Эксперт по управлению Кен Бланшар не зря придумал фразу «Обратная связь — это завтрак чемпионов». Обратная связь — это улица с двусторонним движением. Она нужна всем, но при этом ваши высказывания могут подорвать отношения с людьми.
Большинству людей, как правило, не хватает уверенности и компетентности, чтобы взаимодействовать с другими в напряженной ситуации. Обратную связь бывает трудно услышать и принять, но она чрезвычайно полезна для обеих сторон. Вот несколько советов, которые следует иметь в виду в следующий раз, когда вы захотите обсудить с кем-то — даже с вашим начальником — потенциально чувствительную тему.
1. Сначала попросите разрешения
Попросить разрешения высказать свое мнение, совет или комментарий — это хорошая идея, независимо от того, с кем вы говорите. Это демонстрирует уважение. Например, можно сказать: «Хотели бы вы услышать другое мнение? Могу ли я предложить свою точку зрения?» Этот шаг требуется не всегда — все зависит от ваших отношений и взаимопонимания. В случае более формальных отношений, например, при разговоре с начальником, это идеальный способ начать диалог.
2. Сохраняйте оптимизм и избегайте «но»
Убедитесь, что ваши комментарии достаточно взвешены, чтобы не нанести кому-либо серьезного оскорбления. Предложите конструктивное решение и старайтесь не использовать слово «но» для соединения положительного высказывания с отрицательным. В беседе с начальником не говорите: «Мне нравится работать с вами, но я чувствую, что моя работа не всегда ценится». Вместо этого попробуйте так: «Мне нравится работать с вами. Иногда я чувствую, что моя работа не ценится, иногда у меня создается впечатление, что вы не принимаете мои идеи. Я чувствую, что если бы вы разделили мой вклад в командные проекты, это было бы выгодно нам обоим».
3. Критикуйте с пользой
Спросите себя, насколько ваши отзывы, критика или мнение помогут человеку. Вы хотите изменить, как человек делает что-то? Или скорректировать какой-то конкретный вид деятельности или процесс? Обязательно объясните, каким образом ваш совет принесет пользу, решит проблему или повысит производительность.
4. Подчеркивайте свое мнение
Представляя свои комментарии, применяйте «я»-конструкции, а не «вы»-предложения. Используйте такие высказывания, как «Я заметила, что…» или «Я страдаю, когда…» вместо «вы никогда не делаете того-то» или «вы всегда внушаете мне такое-то чувство»/ Такие слова, как «всегда» и «никогда» звучат обвинительно и часто вынуждают людей занимать оборонительную позицию. Постарайтесь быть как можно более ясными в отношении ситуации и не заслонять нынешние проблемы прежними трудностями.
5. Планируйте и репетируйте
Потренируйтесь в том, что вы хотите сказать, с надежным другом или коллегой. Если вы потратите время на тщательную подготовку, то гораздо больше шансов, что результат будет в вашу пользу. Также обдумайте время вашего обращения. Помните о персональных обязательствах другого человека и о сроках их выполнения.
6. Говорите лично
Согласно новому исследованию, вероятность положительного ответа на просьбу в личной беседе, в 34 раза выше, чем на просьбу, отправленную по электронной почте. Как положительные, так и отрицательные отзывы следует сообщать лично — для максимального воздействия. Во время встречи контролируйте язык тела и старайтесь сохранять спокойный и уважительный тон. Указывание пальцами и скрещенные руки не помогут передать продуктивное сообщение. Если вы не можете встретиться лично, чтобы обсудить проблему, попробуйте связаться по Skype или хотя бы по телефону. Электронные письма и текстовые сообщения могут быть неправильно поняты, поэтому следует избегать их, если вы хотите сказать что-то действительно важное.
7. Стремитесь сохранять открытость
Приготовьтесь выслушать — и охотно принять — точку зрения другого человека. Будьте готовы к тому, что вы сами, возможно, в какой-то степени ответственны за нынешнюю ситуацию, и согласитесь с тем, что она может послужить для всех возможностью для обучения. Слушайте внимательно. Если ваш подход — уважительный и искренний, чаще всего вы оба узнаете что-то новое друг о друге, что обогатит ваши отношения.