Стефани Воцца — журналист, предприниматель, создатель платформы TheOrganizedParent.com.
Отупляющие совещания, переполненные почтовые ящики, срочные проекты, из-за которых надо бросить все — разве это не похоже на ад? Если вас расстраивают неэффективно устроенные процессы на работе, вы не одиноки. 54% работников чувствуют такое недовольство, 40% говорят, что не понимают стратегии компании или никогда о ней не слышали. Брайан Нилсон из компании AtTask, которая разрабатывает инструменты управления рабочими процессами для бизнеса, опросил около тысячи пользователей AtTask.com и вывел девять уровней «рабочего ада» — вещей, которые больше всего раздражают людей. Вот эти уровни и способы побега.
1. Слишком много открытых вкладок
Средний работник за день пользуется 13 инструментами или методами работы с информацией. А всегда, когда вы для какой-то одной вещи пользуетесь несколькими инструментами, вы работаете неэффективно. Например, вы используете Microsoft Word для документов, email для обратной связи и электронные таблицы для управления процессами. Все эти переключения туда-обратно создают проблемы и фрагментируют работу, говорит Нилсон.
Решение — консолидировать инструменты, пользоваться одним-двумя, которые легко доступны каждому. Выберите инструмент управления задачами вроде Producteev или BaseCamp, который позволяет работать с коллегами и хранить документы в одном пространстве.
2. Дублирование работы
14% рабочего времени сотрудники тратят на воспроизведение уже имеющейся информации, и 25-40% бюджетов проектов тратятся впустую из-за повторения одной и той же работы. Причина — отсутствие налаженного контакта, работники не получают нужную информацию от тех, кто руководит проектами.
Прежде чем принимать новое задание, потратьте время, чтобы собрать информацию. И нужно сделать так, чтобы самые заинтересованные в результате проекта люди участвовали на каждом этапе; для этого нужно сводить обратную связь и одобрения руководства в одном месте.
3. Ложная срочность
Средняя организация тратит около половины своего времени на незапланированные, срочные дела. Первый шаг — понять главную причину: может, дело в плохом планировании или в том, что задания отправляют по электронной почте, а потом про них забывают?
Чтобы вырваться из этого уровня ада, нужно предусмотреть в проектах время на случай таких пожарных тревог, чтобы они не срывали все графики. Нужно улучшить и коммуникации. Получая срочную просьбу, работник должен четко говорить: «Я могу взяться за этот авральный проект, но из-за этого сдвинется то-то, то-то и то-то. Тебя это устраивает?».
4. Местечковость
Больше половины работников говорят, что их главная проблема при работе с данными — в том, что информация распихана по отделам, и те неохотно ею делятся. Взаимодействие разных отделов часто ограничено, и чем больше организация, тем больше подобных проблем.
Чтобы избавиться от них, нужно устранить нужные формальности, вроде того, что нужно обращаться по «правильным каналам»; надо, чтобы работники могли обращаться друг к другу напрямую. Было бы правильно сделать проектные команды более разнообразными и заставлять членов команды периодически обмениваться обязанностями, а совещания устраивать не в рамках отделов, а в рамках проектов.
5. Нескончаемые обновления
Объемы бумаг, которые производит организация, могут быть невыносимыми. Менеджеры собирают информацию для совещаний и чтобы оправдать собственное существование, но даже при этом методы сбора зачастую довольно устаревшие.
Нужно проработать программу коммуникации: кто и какие апдейты получает, когда именно, где будет храниться и как будет распространяться информация. А потом нужно прописать процесс, по которому эта информация будет автоматически попадать к тем, кому она нужна.
6. Совещания
Нилсон называет совещания «тюрьмой работников-зомби». 50% совещаний — это пустая трата времени, и 74% сотрудников занимаются другой работой, пока сидят на совещаниях. Почему? Потому что большинство совещаний — это не совместная работа, а лишь обмен апдейтами.
Совещания по статусу работ нужно вовсе отменить: достаточно софтверной системы, которая показывает, в каком состоянии каждый проект. Прежде чем устраивать совещания другого рода, задумайтесь, действительно ли совещание необходимо, или есть более быстрый способ донести до людей информацию. Если без него не обойтись, то четко обозначьте заранее его цель, чтобы люди могли подготовиться.
7. Отвлекающие факторы
Когда вас отвлекают от работы, требуется 10-15 минут, чтобы вернуться в прежний ритм, и средний работник тратит на это по два часа в день. Избавиться от всех отвлекающих факторов трудно, но можно сократить их число. Разделите их на несколько категорий и запланируйте под них некоторое время.
Компании следует определить место, куда сотрудники будут направлять свои запросы: отдельный электронный адрес или ящик для бумаг. Мониторьте эти запросы и определяйте их приоритетность с учетом тех проектов, что у вас сейчас в работе. И когда кто-то приходит к вам с очередной просьбой, напомните им, что для этого есть процесс.
8. Электронная почта
После обработки пришедших писем в среднем требуется 16 минут, чтобы снова сфокусироваться на задаче, и 94% работников подавлены объемами информации, которую они получают каждый день. Все письма невозможно прочесть, но от нас этого ждут, и в итоге мы весь день занимаемся ими.
Решение — не пользоваться почтой для постановки задач, обновления статуса проекта, обратной связи и обмена документами. Вместо этого задействуйте какой-нибудь инструмент управления проектами. Это и заметно сократит вашу переписку, и введет коммуникации в правильный контекст.
9. Совместная работа
Когда над проектом работают люди из разных отделов, офисов и часовых поясов, возникают проблемы вроде сорванных дедлайнов, превышенных бюджетов и завышенных ожиданий. Решение — централизовать переписку, чтобы вся команда могла видеть, над чем работает каждый ее член, и какую обратную связь он получает. Чаты и мессенджеры отлично работают в срочных случаях, но эти диалоги забываются, как только закрыто окно программы. Реальная совместная работа должна быть документирована, видна, ее должно быть легко отследить.
Оригинал поста — www.fastcompany.com/3026579/work-smart/the-nine-levels-of-work-hell
Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать на почту еженедельный newsletter с анонсами лучших материалов «Идеономики» и других СМИ и блогов.