Как продуктивно работать, если в офисе вас отвлекают

Энни Мерфи Пол – автор Time, Forbes, Slate и нескольких книг, создатель блога The Brilliant Blog о личной эффективности.

Звонящие телефоны. Уведомления о новых письмах. Телефоны и новые сообщения у всех ваших коллег. Как вообще в такой обстановке можно делать какую-то работу? Новое исследование «опенспейсов» показывает, что такой тип офисной планировки, где нет стен и дверей, мешает людям выполнять работу.

«Наши результаты категорически противоречат общепринятому представлению о том, что открытая планировка улучшает коммуникации между коллегами и повышает удовлетворенность работой, – пишут авторы исследования в Journal of Environmental Psychology. – Аргумент сторонников открытой планировки, что она повышает рабочий дух и производительность, не находит подтверждений в исследовательской литературе».

Шум опенспейса – один из главных поводов для жалоб, и исследования показывают, что бесконечный бубнеж вокруг может подорвать нашу мотивацию. В исследовании, опубликованном в Journal of Applied Psychology, 40 офисных сотрудниц в течение 3 часов подвергали воздействию «шума низкой интенсивности», симулирующего звуки обычного открытого офиса. Контрольная группа 3 часа слушала благословенную тишину. После женщинам из обеих групп дали решать задачи; они не знали, что у этих задач нет решения. Участницы, которые до этого сидели в тишине, продолжали пытаться их решить, тогда как женщины, побывавшие в шумной обстановке, сдавались значительно раньше.

Другая группа жалоб связана с недостатком приватности в открытом офисе. Отчасти это так и задумано: архитекторы и менеджеры считают, что как только ты избавляешься от стен, сотрудники с большей вероятностью вступают в случайные контакты, порождающие новые идеи. Но этот утопический план мог привести к обратному эффекту. Исследования показывают, что хотя среди сотрудников опенспейсов разговоры и вправду происходят часто, эти беседы оказываются короткими и натянутыми, именно потому, что слишком много других людей их слышат. Чтобы избежать самоцензуры, приходится искать для разговоров с коллегами уединенные места – прогуляться вокруг здания, сходить в кофейню или найти пустую переговорную.

Изначально энтузиасты офисов с открытой планировкой надеялись, что эта обстановка облегчит помощь одних сотрудников другим. Это здорово для тех, кто ищет помощи, но не так здорово для тех, кто ее предоставляет, и у кого есть собственная куча дел. В исследовании немецких и швейцарских исследователей участники, которые просили помощи в решении своей задачи, справлялись с работой лучше, а те, у кого просили помощи, справлялись хуже. Когда ты постоянно то помогаешь другим, то пытаешься делать свою работу, это создает большую «когнитивную нагрузку», заключили ученые: те, кто помогают другим, вынуждены постоянно заново вспоминать детали собственной задачи. Они рекомендуют работникам определять каждый день определенные часы, когда их нельзя беспокоить. Чтобы минимизировать когнитивную нагрузку, это должно быть не меньше 3 часов подряд.

Можно ли снизить вред от офисов с открытой планировкой?

Посмотрите сегодня на любой опенспейс (особенно если там молодые сотрудники), и вы увидите, что многие работники справляются с этим с помощью наушников или гарнитур. Хотя может показаться, что принести с собой собственный источник шума – плохое решение, эксперты говорят, что это помогает как минимум в одном отношении. Офисный шум снижает нашу мотивацию отчасти потому, что это фактор за пределами нашего контроля, так что акт установления контроля над звуковой средой дает нам возможность приложить больше усилий к работе. Но не будет ли постоянное музыкальное сопровождение отвлекать вас от текущей задачи? Это зависит от задачи. Исследования показывают, что при некоторых условиях музыка даже улучшает нашу производительность, хотя порой, наоборот, подрывает ее.

Усвоение и запоминание новой информации лучше всего проходят без музыки, как подсказывает исследование 2010 года, опубликованное в журнале Applied Cognitive Psychology. Людей в возрасте от 18 до 30 лет попросили вспомнить серию звуков, воспроизведенных в определенном порядке. Их результаты страдали, когда во время выполнения задачи играла музыка. Автор исследования Ник Перэм отмечает, что музыка, которая вам нравится, может поднять настроение и повысить возбуждение – если вы слушаете ее перед тем, как начать работу. Но в случае когнитивно непростых задач она отвлекает.

Это ключевой вывод для понимания другого состояния, при котором музыка может улучшать результат: когда хорошо натренированному специалисту нужно добиться состояния расслабленной сосредоточенности, чтобы выполнить работу, которую он делал уже много раз прежде. Многие исследования показывают, что хирурги часто слушают музыку в операционной и в этом случае работают эффективнее. Исследование, опубликованное в журнале Американской медицинской ассоциации, показало, что хирурги работали точнее, когда играла музыка, которая им нравится. Если играла какая-то другая музыка, они работали менее точно, а вообще без музыки – еще хуже.

Врачи, слушавшие свою любимую музыку, также были более расслаблены. Но все же хирургам стоит спросить и других работников операционной, стоит ли включать радио: по опросу анестезиологов, четверть из них считали, что музыка «снижала их бдительность и ухудшала их взаимодействие с другими работниками», а около половины – что музыка отвлекала, когда они решали какую-то проблему с анестезией.

Исследования показывают, что когда вы подпеваете музыке, то отвлекаетесь больше. Например, это может замедлить реакцию водителя на угрозы на дороге. Это увеличивает умственную нагрузку, побуждает водителя реже осматривать свое поле зрения и смотреть более прямо на дорогу.

Другие правила из исследований: классическая и инструментальная музыка улучшают умственную деятельность по сравнению с музыкой, в которой есть слова. Музыка позволяет сделать скучные или рутинные задачи (заполнение бумаг) менее скучными и более приятными. Бегуны, которые слушают музыку, бегут быстрее. Но когда нужно внимательно учиться и что-то запоминать, лучше всего тишина.

Оригинал поста – anniemurphypaul.com/2013/09/working-smart-in-the-open-plan-office/#