Как вести переговоры по телефону: советы венчурного инвестора

Марк Састер – предприниматель и партнер венчурного фонда GRP Partners, ведет популярный блог о предпринимательстве и инвестициях.

У всех нас бывают важные переговоры по телефону, и конечно, нам хочется добиться в них максимального результата, что бывает сложно, когда вы не видите собеседника.

К тому же многие новые предприниматели буквально выросли в цифровом мире, они легко и естественно управляются с технологиями и дизайном, но еще не освоили базовые бизнес-навыки. Это становится сразу видно, когда им приходится кратко рассказывать о своем проекте, писать письма по делу или звонить кому-то с просьбой о помощи.

Я говорю не только о продажах, попытках пробиться через секретаря и тому подобном. Я говорю о простых, коротких звонках коллегам по бизнесу, венчурным инвесторам или другим игрокам в вашей экосистеме.

Бизнес-ангелы, предприниматели, венчурные инвесторы, блоггеры и другие влиятельные люди получают массу просьб о небольшом телефонном разговоре – «всего 15 минут».

Я не возражаю. Быть в состоянии помочь другим людям – это меня очень даже радует. И я получаю большое удовлетворение, когда человек потом рассказывает мне, что наша беседа изменила его бизнес.

И вообще, я думаю, помогать другим – это в человеческой природе. Так что вы удивитесь, как много людей найдут способ вам помочь, если к ним правильно обратиться (или если к ним обратится правильный человек).

И когда человек звонит мне, прошло уже десять минут, а я так и не понял, зачем же он звонит, я обычно думаю: «Почему же он захотел мне позвонить? Чего он хочет добиться?» А чаще всего: «Как я могу помочь?»

Большинство людей так и не доходит до сути, и поскольку я человек нетерпеливый, из меня иногда просто вылетает: «Позвольте вас остановить. Как мне лучше всего вам помочь?»

Ведь это то, чего мы хотим, это то, чего хотите вы. Давайте говорить об этом прямо.

Поэтому вот мои советы:

1. Готовьтесь! Запишите на бумаге основные пункты перед тем, как начать разговор. Запишите причину, почему вы звоните, свои основные тезисы и просьбу заранее, и примерно распишите это по минутам, чтобы всегда можно было свериться со списком и убедиться, что вы успеваете за планом.

2. Можно начать с неформальной болтовни. Если я звоню человеку, которого хоть немного знаю, я обычно стараюсь начать с несерьезных, дружеских слов. Если я знаю, что человеку нравится какая-то спортивная команда, отлично. Если я прочитал что-то о его компании, услышал, что он общался с моим знакомым на недавнем мероприятии, что в его городе только что была буря – все это годится. С самого начала сделать разговор человеческим – это хорошо и правильно. Если вы сразу переключаетесь в режим продавца, это выглядит несколько странно.

Обратите внимание на две вещи: 1) если вы пытаетесь начать с неформальной болтовни, но получается у вас это неискренне, лучше быстро перейти к делу. Некоторые люди просто не созданы для светских бесед и предпочитают сразу спрашивать по сути. Мне кажется, это скучновато, но я понимаю, что некоторые люди просто так устроены; 2) некоторые люди заходят в этом слишком далеко, и это уже выглядит неуважением к собеседнику или бессмысленной тратой собственного времени. Не надо так делать.

Насколько далеко стоит заходить – судить вам, потому что правильного ответа нет. Если я хорошо знаю человека и понимаю, что он не спешит, я вполне могу потратить 10-15 минут на «разогрев». Если это просто ваш знакомый, то лучше ограничиться 3-4 минутами. Если вы звоните в первый раз, попробуйте уложиться в 2 минуты или даже быстрее.

И даже если человек, которому вы звоните, очень болтливый, будьте дисциплинированы – не давайте ему говорить слишком долго. Ваше время ограничено, вы, наверное, позвонили не просто так, и вы тратите ценные минуты зря.

3. Объясните, зачем вы звоните. Когда вы уже готовы сменить тему, следует сказать что-то вроде: «Слушайте, я звоню вот почему…» Но лишь 25% людей, а то и меньше, действительно так делают. Остальные просто говорят, и я никак не могу понять, чего же они позвонили.

Чем раньше собеседник поймет, чего вы хотите, тем быстрее он сможет вам помочь. Если время кончится, он попросту этого не успеет. Даже если у вас нет конкретной просьбы, советую сказать что-то вроде: «Слушайте, я бы не хотел затягивать этот разговор. У меня нет конкретной просьбы, я просто хотел возможности коротко рассказать вам, чем мы занимаемся, чтобы в следующий раз, когда у нас будет шанс пообщаться, у вас было более ясное представление о нас».

4. Дайте слово собеседнику. Очень большая ошибка – говорить и говорить о своем деле, не дожидаясь никакой обратной связи от того, кому вы звоните. Это и при личной встрече плохо, а уж если по телефону – гарантирую, скоро человек начнет отключаться. Возможно, вы даже услышите, как он стучит по клавиатуре. Расскажите немного о своем деле, а потом дождитесь реакции, чтобы человек «оставался с вами». В свое время, когда я занимался рекрутингом, я видел много людей, которые долго говорят, не дожидаясь реакции – обычно это люди не очень сознательные и неумелые в общении. Не будьте таким.

5. Задавайте вопросы. Это лучший способ добиться осмысленного разговора. Да, бывает, что вопросы звучат слишком рано, и не нужно превращаться в журналиста-интервьюера, но вежливые вопросы по вашей теме вполне уместны. Это гарантирует, что говорить будете не только вы. К тому же, слушая, вы всегда узнаете что-то новое.

6. Поймите, в чем ваша просьба. Если вы договорились с кем-то о телефонном разговоре, поймите заранее, зачем звоните и чего хотите попросить. Не просите о четырех вещах – тогда вы не получите ничего. Не просите о больших одолжениях, если у вас с человеком нет действительно хороших и близких отношений. И не исходите из того, что это будет единственный раз, когда вы поговорите с этим человеком. Если вы начнете выстраивать хорошие долгосрочные отношения, опираясь на терпение, упорство и взаимность, у вас будет еще масса поводов пообщаться. Так что обязательно определитесь с просьбой, но пусть она будет очевидной и простой в исполнении. И желательно, чтобы она была одна.

7. Придерживайтесь отведенного времени, а может быть, стоит и закончить разговор раньше. Если рассматривать общение с конкретным человеком как отношения, которые вы строите постепенно, в ходе множества звонков, дискуссий, встреч на конференциях и так далее, то вы поймете, что нужно выглядеть человеком, который уважает чужое время. Если вас знают как человека, который всегда затягивает беседу, у вас меньше шансов договориться о следующих звонках и встречах. Чем меньше – тем лучше, поверьте мне.

А теперь хватайте телефон, и хватит прятаться за письмами. Настоящие отношения строятся в разговоре – по телефону или лично. Удачи.

Оригинал поста – www.bothsidesofthetable.com/2013/06/25/how-to-make-an-important-phone-call-effectively/