Крайние сроки ценны, крайние сроки дороги.
Организованным системам и обществам они крайне нужны. Невозможно построить крепкий дом, если субподрядчики доставляют товары или услуги в удобное для них время. Киностудии и книжные издатели планируют выпуски на несколько месяцев вперед, чтобы отделы распространения могли спланировать свою работу. Программное обеспечение зависит от подсистем, которые должны быть установлены, прежде чем заработает сама программа.
Помимо ценности, которую создает слаженная работа, существует и реальная цена дедлайна. Невыполненные обещания влекут организационные издержки и наносят значительный ущерб репутации или бренду. И человек тоже платит свою цену, испытывая стресс из-за упущенных сроков и обещаний, которых, возможно, и не давал лично. Бывает так, что срывы связаны с тем, что кто-то другой не выполнил свои обязательства.
В гонке за вниманием и обязательствами стандарты дедлайнов колеблются. Вот уже сорок лет Saturday Night Live выходит в 11:30. Как говорит его создатель, это не потому, что он готов к эфиру, а потому что наступило 11:30. Вот и все.
На Kickstarter такой священный дедлайн — большая редкость. «Это зарядное устройство будет доставлено через шесть недель!» — говорят они, хотя на самом деле прошло уже больше года, а дата отгрузки так и не обозначилась. Венчурные инвесторы обещают: «Мы собираемся опередить конкурентов на рынке за три месяца». Иногда кажется, что, если компания не выдаст желаемое за действительное, она не получит финансирования. Неудивительно, что при этом можно испытать отчаяние. И ложью назвать такие обещания нельзя, но по сути это так. Ведь хотелось бы знать более точные сроки.
Репутация человека (фрилансера, маркетолога, компании, лидера), который не срывает дедлайны, очень ценна. И она не приходит просто потому, что вы не спите и работаете, как лошадь. Это крайняя мера для того, кто не умеет планировать.
Вот несколько основных принципов, которые помогут при планировании:
- Если вы работаете в отрасли, где единственный способ «победить» — это солгать о сроках, осознайте, что вести конкуренцию в этой отрасли — ваш выбор, и примите тот факт, что сроки будут сорваны, а эмоциональные издержки неизбежны.
- Принимая свой выбор, рассмотрите другую отрасль, в которой предполагается соблюдение сроков и где вы можете получить удовлетворение, выполняя свои обещания.
- Не устанавливайте ложные дедлайны в качестве стимула. Это не со всеми срабатывает, а значит, кто-то прислушается к вашим словам и действительно сделает все вовремя, а кто-то сочтет это просто рекомендацией. Более эффективно все прояснить и помочь людям с самого начала понять, что вы подразумеваете под крайним сроком. Помните, мальчик кричал «Волки!», но никто не пришел.
- В то же время не используйте внутренние дедлайны как гарантированный компонент внешних обещаний. Проект без буферного пространства наверняка задержится. Не вероятно, а наверняка. Чем лучше буферы, тем точнее сроки.
- Примите тот факт, что выпустить что-то к конкретному сроку дороже, чем сделать это по готовности. В результате вам следует закладывать гораздо большую надбавку за ценность, которую создает обещание крайнего срока. Потратьте эти деньги, чтобы не пропустить дедлайн.
- Для соблюдения сроков недостаточно «стараться изо всех сил». Соблюдение сроков требует системного подхода к планированию. Если вы регулярно срезаете углы или выгораете, чтобы все успеть, у вас есть системные проблемы.
- Нельзя решать проблему дедлайна, выполняя обещанное не полностью, а лишь частично. Это проигрышная битва. Оптимальное решение — реструктурировать характеристики продукта, удаляя или добавляя отдельные блоки. Обещать, что «это будет в следующей версии» — вполне приемлемый ответ, особенно когда люди ожидают увидеть новую версию вовремя.
- Только один крайний срок — это крайний срок, который точно не будет соблюден. Но если вы сможете разбить свой большой дедлайн на десять или пятнадцать промежуточных этапов, то будете понимать, как идет прогресс, задолго до того, как станет слишком поздно.
- Мифический показатель «человеко-месяц» — серьезная ловушка. Девять человек, работающих вместе в полной гармонии, не смогут родить ребенка за один месяц. Привлечение большего числа людей к проекту не всегда ускоряет его. К тому времени, когда вы начнете решать проблему с дедлайном таким образом, может быть уже слишком поздно. Альтернативный вариант — направить на каждый компонент проекта нужное количество людей и иметь как можно больше компонентов, работающих параллельно.
- Узкие места полезны, пока их нет. Если всего один человек утверждает каждый элемент проекта, маловероятно, что вы сможете запустить параллельно множество элементов. Альтернатива в том, чтобы создать заранее строгую спецификацию, когда стандарты утверждаются еще до начала работы.
- Дискуссии о сроках часто сводятся к вопросам доверия, стыда и усилий. Стоит отделить разговоры о системе и данных от разговоров об эмоциях.
- Скрытые проблемы не решаются сами по себе. В мире гиперсвязи нет технических причин, по которым руководитель не знает о состоянии проекта так же хорошо, как его команда.
Как и большинство других важных вещей, соблюдение сроков — это навык, а это значит, что мы можем ему научиться.