Наверное, самый избитый совет по производительности: «Не работайте много, работайте с умом». Конечно, он говорит о том, что важно не количество времени, которое вы проводите за работой, а качество. Другими словами, быстрее добивайтесь результата, и не нужно будет так часто засиживаться в офисе по ночам.
Но что означает работать с умом?
«Это означает найти самые лучшие и самые быстрые способы работы», — говорит эксперт по персональной производительности и коуч Пегги Дункан. Но прежде чем вы запишетесь на курсы тайм-менеджмента или начнете пытаться справиться с проектами заблаговременно, рассмотрите вот эти парадоксальные способы сделать больше.
1. Не бросайтесь сразу в работу с головой
Большинство из нас имеет неправильное представление о том, как мы тратим свое время, говорит Дункан. «Если вы не увидите это на бумаге, вы не поймете, что тратите слишком много времени на Facebook, или что одни и те же люди постоянно вас отвлекают, задавая одни и те же вопросы», говорит она.
Попробуйте в течение недели вести журнал времени. Записывайте, что вы делаете, сколько времени это занимает, кто прерывает вас, и что они хотят. «Самая большая ошибка тайм-менеджмента, которую делают люди, — это отсутствие понимания, сколько времени они тратят впустую. Когда вы анализируете это, вы видите, что происходит», — говорит она. И у вас будет хороший набор данных, чтобы понять, как можно изменить расход времени, минимизировать прерывания и вынести несколько ключевых уроков.
2. Позвольте сделать это кому-то другому
Для Томера Йогева, соучредителя консультации по лидерству и производительности Tandem Spring, работать с умом означает фокусироваться на тех областях, в которых вы сильны, и отказываться от того, что вы делаете просто по необходимости. Лучшие исполнители склонны думать, что легче сделать что-то самостоятельно, но «когда речь идет о работе с умом, мы часто прилагаем много усилий, чтобы исправить проблемы, которые мы видим», — говорит он.
По его словам, чтобы быть более эффективными, вы должны просить о помощи и привлекать людей, которые лучше вас справляются с определенными задачами и функциями. Это требует тщательного изучения ваших сильных сторон и признания, что в некоторых областях вы более квалифицированы, чем в других. Вы, скорее всего, тратите больше времени, чем нужно, на то, что вам не нравится. Так что когда вы сможете делегировать эти задачи, вы освободите время для тех дел, с которыми справляетесь лучше, быстрее и от которых получаете больше удовольствия, говорит он.
3. Работайте, когда вам нравится
Может показаться, что работать с умом означает спланировать день таким образом, чтобы быстрее все сделать. Но это не учитывает ваш ультрадианный ритм — циклы от 90 до 120 минут, сменяющиеся во сне и во время бодрствования. Делая больше перерывов и разрезая свой день на 90-минутные сегменты, вы сможете воспользоваться периодами концентрации внимания, которые есть у вас от природы, чтобы сделать больше.
Учитывать энергетические циклы важно, если хочешь работать с умом, говорит консультант по производительности Хейди Поццо. Когда вы чувствуете сосредоточенность и энергичность, вы можете сделать больше за более короткий период времени. «У многих людей наилучшая концентрация по утрам. Поэтому по возможности разделите свой день таким образом, чтобы первое, над чем вы работаете, было наиболее результативным», — говорит она. Впрочем, если вы не жаворонок, сделайте это, когда чувствуете себя лучше всего.
4. Будьте готовы к периодам простоя
Ваш день, скорее всего, полон отрезками простоя. Задержка в аэропорту, 15 минут до следующего конференц-вызова, отмененные встречи — это всего несколько примеров. Дункан рекомендует подготовиться и максимально использовать это время. Облачные инструменты, которые позволяют вам работать в любом месте, и список дел, напоминающий о звонках, которые необходимо сделать, сообщениях электронной почты, которые необходимо написать, и рабочих компонентах, которые необходимо выполнить, помогут вам использовать эти отрезки, чтобы сделать больше.
5. Читайте инструкции
Сколько раз вы читали инструкции к вашему новому телефону, планшету или другому устройству? Сколько времени вы тратите на поиски подсказок и способов экономии времени для платформ, которые используете? Если вы похожи на большинство людей, вы сразу бросаетесь в омут и пытаетесь понять это сами, и можете никогда не узнать истинную мощь используемой вами технологии, говорит Дункан.
По ее словам, трата времени на чтение инструкции и получение соответствующей подготовки может сохранить вам много часов. Макросы, ярлыки и другие приспособления для экономии времени бывают не сразу очевидными, но могут упростить работу.
6. Будьте более бюрократичными
Большие организации не кажутся лучшей моделью для экономии времени, но есть одна вещь, которую люди часто делают хорошо, говорит Дункан. Это систематизация. Некоторые преуспевают в рассмотрении задач, которые необходимо выполнить, чтобы компания могла функционировать и внедрять наиболее эффективные с точки зрения времени, затрат и энергоэффективности способы. Совершенствование процесса стало целой отраслью и специализацией, поскольку все больше профессионалов пытаются сделать задачи легко повторяемыми с использованием меньшего количества времени и усилий при сохранении качества.
Взгляните на задачи, которые вы регулярно выполняете, и подумайте, как можно создать более эффективный способ их выполнения. Вы тратите много времени на планирование встреч каждый день? Подумайте об автоматизации этой функции с помощью приложения. Вы управляете проектом со многими участниками и вопросами контроля версий? Посмотрите, как можно создать систему получения обратной связи и обеспечить, чтобы у каждого была самая последняя информация. Возможно, поможет облачная система совместной работы, в которой есть цветовые коды и датированная обратная связь для удобства отслеживания.
7. Откажитесь от нездоровой еды
То, что вы делаете вне офиса, влияет на вашу способность концентрироваться. Если вы устали и чувствуете себя плохо, потому что не высыпаетесь, плохо питаетесь и не делаете физических упражнений, это отразится на вашей эффективности и производительности. Центры по контролю за заболеваниями называют недостаточный сон проблемой общественного здравоохранения, которая стоит США до $411 млрд в год в случае потери производительности.
«Подумайте о том, что дает вам энергию, а что истощает ее, и придумайте способ поддерживать себя на пике весь день», — говорит Поццо.
8. Смотрите на фотографии
Подумайте о причине, по которой вы хотите работать не много, а с умом. Вы хотите больше времени для себя, чтобы заниматься тем, что вы любите? Вы просто чувствуете себя выгоревшими? Вы хотите больше времени проводить с близкими? Какова бы ни была причина, разместите фотографию или группу фотографий, которые представляют эти причины, чтобы вы могли их видеть, предлагает Дункан. Это будет действовать как лакмусовая бумажка, чтобы помогать вам отслеживать, когда вы затягиваете, тратите слишком много времени на социальные сети или как-то по-дргуому подрываете свои усилия. И это поможет закончить работу за меньшее время.