Минимум случайности: как упростить рабочие процессы до предела

Когда я перехожу от размеренной свободы лета к ограниченной энергии осени, мои мысли тянутся обратно к основным проблемам продуктивности. Одна из тем, которая продолжает привлекать мое внимание, – это различие между привычками и рабочими процессами.

Когда большинство людей говорит о личной производительности, они, как правило, сосредоточены на улучшении привычек и приемов, которые используют в своей работе. Например, группирование электронных писем или распределение времени по блокам, чтобы контролировать течение дня (что, как знают давние читатели, я настоятельно рекомендую).

Однако есть еще один важный уровень: ключевой рабочий процесс, который определяет, над чем вы работаете, и как эта работа выполняется. Например, если вы менеджер проекта в консалтинговой фирме и тратите большую часть своего дня на электронную переписку с членами команды, чтобы получить ответы на вопросы клиентов, такая схема работы говорит, что асинхронный, неструктурированный обмен сообщениями — ваш предпочтительный метод получения необходимой информации от команды.

Такие фундаментальные процессы важнее, чем конкретные приемы управления временем, но эту тему часто игнорируют. Для большинства людей процессы, которые управляют их профессиональной жизнью, – это процессы, которые возникли случайно, без особого намерения или внимания.

Я считаю, что такое положение дел надо менять. Если осмыслить эти процессы и найти более оптимальный вариант для каждого, можно сильно усовершенствовать свою работу.

Рассмотрим упомянутый выше пример менеджера проекта. Улучшать приемы работы с входящей почтой и применять умные стратегии распределения рабочего времени на блоки — конечно, полезно, но если основной рабочий процесс требует асинхронного, неструктурированного обмена сообщениями в течение дня, то польза от всех этих нововведений ограничена.

С другой стороны, если рассмотреть этот процесс объективно, можно найти более достойные альтернативы. Разумный менеджер проекта, которого заботит максимальная отдача от его труда и труда его команды, может решить, что каждый будет работать лучше, если все эти сообщения заменить 10-минутными встречами в 12.00 и в 16.00 каждый день, в ходе которых можно эффективно обсудить вопросы и планы.

Другими словами, этой осенью подумайте о том, чтобы потратить время на оценку ваших рабочих процессов, а потом уже думайте о том, какие приемы взять на вооружение, чтобы справиться с потоком дел.

Источник