Почему ваши имейлы никто не читает: 5 главных проколов

Предполагаю, что вы хорошо разбираетесь в основах этикета электронной переписки. То есть всегда указываете тему сообщения и справляетесь с искушением поставить в копию каждую живую душу в офисе.

Что ж, поверю вам на слово. Но значит ли это, что ваши сообщения безупречны? Наверняка нет.
Есть несколько грехов, которые не так часто повторяются, но тем не менее весьма неприятны, и в которых вы вполне можете быть повинны (и я тоже!), причем иногда даже не осознавая этого.

Покраснели при упоминании одной из этих оплошностей? Что ж, мой друг, вам еще есть над чем поработать в ваших письмах.

1. Игра в «горячую картошку»

Вы гордитесь тем, что входящие сообщения в вашем ящике никогда надолго не остаются без ответа. Замечательно, что вы стараетесь быть таким отзывычивым. Но важно учитывать качество тех писем, которые вы отправляете. Продвигают ли ваши ответы обсуждение вперед? Или вы отстреливаетесь короткими (и, возможно, даже совершенно бесполезными) сообщениями, только бы отбить мяч на другую сторону и на один шаг приблизиться к этому неуловимому пустому почтовому ящику?

Часто оказывается, что дело именно в этом. К сожалению, эта безумная игра в горячую картошку по электронной почте совершенно непродуктивна.

Как исправить

Я знаю, что порой очень важно реагировать быстро, и не пытаюсь сказать вам, что сообщения должны оставаться без ответа. Но если вы не можете сразу дать качественный ответ, отправьте короткую записку, в которой говорится, что вы занимаетесь этим вопросом и сможете ответить более подробно позже. Этот шаг устраняет необходимость немедленного реагирования, но при этом дает вам время, чтобы как следует разобраться в полученном сообщении.

2. Демонстрация чувства юмора

Никто не хочет выглядеть в переписке безжизненным роботом. И, поверьте мне, я определенно ценю те остроумные и забавные сообщения, которые приходят в мой почтовый ящик.

Тем не менее, нет никакой гарантии, что другие получатели будут чувствовать то же самое. Вы должны помнить, что в письменных сообщениях нет невербальных и других контекстных сигналов, которые обычно помогают правильно понимать шутки.

Поэтому важно знать свою аудиторию, прежде чем приправить письмо своим великолепным чувством юмора. Я была бы в восторге от великолепной гифки с собакой в праздничной шляпе. А вот ваше руководство — не факт.

Как исправить

Опять же, здесь решающее значение имеет понимание со стороны получателя. Так что если у вас есть хотя бы малейшее сомнение в том, что ваша смешная шутка будет оценена по достоинству, удалите ее. Лучше перестраховаться, чем потом сожалеть, и вполне можно быть дружелюбным и харизматичным без показательных выступленийю

3. Слишком длинный текст

Да, совещания так утомляют, что возникает искушение избегать их любой ценой. Но эта попытка избежать личных контактов часто приводит к слишком длинным письмам. Таким макаром можно сочинить шедевр на 3000 слов о какой-то одной детали предстоящей презентации. Внимание, спойлер: никто не будет это читать.

Как исправить

Иногда длинные сообщения неизбежны. В таких случаях стоит использовать маркированные списки, короткие абзацы и подзаголовки, которые помогут сохранить структуру сообщения и легко понять текст. Но учитывая, что идеальная длина письма составляет от 50 до 125 слов, все, что в нее не укладывается, лучше обсудить во время встречи или телефонного звонка.

4. Сообщения не для всех

При использовании электронной почты возникает ложное чувство конфиденциальности. Вы предполагаете, что получатель письма будет единственным, кто увидит этот забавный комментарий о вашем боссе.

Слушайте очень внимательно: это не только грубо, но и очень рискованно. Неожиданная техническая проблема, любопытный отдел кадров или даже любящий посплетничать коллега — и вот уже ваши недружественные замечания попадают в чужие руки и предстают перед глазами тех, кому они не предназначались.

Как исправить

Все, что нужно — не пороть горячку. Если у вас возникает соблазн написать в письме что-то слегка выходящее за рамки (даже в шутку!), спросите себя: что бы вы испытали, если кто-нибудь (например, ваш босс или другой коллега) увидел этот комментарий? Если эта мысль вас слегка потревожила, лучше побыстрее стереть это.

5. Одержимость почтой

Да, эта последняя ошибка на самом деле не имеет никакого отношения к содержанию отправляемых сообщений. Но все-таки очень важно знать и о ней. Опять же, желание активно управлять своим почтовым ящиком — это отличное качество (все те люди, у которых есть тысячи непрочитанных писем, завидуют вашей обязательности, я уверена!). Тем не менее, это не дает вам права пялиться в телефон посреди ужина, встречи, отпуска или свадьбы (да, я видела, как было и такое).

Мало того, что из-за постоянного обновления входящих сообщений вы пропускаете реальную беседу и впечатления, это еще и очень неуважительно по отношению к людям, с которыми вы проводите время.

Как исправить

Ответ здесь прост: уберите телефон. И пусть это кажется невозможным — как я выяснила на своем опыте, это того стоит.

Хорошая новость: все эти оплошности вы можете исправить, если хотите учиться и менять свои привычки. Вы не обречены на вечные ошибки. Применяйте эти советы (не забывайте освежать свои знания об основах этикета электронной почты!), и вы сможете вывести свои навыки ведения переписки на новый уровень.

Оригинал