Кевин Даум – предприниматель, автор бестселлера Video Marketing for Dummies.
Людей, умеющих общаться идеально, просто не существует. В течение жизни у всех нас развиваются разные привычки и склонности. Некоторые из них полезны, а другие создают проблемы в работе с людьми. Конечно, мы обычно не хотим затуманивать наши намерения или создавать у других ощущение, что их никто не слушает. В большинстве случаев все дело в этих малозаметных привычках: они и мешают нормальной работе команды.
Вот 8 простых советов, которые решат большинство проблем общения на работе.
1. Не ведите одновременно больше двух дискуссий
Многозадачность некоторых устраивает, но людям редко нравится, когда им приходится делить ваше внимание с другими. Если одновременно происходит слишком много всего, вы наверняка упустите важные детали, по которым и проходит граница между успехом и поражением. Не имеет значения, говорите ли вы с человеком лично или по телефону: уделите ему полное внимание. Так он почувствует себя значимым и достойным. К тому же ваши разговоры тогда станут короче, и у вас появится время пририсовать усы на той фотке в Instagram.
2. Смотрите людям в глаза
Многим людям неловко внимательно смотреть другим в глаза. Я заметил за собой, что склонен во время разговора следить за губами, что помогает в шумной обстановке. Но в последние несколько лет я усердно работаю над собой, чтобы смотреть собеседнику в глаза. Исследования показывают, что это вызывает у собеседника ощущение правдивости и уважения. Это все равно немного неловко, и некоторые люди даже отводят глаза, когда я так делаю. Но с большинством собеседников так я чувствую более надежный контакт, и так проще считывать эмоции.
3. Задайте два вопроса
Важные разговоры обычно ведутся ради передачи информации и прояснения вопросов. Если люди просто вываливают факты и указания, передачи информации или прояснения может и не случиться. Каждый раз, когда у вас проходит значимая беседа, обязательно сформулируйте пару провокационных (но по делу) вопросов и успейте задать их. Этот процесс побудит вас более внимательно обдумать то, что говорят вокруг, и так обе стороны будут реально участвовать в разговоре.
4. Записывайте
Не понимаю, почему люди гордятся своей способностью держать все в голове. Мне приятнее использовать ресурсы мозга для творческих и прогрессивных размышлений, а не для списка текущих дел. Ради бога, нам хватает инструментов для записи. Пожалуйста, пожалуйста, напишите после встречи письмо с основными пунктами, заведите запись в Evernote, пошлите себе смску или, осмелюсь предложить, возьмите ручку и блокнот. Так или иначе, запишите основные выводы из разговора, чтобы не начинать его еще раз. И кстати, когда я пишу ручкой, это помогает мне лучше запомнить мысли.
5. Дочитывайте письма до конца
Люди, которые читают только первую строчку письма, невероятно раздражают. Это вынуждает коллег отправлять новые письма, и все теряют на этом время. Это приводит лишь к унынию и лишним усилиям. Притормозите, дочитайте письмо до конца и ответьте по всем пунктам. А свои письма пишите коротко и не уходите в сторону. Нумеруйте пункты или ставьте буллиты, чтобы ваши идеи были понятнее. Если надо очень много всего обсудить, пользуйтесь телефоном.
6. Составьте график ответов
Четкие процедуры общения помогут вам и работать продуктивнее, и управлять ожиданиями окружающих. Ужасно утомительно гоняться за людьми, не понимая, когда вы получите ответ. Я решаю эту проблему простыми правилами. Обычно, когда у меня есть время, я отвечаю на СМС в течение 20 минут, на голосовую почту в течение часа, а на письма в течение 24 часов. Вы можете задать другие дедлайны, но график нужен, чтобы лучше управлять временем. И к тому же люди, работающие с вами регулярно, скоро осознают ваши правила и начнут их уважать.
7. Исходите из лучшего
Сейчас, когда люди все чаще пишут СМС и короткие письма, зачастую трудно уловить интонацию сообщения. Я часто слышу, как люди жалуются на неприязненное отношение других, хотя поводом к этому становится совершенно невинное письмо. Люди «вчитывают» в сообщения эмоции, подкрепляющие их собственные представления. Если между людьми существует какая-то враждебность, очень быстро и тон писем начинает восприниматься как агрессивный. В любой переписке исходите из того, что у другой стороны добрые намерения. Если есть сомнения, позвоните и дайте человеку шанс оскорбить вас лично.
8. Подводите черту
Многим дотошным людям вроде меня нужно подтверждение, что разговор закончен. Если я посылаю вам письмо или смску с нужной вам информацией, мне никак не понять, получили ли вы сообщение и все ли вас удовлетворило. Если я не получаю от вас ответ, я начинаю волноваться, что письмо попало в спам или что вы недовольны. Мой мозг и дальше будет задаваться этим вопросом, я начну писать новые письма и смски, что потратит ваше время и добавит мусора в ваш почтовый ящик. Решите проблему за нас обоих – просто ответьте «Получил» или «Спасибо». Эти слова даже можно вписать в стандартную подпись в вашей почте. Если вы этого не делаете, это своего рода грубость – все равно что уйти, оборвав собеседника на полуслове.
Оригинал поста – www.inc.com/kevin-daum/8-ways-to-improve-your-communication-right-now.html