Джон Брендон — редактор журнала Inc.
В арсенале современного работника уйма инструментов по повышению производительности. Есть мириады приложений по управлению списками задач вроде Remember the Milk или Wunderlist. Организовать совещание можно, сказав несколько слов в свой телефон или ответив на текстовое сообщение. Если вы завалены почтой, приложения вроде Mailbox помогут вам в считанные секунды отсортировать, архивировать и разобраться с сообщениями.
Но почему же мы так плохо доводим дела до конца? Ведь начинается все с самых лучших намерений: полностью расчистить почтовый ящик, хорошо подготовиться к встрече и выполнить хотя бы пять дел из списка. Но когда рабочий день подходит к концу, вам не только не удается выполнить все это, но вообще непонятно, чем вы занимались последние восемь часов.
Проблема, вероятно, не в инструментах, а в том, как вы ими пользуетесь. У очень неэффективных людей есть ряд особенностей. Вот семь из них.
1. Вы всегда выполняете все дела по списку
Приложения типа Remember the Milk побуждают вас заканчивать все запланированные на день дела. Для этого они и выпускаются. Но, как объясняла недавно Марисса Майер, когда вы стремитесь выполнить буквально каждое дело в списке — это явный признак вашей неэффективности. (И возможно, это означает, что вам просто нравится вычеркивать пункты из списка.) По-настоящему продуктивные люди расставляют приоритеты и что-то не очень важное могут и пропустить. Они не зациклены на расстановке галочек — они зациклены на результате.
2. Вы всегда отвечаете на телефонные звонки
У меня есть несколько коллег, которые всегда берут трубку. Один мой друг, который управляет страховой фирмой, излагает такую теорию: если вы перебрасываете клиента на автоответчик, он может подумать, что не важен для вас. Те, кто звонит, хотят слышать на том конце провода другого человека. В каком-то смысле это может показаться эффективным, особенно если именно вы принимаете заказы. Но это не так. Исследования показывают, что гораздо эффективнее сосредоточиться на том, чем вы заняты сейчас. Звонок в большинстве случаев отрывает вас от дела и тормозит. Закончите дело, потом перезвоните.
3. Вы решаете вопросы, как только они появляются
Когда речь идет о работе с документами, о переписке в почте или соцсетях, кажется более эффективным решать каждый вопрос по мере поступления. Вам приносят контракт, эффективнее подписать его сразу. Иначе вы потратите гораздо больше времени, чтобы заново запросить контракт, восстановить в памяти его содержимое, подписать, а затем вернуть назад. Но всегда ли это оправданно? В переписке и соцсетях я редко пользуюсь этим правилом. Большинство сообщений не так уж важны — да и большинство бумажных документов тоже.
4. Вы воспринимаете коммуникации как односторонние
Это большая проблема для неэффективных людей. Вы удивляетесь, почему у вас ничего не получается довести до конца или почему вам не удается мотивировать людей. Посмотрите в зеркало. Чаще всего проблемы с коммуникациями испытывают именно те люди, которые постоянно работают языком. Невозможно понять, чего на самом деле люди хотят, если вы не можете замолчать и прислушаться к ним. И что еще хуже, когда общение идет только в одну сторону, люди с меньшей вероятностью помогут вам. Больше слушайте — и кто-нибудь поможет вам стать продуктивнее.
5. Вы блокируете все попытки вас прервать
Я говорил, что всегда отвечать на звонки — это плохо сказывается на производительности, потому что вы не заканчиваете текущую задачу. Но жесткое правило о том, чтобы не прерываться вообще ни на что, тоже неэффективно. Почему? Когда вы отвлекаетесь, это может служить топливом для мозга. Вы заканчиваете дело — и вдруг кто-то влетает к вам в кабинет. Такие неожиданные моменты могут приносить новые идеи. И иногда они подталкивают вас в другом — возможно, более правильном — направлении. Просто нужно быть избирательным: внешние обстоятельства не должны постоянно диктовать ваш следующий шаг.
6. Вы настроены только на победу
Неэффективные люди во всем, что они делают, пытаются добиться своей личной «победы». Но это непродуктивный подход, он не учитывает роли, которую другие люди играют в ваших успехах. Высокоэффективные люди направляют усилия на победу всей группы. Они считают себя частью команды. Для продуктивной работы нужен коллектив.
7. Вы сосредоточены только на эффективности
Да, в этом есть немалая доля иронии. Чем больше вы сосредоточены на эффективности, тем менее вы эффективны. Когда я работаю над текстами, мне часто кажется, что моя цель — быть как можно более эффективным. И в силу самого стремления к эффективности, желания вычеркнуть пункты из списка я заканчиваю некоторые задачи преждевременно, не получив достаточно информации. Это шоры, которые мешают увидеть более полную картину. Во многих отношениях правильнее сосредоточиться на отношениях с коллегами, на том, чтобы ваша компания предложила миру более достойный сервис, или даже на том, чтобы успеть домой к ужину. Такой более целостный взгляд в конечном итоге даст вам понять, что на самом деле важно.