Ставьте дедлайны для всего. Ни одна задача не должна предполагать неопределенное время решения.

Когда вы тратите слишком много времени на проект или слишком долго откладываете дело, это приводит к стагнации. Покончите с этим и двигайтесь дальше.

19. Всегда все записывайте.

Не рассчитывайте, что будете помнить все хорошие идеи, которые когда-либо пришли к вам в голову. Берите что угодно — блокнот, доску, Evernote — и делайте пометки.

20. Также записывайте посторонние мысли, которые приходят вам в голову во время важной работы, чтобы они вас не отвлекали.

Вы отодвинете их в сторону, но при этом не забудете.

Оригинал поста — www.inc.com/richard-feloni/20-time-management-lessons-everyone-should-learn.html

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.