10 000 заметок в Evernote: секреты продуктивности Криса О’Нила

В моем аккаунте Evernote более 10 000 заметок — от списков дел, целей и материалов для собраний до счетов и детских творений. Это может показаться натуральным кошмаром, но я понял, как сделать так, чтобы все это работало мне на пользу.

В конце концов, это был бы позор для меня, если бы я не смог. Моя работа как генерального директора Evernote — помогать другим справляться с информационной перегрузкой и экономить побольше времени. Вот несколько способов, которые я открыл для себя, чтобы оставаться организованным и продуктивным как в Evernote, так и вообще.

Назначать тему для каждого рабочего дня

Так легко утонуть в бесконечном водовороте электронных писем и обязательств. Чтобы не попасть в эту ловушку, я каждый день назначаю «тему», на которой буду концентрироваться.

Понедельники посвящены бизнес-заботам Evernote. Как правило, это включает в себя еженедельные встречи с руководителями и один-на-один с командой, на которых я помогаю решать проблемы, продвигаться вперед и обсуждаю идеи о том, как внедрять инновации или действовать быстрее.

По вторникам мы проводим еженедельные всеобщие собрания, в которых при помощи видеосвязи участвуют в том числе наши иностранные офисы. Эти встречи посвящены обсуждению достижений сотрудников, также они помогают нам быть на одной волне в том, что касается стратегии и долгосрочной миссии.

Среды зарезервированы под вопросы маркетинга и нашей работы на рынке. Нам повезло, потому что Evernote по большей части растет органично, благодаря передаче информации из уст в уста. Обычно я посвящаю среды планированию того, как использовать обратную связь от пользователей. Например, в прошлом году наши пользователи Android очень активно выражали желание использовать функцию сканирования отпечатков пальцев, поэтому мы определили ее в качестве приоритета в дорожной карте и реализовали это. Это был проект среды.

Мои четверги поделены между продуктом и рекрутингом. В этот день я, как правило, более глубоко погружаюсь в дорожную карту продукта и изучаю наши текущие успехи. Мы активно набираем сотрудников с разными функциями и из разных регионов, поэтому в четверг я также провожу встречи с кандидатами и командой по рекрутингу, чтобы обеспечить плавный процесс найма и вливания новичков в команду.

И, наконец, по пятницам я делаю все, что не было сделано раньше в течение недели. А после обеда в пятницу я обдумываю то, что произошло на неделе, а также готовлюсь к тому, что должно произойти на следующей.

Конечно, я знаю, что время от времени мне придется отступать от расписания — это неизбежно. Но тематическая организация недели по крайней мере дает мне план, которого можно придерживаться.

Планирование и определение приоритетов

У меня есть, кажется, девять различных календарей Google (конечно же, интегрированных в Evernote), которые отражают разные сферы жизни: какие-то из них предназначены для работы, какие-то — для путешествий и моих личных обязанностей, есть также те, которые посвящены спортивному расписанию моих детей.

Я настроил свои рабочие календари с учетом квартальных целей — как своих, так и моей команды. Таким образом я вижу, что оказываю влияние на долгосрочную перспективу. Также это помогает убедиться, что у меня достаточно времени для достижения того, что я и моя команда запланировали делать день за днем.

Не позволяйте электронным письмам диктовать вашу рабочую повестку

Как правило, я не утруждаю себя проверкой электронной почты по утрам. Вместо этого я обращаюсь к своему списку дел, который пишу накануне. Этот список включает в себя три приоритета дня, в порядке важности. Я пытаюсь решить самую сложную проблему, которая требует энергии и творчества в первую очередь.

Говорят, что входящие электронные письма — это список дел, который составили для вас другие люди, и я чувствую, что это безусловно так. Я стараюсь проверять свою электронную почту всего два раза в день, используя для этого модифицированную версию метода Getting Things Done (GTD). Я также настроил автоматические фильтры, чтобы перенаправлять электронные письма в соответствующие папки.

У меня есть два простых правила для работы с электронной почтой:

1. Если это занимает две минуты или меньше, я реагирую сразу.
2. Все остальное я поручаю кому-то другому в своей команде или отправляю в аккаунт Evernote, чтобы заняться этим позже. В остальных случаях я просто архивирую письмо.

Я обнаружил, что работа с электронной почтой в течение дня приносит в мое расписание больше хаоса, чем мне нужно.

Сведите совещания к минимуму

Мои команды раньше собирали совещания каждые две недели с десятками людей, но я понял, что это пустая трата времени для каждого. Теперь я ограничиваю встречи до восьми человек и придерживаюсь политики «нет повестки дня, нет присутствия»: если принимающая сторона не имеет предварительной повестки дня, которая дает понять, для чего предназначена встреча и что им нужно, я не участвую. На встречах, которые я посещаю, непременно должен быть стенографист, который сделает заметки и запишет принятые решения.

Для меня эти подходы, взятые вместе, работают, но все люди разные. Тем не менее, я считаю, что нет такой вещи, как производительный или непроизводительный человек — есть только методы, которые либо улучшают эффективность работы, либо нет. И главное — найти правильную для вас комбинацию.

Источник