Как забыть о проблемах с e-mail: 10 решений

Крис Бейли целый год ставил эксперименты по повышению личной производительности, а теперь рассказывает о них в своем блоге.

Если вы типичный работник, то весьма вероятно, что вы проводите больше четверти своего рабочего времени за электронной почтой (если верить исследованию McKinsey Global Institute, согласно которому средний работник проводит за почтой 2,6 часа в день). Почта не только отнимает у вас массу времени, она отнимает еще и кучу внимания. Я спросил у своих клиентов, с которыми я работаю как коуч, сколько раз в день они автоматически проверяют почту; в среднем получился 41 раз. Иными словами, 41 раз в день они отвлекались от того, на чем должны были сосредоточиться.

Учитывая, что имейлы создают столько неприятностей с производительностью, я выбрал 10 своих любимых «лайфхаков», которые точно позволят вам приручить свою почту.

1. В течение недели фиксируйте, сколько раз в день вы проверяете почту

Исследования показывают, что когда люди ведут дневник питания и отслеживают все, что едят, они едят на треть меньше. Это же верно и для почты: когда вы ведете счет тому, сколько раз ее проверяете за день, вы не только осознаете, как часто это происходит, но и начинаете проверять ее гораздо реже. Некоторые рекомендуют заранее определять время, когда вы будете проверять почту, но по моему опыту, это редко работает. А вот если вы начнете вести подсчеты, это поможет вам со временем сократить частоту заглядывания в почту.

2. Не пишите письма длиннее пяти предложений и укажите это в своей подписи

Это один из моих любимых трюков. Если мне нужно сообщить что-то более длинное и обстоятельное, я просто звоню нужному человеку, когда появляется время. К моему удивлению, большинство людей вовсе не против получать такие письма, в том числе потому, что теперь я гораздо быстрее отвечают на письма. Всем нравятся люди, которые сразу доходят до сути дела, и правило пяти предложений вынуждает вас к этому. Это также отличный повод развить отношения с друзьями и коллегами, когда вам нужно дать более подробный ответ, и это сокращает уровень непонимания.

3. Не проверяйте почту, если у вас сейчас нет времени, энергии и внимания разобраться с тем, что может вам прийти

Проблема с рутинной проверкой новых писем состоит в том, что зачастую у вас нет времени и возможности нормально отреагировать на них, поэтому вы просто зря тратите время. В том числе поэтому не стоит проверять почту первым делом с утра — обычно, когда вы просыпаетесь, у вас нет энергии и внимания, чтобы справиться с ними, и вы в итоге только подвергаете себя лишнему стрессу и позволяете ночной почте контролировать весь ваш день.

4. Зарегистрируйтесь в Unroll.me

Если вы подключите к сервису Unroll.me свой аккаунт в Gmail или Yahoo, эта служба будет выдавать все ваши подписки в одном удобном ежедневном письме (причем бесплатно). Она также позволяет быстро просмотреть все, на что вы подписаны, и отписаться от чего угодно одним кликом.

5. Бросьте раскладывать письма по папкам

В недавнем исследовании IBM попыталась выяснить, что отнимает больше времени — искать письма в почте или раскладывать их по папкам. Выяснилось, что второе: в среднем у людей уходило 66,07 секунд на обычный поиск во «Входящих» и 72,87 секунд на поиск в папках — и это без учета времени, которое ушло на сортировку писем!

6. Откладывайте письма на завтра

Вместо того, чтобы полностью очищать свой ящик к концу дня, просто отвечайте на сегодняшние письма завтра. Каждое письмо получает отсрочку в день, кроме случаев, когда оно настолько срочное, что с ним абсолютно необходимо разобраться прямо сейчас; так вчерашние письма попросту становятся вашим списком дел на сегодня. Эта методика также позволяет быстро понять, сколько работы вам придется делать завтра.

Эта техника не всегда подходит для рабочих писем, но она точно помогает мне успевать с личными письмами. Это хороший способ сохранять контроль над почтой и не отвлекаться на все, что приходит в течение дня.

7. Отключите уведомления о новой почте

Они не отнимают много времени, но пожирают кучу внимания — всякое уведомление отвлекает вас от того, над чем вы работаете. Если вы их отключите, то с гораздо большим вниманием будете относиться к своим текущим задачам.

8. Подождите, прежде чем отправлять важные сообщения

Думаю, перед отправкой важных писем стоит ждать столько, сколько приемлемо с точки зрения этикета. Вроде бы очевидно, но когда вы ждете, прежде чем отправлять ответ, вы избавляете себя от немедленного продолжения переписки, а еще даете мозгу время подумать, чтобы сказанное прозвучало более завершенно, ценно и оригинально.

9. Планируйте отправку писем на будущее

Есть разные плагины к почте, которые позволяют написать ответ прямо сейчас, но отложить его отправку на другое время или день. Это позволяет не только подождать перед отправкой важных сообщений, но и управлять ожиданиями других людей (например, обозначить, что вы не отвечаете на письма сразу или во внерабочие часы). Вот мои любимые плагины для Gmail, Apple Mail, Outlook и Android.

10. Объявите email-каникулы

Когда одна моя бывшая коллега нуждается в том, чтобы отключиться и сделать что-то важное, она ставит в почте автоответчик (и указывает там телефон на случай чего-то срочного), а затем день или два работает только над тем, что обязательно нужно довести до конца. Мир от этого не остановится, а ей удается сделать гораздо больше. День-два отдыха от электронной почты дают мозгу отдых, в котором он так нуждается, позволяет сосредоточиться на чем-то более важном и достойном, и вероятно, что когда вы вернетесь к почте, у вас даже появится больше энергии.

Оригинал поста — alifeofproductivity.com/10-killer-ways-tame-email-inbox/

Интересная статья? Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.