Чек-лист — секретное орудие космонавта

Я одержима чек-листами, чем бы ни занималась — от запуска продукта до управления проектом. И я не одна такая. Чек-листы повсюду — от списка мер безопасности при проведении хирургических операций Всемирной организации здравоохранения (ВОЗ) до контрольных списков в авиации и на производстве. Мы используем их при ведении бизнеса, проведении сложных операций и для походов в магазины.

Системная сложность означает, что мы не можем полагаться только на свою память, чтобы знать, что и когда нужно делать. Чек-листы — это вспомогательный инструмент, позволяющий избавиться от когнитивного стресса.

Нет сомнений, что врачи и космонавты умны. Тем не менее, они в значительной степени полагаются на чек-листы в своей повседневной работе. Неважно, сколько опыта мы накопили, мы остаемся людьми. Мы уязвимы для основных ошибок. И контрольные списки — полезный инструмент, защищающий вас от самых вопиющих проколов.

Как избежать страшных ошибок

В прошлом году, проведя несколько часов операции на мозге, кенийские врачи обнаружили, что у пациента нет тромба. Они прооперировали не того человека. Люди в социальных сетях были в ужасе от кошмарной ошибки, которой можно было избежать, просто проверив идентификационную бирку пациента.

Эта простая задача входит в чек-лист обеспечения хирургической безопасности ВОЗ, состоящий из 19 пунктов и призванный предотвратить ужасающие ошибки, подобные той, что была допущена во время операции в Кении. Разработкой списка руководил американский хирург и исследователь общественного здравоохранения Атул Гаванде. В нем перечислены простые, но важные элементы, которые необходимо проверить за три этапа операции, такие как «подтвердить личность пациента», «подтвердить процедуру пациента и место выполнения разреза» или «подтвердить известные аллергии».

«Почему-то нас смущает использование контрольного списка», — говорит Атул Гаванде в своей книге «Чек-лист». Тем не менее, системы, с которыми мы работаем, стали настолько сложными, что было бы глупо полагаться только на память и ожидать, что она будет на высоте.

В 1935 году долгожданная модель Boeing разбилась во время демонстрационного полета, в результате чего погибли два члена экипажа. Этот инцидент привел к созданию самого первого официального чек-листа. Из-за добавления новых технологий, которые пилоту приходилось использовать во время взлета, полета, посадки и руления, одному человеку стало невозможно запомнить все сложные шаги, связанные с безопасным полетом самолета.

С тех пор чек-листы стали распространяться повсюду — и не зря. Они оказались настолько важны при посадке на Луну в 1969 году, что член экипажа «Аполлона-11» Майкл Коллинз назвал их «четвертым членом экипажа». Фактически, каждый астронавт «Аполлона-11» провел более ста часов, просматривая чек-листы, а контрольный список операций по запуску занимал более ста страниц.

Идеальный чек-лист

Во-первых, давайте проясним: чек-листы — это не списки дел. Список дел — это список задач, которые нужно выполнить и которые могут быть записаны в произвольном порядке и без какой-либо определенной цели. А чек-лист — это строго определенный список условий, которые нужно проверить перед выполнением задачи. Можно создать чек-лист для запуска продукта, уборки дома или покупки нового автомобиля, но ежедневный список дел — это не чек-лист.

1. Старайтесь уложиться в одну страницу. Атул Гаванде утверждает, что идеальное количество страниц чек-листа — всего одна. Да, космонавты могут использовать более длинные списки, но я рискну предположить, что вы не космонавт. Чем короче, тем лучше. Это уменьшит когнитивную нагрузку и сделает чек-лист намного более управляемым.
2. Определите четкую цель. Как обсуждалось ранее, бесконечный список задач не нужен. Вместо этого вернитесь к цели и убедитесь, что перечислили все необходимые условия, прежде чем будете готовы к работе.
3. [Необязательно] Добавьте исполнителей и сроки. Если чек-лист коллективный, и вы работаете в команде, может быть полезно связать каждый элемент с исполнителем и дедлайном. Это поможет вам и команде беспрепятственно пройтись по чек-листу и убедиться, что каждый ответственный участник знает, над чем он должен работать.

Суть процесса в том, чтобы перенести важные шаги из вашего мозга во внешний инструмент. Это позволит сделать меньше ошибок и снизить уровень стресса. Как только начнете к ним привыкать, вы увидите, насколько полезны чек-листы во всех областях вашей работы.

Сила чек-листа

Чек-листы кажутся простым инструментом, но при правильном использовании могут быть чрезвычайно мощными.

• Запускать выдающиеся продукты. В 1999 году Apple создала внутренний чек-лист под названием ANPP, сокращение от Apple New Product Process (процесс выпуска нового продукта Apple). Это подробный текст, описывающий пошаговый секретный рецепт, который Apple использует при разработке, создании прототипа и запуске любого нового продукта.
• Принимать лучшие решения. По словам Атула Гаванде, многие успешные инвесторы используют чек-листы, чтобы решить, стоит ли сделать ставку на компанию. Они основываются на точных данных, рыночном потенциале, наборе навыков предпринимателя, а также предыдущих неудачах самого венчурного фонд.
• Работать лучше. Чек-лист — также способ убедиться, что все находятся в одной лодке и могут работать на максимуме. Хард-рок-группа Van Halen включила в свой контракт пункт, обязывающий местных организаторов ставить за кулисы чашу с M&Ms, откуда убраны все коричневые драже. Это может показаться глупым требованием, но M&Ms — это по сути индикатор того, что подрядчики прочитали весь чек-лист и все готовы к шоу должным образом.

В следующий раз, когда у вас будет большой проект, или если вы сейчас работаете над ним, попробуйте написать чек-лист. Если это командная работа, не забудьте узнать мнение членов вашей команды. Совместный чек-лист обладает еще большей мощью.

Источник